浅论大学生档案管理工作存在的问题及对策

摘 要：大学生档案是个人档案的基础，是大学生就业、择业、用人单位筛选人才的重要资讯。然而，高校的大学生档案管理工作仍然存在许多不规范不标准的现象，使得档案不能恰如其分地描绘出其真实情况，也给用人单位的档案管理工作带来许多麻烦。站在人事档案管理的立场上，对大学生档案管理存在的问题提出一些改进的方法。

关键词：档案管理；大学生； 档案工作

高等院校学生档案是国家人事档案的组成部分， 是大学生在校期间学习、生活以及各种社会实践的真实历史记录， 是学校教育、考察、培养准人才的第一手资料，更是用人单位选拔聘用、考核培养的主要依据。在步入知识经济时代、中国市场经济逐步建立完善的大背景下， 高等院校学生档案工作出现了不少新情况、新问题。 因此，深入探讨高校学生档案管理中需要解决的一些问题，对于准确、完整地提供人才信息、促进大学生就业，甚至于对完善国家人事档案管理都有着不可小觑的现实意义。

一、高校学生档案工作存在的主要问题

1.缺少相关法律法规的约束。改革开放以来， 国家针对高校的学生管理颁发了不少文件，如《高等学校学生行为准则》、《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校校园秩序管理若干规定》等等。但到现在为止，没能看到专门针对高校学生档案管理方面的法规。由于没有相关的条文约束，也没有统一的建档标准，致使高校学生档案管理*不一——有的把学生档案放在校综合档案室实行综合管理； 有的把学生档案放在人事处和*人事档案一起管理；有的干脆把学生档案放在各个院系，实行分散管理。wWW.11665.com不管哪种方式，他们都有一个共同的特征——学生档案的管理工作都是归口部门的“附属品”，因为它既没有明确的定员编制，也没有具体的办公经费及工作量考核标准，所以，谁也不愿意投入大量的人力、物力和财力实行专项管理。于是，学生档案管理工作在不规范的环境中运行，其结果必然是杂乱无序。

2.学生档案管理缺乏标准化、规范化。高校学生档案管理“政”出多门，在缺少“标准与规范”“公权力”的约束下，产生的档案的“权威性”能不遭遇挑战抑或质疑。说的具体一点：（1）归档材料手续不完备——签章不符合要求。比如大学生、硕博士毕业生登记表，没有本人签名。更甚者，没有学校公章——用系所印章取而代之； 学生成绩单没有教务部门的公章， 用复印件替代的也时常看到。（2）档案材料页面没有日期记载。最常见的有：论文评审意见书、学生成绩表、优秀学生*登记表、奖学金申请表——如果同一类材料（表格）多次出现，便顺序不清、无法排序。（3）页面设置随心所欲。多样的纸张开本和页边距设置，为我们的书法艺术保留了丰富的想象空间，但在档案管理中却要不折不扣地接受“标准化”的约束。大学生档案产生过程中人多手杂，随心所欲的取舍与发挥，其结果必然五花八门。用人单位对其人事档案规范整理时，页面参差不齐，纸张裁剪不能（可能裁掉超出边距的文字）、折叠不得；横装不是、竖装不能。严重影响了档案质量和档案的信息化处理。（4）书写用笔不规范。我们在整理大学生（录用者）人事档案时，经常发现他们填写档案材料时采用圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸，也有的用铅笔。不规范的书写用笔显然有违《*档案整理工作细节》[1]。

3.档案管理模式老套、技术陈旧落后。大学生在学期间形成的档案是其人事档案的基础，不容分说，这份档案将记录其人生的起点。知识经济时代，档案电子化、信息化的浪潮汹涌澎湃——君不见，数年之前，高中毕业生的电子档案已经出现。令人不解的是进入大学以后的档案却是沿用了数百年的纸质档案。研究者已经注意到这种“返祖还原”现象，指出:目前还没有推出一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件，学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式中[2]。大学生档案管理*、管理模式、技术手段滞后于信息时代。

4.档案信息量不足。目前高校学生档案承载的信息量是在计划经济*下设置的，归档材料涉及的一般只是高校招生报名表、入学登记表、学籍、成绩、党（团）材料等。在市场经济条件下，这些材料有的已经过时，有的却是“分量”不足，无法满足信息时代用人单位的信息需求。据反映，当前用人单位在查看学生档案时，更多的是希望能从中获悉准职工在情商、诚信、创新能力等等能体现个人特质诸方面的资讯。而当前的档案中往往缺少这些记载，少量的档案虽有涉及，但多流于形式，公式化、口号式、千人一面，没有个性特征，与用人单位的期望值相差甚远。

