公函的基本知识

(1)公函的构成

公函包括标题、主送机关题与正文加以介绍。

①标题一般由发文机关、事由、文种组成。一般发函为《关于××(事由)酌函》;复函为《关于××(答复事项)的复函》。

②正文一般包括三层：简要介绍背景情况;商洽、询问、答复酌事项和问题;希望和要求，如“务希研究承复“敬请大力支持为盼”等。

(2)公函的写作要求

①要一函一事，切忌一函数事。

②要体现平等坦诚精神，主体平等，不卑不亢。请求性函作为商洽性公文在平行或不相隶属机关单位问使用，一个突出的特点是行文单位和受文单位之间在法律、政治、经济地位方面酌平等关系，亦即主体平等。这就要求撰拟者将这种平等意识融入请求性函的写作中，不因“有求于入”而心存卑微，刻意作恭敬语;也不因单位大或执摹权力而凌驾于人、居高临下。力求做到不卑不亢。

③态度谦和，措辞得体。不卑不亢不等于不讲礼貌，请求性函尤其要注意态度谦和，行文中表现出对受文单位的尊重。尊重他人才会被入尊重，才能创造愉快酌合作氛围。这里要特别指出酌是态度谦和不等于故作谦卑，行文讲究措辞得体适度，谦逊过度反而有损敬意的表达。

④请求明确，以城相商。请求明确是指要开诚布公地提出问题，确切地说明是什么事，商洽什么，告知什么，请求什么，即请求对方做什么。以诚相商是表现商洽性酌关键所在。要充满诚意，以诚挚之心去感染入、打动人。可以向对方介绍自己，介绍自己的意愿、方案，也可以陈述提出问题的依据、背景材料;还可以阐述理由，以取得对方的充分理解。当然应该要言不烦，啰嗦拖沓的文字使入难有好印象，效果肯定不佳。

请求性函是程式化较少，写作相对*的文种，其写作的艺术性较高，特别注重以理服人，以诚动人。把握请求性与商洽性两大特点并力求二者的有机统一、协调平衡是请求性函写作的关键。

例文：

关于购副档案法规及机关企事业档案室升级标准文件汇编》一书的函 各县(市)、区、局、厂、矿、公司档案局、科，市宜各单位：

为了促进各级档案馆室的基础业务建设，深人贯彻实施《档案法》，推动档案管理规范化、标准化、现代化进程，市局精心选编了《档案法规及机关企事业档案室升级标准文件汇编》一书。内容主要有;(一)修改后的《*档案法》全文……该书属于法规及规范性文件汇编，是档案工作、文书工作及办公部门必备的工具书，无论单位性质或大或小都应该购买。团印数有限，请各级档案部门、办公部门组织有关人员从速购买。每册收成本费12.oo元，可邮局汇款，也可银行汇款，或来人购买，款到发书。

邮局汇款(略)

银行汇款(略)

××市档案局(印章)

××××年×月×日

这是一则推销书籍的请求性函，却不见半点请求性和商洽性，写得像指示性通知。本来，为了档案工作的规范化，选编相关法规成书销给有关单位也无不可。但如此行文却实在欠妥，这种强如于人的命令语气应该彻底根弃。