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档案室管理实施细则

科普小知识2022-12-15 18:12:51
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档案室管理实施细则该如何制定呢?下文是小编收集的档案室管理实施细则,欢迎阅读!

档案室管理实施细则一

一、档案管理人员必须贯彻“以防为主,防治结合”的原则,做好档案室的管理工作,落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等措施。

二、档案管理人员必须坚持值日值班制度,坚持每天下班前检查门窗是否关好,电源开关是否关闭。对所保管的案卷,半年进行一次抽查,年终进行一次全面检查。严禁在档案室抽烟、吐痰。外来人员未经许可不得进入档案室。

三、新接收的档案资料,必须经过严格核查和消毒处理后才能进库上架

四、值班人员必须做好档案室内外温湿度记录,做好温湿度的调节工作(标准温度为摄氏14—24℃,相对湿度为45%—60%)。

五、档案室设施要经常进行检查,坏了要及时报告或维修,保证各项设施完整正常。

六、保持档案室的清洁卫生,坚持做到每周一小扫,每月一大扫。

档案室管理实施细则二

一、档案室是单位存放各类档案的保密重地,实行专人管理,非档案室人员,未经允许不得进入。

二、档案室应落实“三铁一器”措施,确保铁门、铁窗、铁柜的安全牢固,监视器的正常运行。

三、要有足够的合乎要求的档案装具,档案不得随意堆放。柜架摆放位置应与墙壁保持10厘米以上的距离,每行柜架间距不小于60厘米(密集架除外)。

四、档案室应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防强光、防高温、防霉等设备,并相应地做好“八防”工作。

五、档案室内严禁吸烟和使用明火,严禁堆放易燃物品或与档案无关的物品,对电源、线路、开关插头等要定期检查,发现有火灾隐情应立即报告处理。

六、档案室内要做到现场整洁,档案柜排列科学,通道顺畅。

七、档案室要进行定期或不定期地安全检查,做到及时发现问题,及时报告,及时处理。

八、档案室接收档案要双方当面清点核对,及时登记、编目。日常管理应做到档案、帐薄、检索工具相符。借阅档案要严格办理借阅和注销手续。因利用、整理、复印等原因拆卷的档案,使用后应及时装订。

九、档案室应定期对各类档案进行清点,做好清点记录。档案人员工作变动或出现重大事故应随时清点,并办理交接手续或写出书面报告。

十、档案室在日常工作或检查中发现档案破损、褪色,应及时修复或复印,库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时,要写明原因,保存依据。

十一、对档案室要把好档案出入关,出门要关掉电源、关好窗户,放下窗帘,锁好铁柜、铁门,决不能掉以轻心。

十二、要做好档案室的安全保密预防工作,学习新知识、新技术,加强安全防范意识,强化安全管理。

档案室管理实施细则三

一、档案保管制度

1、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定,确保其完整、系统和安全。

2、档案按档号排放,档案柜编顺序号,库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

3、借出的档案须按时归还,利用后的档案应随即放回原处。

4、不得窃取、出卖和涂改档案,违者追究法律责任。

5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、做好库房温湿度的监控与登记工作。

7、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性,严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料,须经有关部门和办公室负责人批准,必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续,注明查阅目的和内容。

三、未经批准,任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的,须妥善保管,用后销毁,如发生涉密问题,后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料,须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下,做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者,如有违反保密规定的,视情节轻重按有关规定处理。

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者,须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件,同时填写查阅登记表;受他人委托者,还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案,按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案,须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时,以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的,除出具所在单位证明外,须经办公室负责人或学校分管领导批准,并办理外借手续(限5天内归还);若续借,需办续借手续。

四、提供利用档案时,按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料,按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者,有权给予劝告、责令赔偿或其它处置,直至追究法律责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权,任何单位、个人无权公布档案内容。

档案室人员岗位职责

一、积极宣传*关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全,定期检查档案保管情况,改进档案保护技术,严守国家机密。

四、积极开展咨询服务;热情接待档案利用者,迅速、准确提供所需档案和资料。

五、深入基层,开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案鉴定制度

一、在主管校领导主持下,由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组,按照分工,个人初鉴、集体审查,具体工作由档案室组织。

二、对在整理的归档材料,要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值,准确把握归档范围和保管权限,有异议时由鉴定组裁定。

三、档案达到开放期,由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满,由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案存留期满,由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见,经主管领导批准后,方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。

安全与消防制度

一、库房重地,非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

三、做好安全巡查工作,下班时关好水电、锁好门窗。

四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作,使之可靠有效。

五、发生火警、火灾要迅速报告,并全力扑救。