二、高校学生档案管理工作的对策与措施

1.加强法规建设，确保大学生档案管理有章可循。改革开放以来，党和*有关部门十分重视档案管理工作，先后颁布了多部法规用来规范档案管理工作，唯独缺少的是针对大学生档案管理的专门法规。这一法律空白，使得大学生档案管理“八仙过海，各显神通”。为此，笔者建议相关部门在《档案法》的指导下，从大学生档案工作的实际情况出发， 尽快出台诸如《高校学生档案管理工作细则条例》此类法规，确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。这是与时俱进的迫切要求——随着中国高等教育大众化步伐的加快，大学生人口比率快速提升，大学生档案成为人事档案管理工作重头戏。从大学生个人来讲，学生时期的档案是其全部档案的基础。基础牢固，大厦永存。所以，用“法规”的力量强化人们的档案意识，指导、约束大学生的档案管理及运作方式，不单单是档案工作者的心声，更是国家档案事业所要求的。

2.及时收集、有效大学生档案记录的虽然是他们大学期间数年的成长历程，但是，不积跬步，无以至千里——莘莘学子十几年学海拼搏，漫漫苦读最终目的在于“学以致用、报效祖国”。鉴于档案材料在就业中的重要作用以及就业推荐与招聘工作的超前性， 大学生档案管理方式方法已不能再沿袭过去的老一套——等到毕业生离校时再整理归档了。要从大学生被录取那一天起就做好建档工作， 入学后立即根据其专业、班组群体性特点， 随时按照国家档案法规的要求，收集、征集有关材料。一经形成， 尽快存入。当前，大学生参加的各种竞赛琳琅满目，技能、等级（英语四、六级、计算机）、资格考试落英缤纷，社会实践活动层出不穷，入党入团、评优获奖屡见不鲜，每一份材料、每一张证书都是大学生们能力与成长的记录。档案管理者应该凭借敏锐的嗅觉，不失时机地向有关职能部门索取、征集。尤其毕业之际是大学生档案材料形成的最集中最重要的时间段，这个时期是对大学生在学期间德、智、体、美、劳的全面总结和评价，形成的材料大致有：毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、大学生体育合格登记卡、毕业生体检表等。

显然，高校学生档案的主要特点是“动态”而非“静止”的，除了上述有规律地及时收集学生在校各个阶段形成的档案材料外，还必须建立学生档案收集制度，形成档案材料收集网络；要善于抓住各种机会，广泛宣传学生档案收集的意义和作用，以引起各级领导和各职能部门的重视，增强教职工和学生的档案意识，获得他们的支持与配合。为了档案材料及时、安全地传递，建议以班级为单位设置一名兼职档案联络员，系学生会设置一名专职档案联系人，协助辅导员工作。每当学生档案增加材料，经辅导员验证签字后，及时送交档案室。这样既有利于档案材料收集的横向联系，又有利于材料收集过程中的保密与安全，及时、准确、完整地把档案材料收集到位。

3.扩大档案归档范围，全面记录人才成长历程。全面推进素质教育是中国教育事业一场深刻的变革，是一项事关人才素质、影响深远和涉及社会各个方面的系统工程。大学生档案应该详尽记录在这一教育变革背景下的成长历程。换句话说，原有的归档范围既不能涵盖其全貌，也不能使用人单位对毕业生有全面准确的了解。所以，当前应根据大学生学习生活的特点，补充、扩大高校学生档案归档范围。通过这些档案材料真实反映其个性化发展特征，更好地服务于学校的各项教育改革，服务于学生管理工作和就业。笔者建议：根据当前大学生在校期间德、智、体、美、劳、心理状态、个性特征、发展潜能等情况增加如下内容。（1）诚信记录。诚实守信是个人发展的重要品德之一，也是用人单位热切关注的焦点。学生信用档案是学生个人职业生涯的信用资本，可以通过积累学生在校期间诚实守信方面材料形成，准确反映学生的信用行为和品行状况。（2）创新潜能。创新是民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。档案材料不仅要关注学生的过去学业成绩，而且要善于发现、详尽记录学生可能发展的潜能，特别是学生的创新能力和实践能力。（3）情商概况。现在心理学家普遍认为，情商（主要是指人在情绪、情感、意志、耐受挫折等方面的品质）水平的高低对一个人能否取得成功有着重大的影响作用，有时其作用甚至要超过智力水平[3]。也有研究者指出：学生心理档案能够准确地分析学生的个性特征，及时采取相应的心理疏导措施促进学生健康成长[4]；实践也已证明，用人单位选拔人才时希望通过情商档案了解准职工的心理健康状况，筛选出最合适的人才。为此，近年来高校已经注意到了情商与人才成长的关系，纷纷开展高校学生心理健康教育及学生心理健康状况的跟踪调查等活动，形成了很多关于大学生情商方面的文字材料。我们应该注意收集和整理，形成能准确反映大学生情商的文字档案，为用人单位提供有益的全面了解人才的窗口。

参考文献：

[1] **组织部[s].*档案整理工作细则，1991-03-29.

[2] 王燕.要实现学生档案的规范化管理[j].兰台世界，2005，（4）.

[3] 情商是什么[eb/ol].baike.baidu.com/view/305.htm.

[4] 侯英杰.高校学生档案管理改革初探[j].兰台世界，2008，（2）.