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关于商务接待礼仪

科普小知识2021-07-13 23:49:39
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  商务接待一般建立在商业谈判或者商业合作上,它的礼仪规格比较高。下面是小编为大家收集关于商务接待礼仪,欢迎借鉴参考。

  接待前充分准备

  1、了解清楚来宾的基本情况,包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数,以及到达的日期和地点。

  2、根据客户的具体情况确定具体的接待规格。

  特级接待:*部、委、局、办和省、市主要领导视察;省级职能部门主要领导视察;

  一级接待:国内、外大型企业负责人的考察及参观;区*主要领导视察;市级党政群机关主要领导视察;区级党政群机关视察;战略投资伙伴、行业知名专家考察接待;新闻媒体发布会;金融机构主要负责人;

  二级接待:国内中型企业负责人的考察、参观;区级街道部门参观接待;上游产品供应商业务洽谈;

  一般接待:区*、区街道部门带领的一般人士参观;业内人士、兄弟公司参观、交流接待;公司聘用的法律、设计、质量标准体系等顾问、专家的参观、交流接待。

  3、根据对方意图和实际情况,拟出接待日程安排方案,报请领导批示。

  4、根据来宾的身份和其他实际情况,安排具体接待人员、住宿、接待用车、饮食。

  5、根据来宾的工作内容,分别作好以下安排:

  (1)如来宾要进行参观或学习交流,则应根据对方的要求,事先安排好参观行程;

  (2)通知相关交流人员,准备交流材料,筹备好相关情况介绍、现场演示等各项准备工作。

  接待中的服务工作

  1、根据来宾的身份和抵达的日期、地点、安排有关领导或接待人员到车站、机场迎接。

  2、来宾到达并住下后,双方商定具体的活动日程,尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行;并安排有关领导看望来宾,事先安排好地点及陪同人员。

  3、宴请

  (1)掌握宴请的人数、时间、地点、方式、标准,并提前通知酒店;

  (2)精心编制宴会菜单,做好宴会设计;摆放席位卡,并核对确认;

  (3)接待人员提前一小时到宴会厅,督促检查有关服务;

  (4)陪餐领导先到达宴会地点;

  (5)接待人员主动引导客户入席、离席;

  (6)严格按拟定宴会菜单上菜、上酒水等,特殊情况按主陪领导意图办理,准确把握上菜节奏,不宜过快或过慢。

  4、商务会见、会谈安排

  (1)明确商务工作会见的基本情况、目的以及会见(谈)人的职位、姓名等基本信息;

  (2)提前通知我方有关部门和人员做好会见(谈)准备;

  (3)确定会见(谈)时间,安排好会见(谈)场地、座位;

  (4) 双方进入会议室后,由主持人开场,介绍双方领导、会议主题和会议议程;

  (5) 对方领导先后致辞;

  (6)就会议内容进行发言或讨论;

  (7)相关领导作总结发言;

  (8)主持人宣布会议结束;

  5、来宾如有重要身份,或活动具有重要意义,则应事先安排记录人员作好记录并安排宣传人员负责报道。

  6、商务参观考察安排

  (1)提前准备好一切相关物资、车辆;

  (2)提前通知安排领导和随行陪同人员;

  (3) 相关领导提前至大门口迎接宾客的到来;

  (4)宾客到达下车后,双方领导交换名片,初步认识;

  (5)双方进入招商大厅,进行沙盘讲解后,将宾客带至项目参观;

  (6)双方进入会议室就项目或其他话题进行座谈;

  (7)安排好相关人员对接待过程中的关突发情况进行现场处理;

  7、商务休闲娱乐征求客户意见根据客户的喜爱和习惯安排活动项目。

  (1)安排活动场地、确定活动时间;

  (2)安排电影、健身、体育等娱乐活动,举办文艺晚会,接待之前应做好相关准备工作;

  (3)根据客户兴趣灵活掌握活动时间长度;

  (4)根据领导指示或来宾要求,做好游览风景区和名胜古迹的安排。

  商务接待礼仪基本常识

  商务室外接待

  1、接待准备

  对于前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人,应首先了解对方到达的车次、航班,安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因,相应身份的主人不能前往,前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。

  2、及时接待

  主人到车站、机场去迎接客人,应提前到达,恭候客人的到来,决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接,内心必定感到非常高兴,若迎接来迟,必定会给客人心里留下阴影,事后无论怎样解释,都无法消除这种失职和不守信誉的印象。

  3、接待礼节

  接到客人后,应首先问候一路辛苦了、欢迎您来到我们这个美丽的城市、欢迎您来到我们公司等等。然后向对方作自我介绍,如果有名片,可送予对方。注意送名片的礼仪:

  当你与长者、尊者交换名片时,双手递上,身体可微微前倾,说一句请多关照。你想得到对方名片时,可以用请求的口吻说:如果您方便的话,能否留张名片给我?

  作为接名片的人,双手接过名片后,应仔细地看一遍,千万不要看也不看就放入口袋,也不要顺手往桌上扔。

  4、交通工具的安排

  迎接客人应提前为客人准备好交通工具,不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具,那样会因让客人久等而误事。

  5、日程安排

  主人应提前为客人准备好住宿,帮客人办理好一切手续并将客人领进房间,同时向客人介绍住处的服务、设施,将活动的计划、日程安排交给客人,并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。

  将客人送到住地后,主人不要立即离去,应陪客人稍作停留,热情交谈,谈话内容要让客人感到满意,比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累,主人不宜久留,让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。

  商务室内接待

  在室内接待时,主要要注意以下几点。

  1、客人要找的负责人不在时,要明确告诉对方负责人到何处去了,以及何时回本单位。请客人留下电话、地址,明确是由客人再次来单位,还是我方负责人到对方单位去。

  2、客人到来时,我方负责人由于种.种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供饮料、杂志,如果可能,应该时常为客人换饮料。

  3、接待人员带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势。

  在走廊的引导方法:接待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧。

  在楼梯的引导方法:当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待人员走在前面,客人在后面,上下楼梯时,接待人员应该注意客人的安全。

  在电梯的引导方法:引导客人乘坐电梯时,接待人员先进入电梯,等客人进入后关闭电梯门,到达时,接待人员按开的钮,让客人先走出电梯。

  客厅里的引导方法:当客人走入客厅,接待人员用手指示,请客人坐下,看到客人坐下后,才能行点头礼后离开。如客人错坐下座,应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。

  4、诚心诚意的奉茶,我国人民习惯以茶水招待客人,在招待尊贵客人时,茶具要特别讲究,倒茶有许多规矩,递茶也有许多讲究。