对加强成人教育档案工作的思考

随着我国高等学校 教育 改革不断深入 发展 ，成人教育档案利用需求日益增长。一是成人教育管理部门对成人教育档案利用需求不断增长，如成人教育评估、扩大成人教育招生规模、调整专业设置、教学改革、教学研究等大量工作，都需要利用大量的成人教育档案，以借鉴以往办学成功的经验，获得准确的信息。二是历届成人教育毕业生利用成人教育档案的需求不断增长，出国留学、用人单位招聘、继续求学深造、毕业证书丢失、补办学历学位证明等等，都需要查阅成办教育档案。

然而，学校成人教育档案的管理并非尽如人意，忽略成人教育档案管理的现象时有发生。因此，搞好成人教育档案管理工作，是需要认真研究探讨的课题。

一、成人教育档案的特点及存在的问题

1、成人教育的三个特点

①社会性强学员多为在职在岗的工作人员, 学员数量多、涉及面广, 层次参差不齐。②教育层次丰富，可以开展专科、本科甚至硕士、博士等学历教育, 也可以根据岗位的需要进行岗位技能培训、转岗培训、职业教育、继续教育等非学历教育。③学习方式灵活多变，学员可以选择函授、夜大、专业特色自考、专业证书后大专等不同的学习方式，同时还可以选择脱产、半脱产、不脱产的学习方式。

2、工作特点决定了成人教育档案内容的庞杂，种类繁多

①有文书档案, 主要包括：教育行政主管部门下发的有关成人教育工作的政策、 法律 、法规等文件；院校下发的成人教育教学工作、专业设置、培养计划、学籍管理以及有关规章制度等方面的文件；成人教育规划、实施计划、学员管理、时间及经费安排、奖惩措施等方面的文件；其他有关文件。wWW.11665.CoM②有学籍档案，包括学员入学登记、学员学籍卡片、学员成绩总册、在校学员名册、学员学籍变更等材料。③有教学、教务档案，包括成人教育各专业教学计划、教学大纲、教学方法、课程设置要求及安排、学期教学进度表、教材选用、授课教师资历及授课情况反馈等内容。④有招生档案，包括年度招生工作所涉及的学员报名、 考试 、录取、收费等方面的材料、表格，招生对比分析（如实际招收与计划招收差额对比分析、纵向年度专业招生对比分析）、招生工作 总结 等材料。⑤毕业学员档案，包括毕业学员的选题答辩、毕业总结、学位评定及授予情况材料、毕业证的发放、领取签字等内容，还包括毕业学员专业工作情况的跟踪调查和信息反馈材料等。

3、成人教育档案在管理中存在的三个问题

①档案散存、乱存现象严重。②档案内容缺失严重。由于人员的内部调动、部门的撤并调整，加上具体经办人员的升迁调动 ,档案内容缺失现象普遍存在，一人多专、数人一专的成人教育档案缺失尤为严重。③档案管理的模式陈旧，水平低下。仍沿用陈旧的管理方法，管理人员不专业，内容单一，加上硬件条件的不足，查询和使用方法落后，远远不能满足成人教育发展的要求。

二、当前形势下加强成人教育档案工作的对策

1、抓意识

领导档案意识淡薄、管理人员管理意识不强。尤其在高等学校，成人教育被许多领导看作“挣钱机器”，认为成人教育只要能为学校挣来钱就是对学校领导工作最大的支持，是对学校发展最大的贡献。在这种思想的左右下，许多高等学校的领导根本不重视成人教育档案的管理，档案管理意识非常淡漠,比如些高等学校领导只强调长期保存普高学生考试试卷,而对于成人教育学生考试试卷保存则不予重视,对普高生在校内的一切活动都能做详细的纪录并加以归类，而对于成教学生的活动却不闻不问，很少纪录。因此，这在一定程度上制约了档案管理工作的深入开展和有效利用，成为普通高校成人教育档案管理工作很难适应教育发展的重要原因领导应该把抓档案工作列入学校工作的议事日程，在经费、库房、设备、人力等方面给予充分的保证，真正从行政上支持档案的收集、立档工作。

2、抓源头

为了逐步实现成人 教育 档案管理工作标准化、规范化和 现代 化，为今后考核成人教育质量提供可靠依据，必须从日常工作的点滴做起，注意档案平时的积累和保管，为日后档案的利用打下良好的基础。长期以来，由于诸多原因，在高等学校档案管理工作中，成人教育档案管理工作末能得到应有的重视，部分高校在实际工作中忽视成人教育档案的收集、整理，致使成人教育档案内容不全，质量不高，不能反映成人教育管理工作的全貌，严重影响了成人教育档案的开发利用。有的学校在成人教育学生 电子 注册工作中，由于档案材料没有按时立卷归档，因此给学生电子注册工作带来很多困难，不能按时完成上级交办的学生电子注册工作。高等学校必须加大成人教育三级档案管理工作的力度，从档案形成部门的源头抓起，努力营造人人关心、重视学校成人教育档案管理工作的若氛围，为日后档案的管理打下良好的基础。

3、抓制度

成人教育档案管理部门要做到文件材料管理有序，合理分类存放，使文件材料来龙去脉清晰，为立卷归档工作奠定良好的基础。要建立成人教育档案管理的各项规章制度，建立归档范围，建立各级档案 网络 组织，使成人教育档案管理有章可循，形成人人负责，层层把关，齐抓共管的良好局面。

4、抓管理

改革传统管理思维，建立档案信息服务体系。随着教育的改革和 发展 ,高等学校档案工作重点应从以往收集、整理、保管为主的管理模式转向以开发、利用、服务为主，把主要精力放在提高档案的利用、发挥档案材料的价值和效益方面上来。此外，根据不同部门用户、不同专业角度的需求建立完善的档案信息服务体系是档案信息社会化的要求，也是提高档案利用效率，充分发挥档案价值的可靠保证。档案信息服务体系是档案信息社会化的产物，建立档案信息服务体系的目的是根据档案信息服务社会化、市场化的要求,加强信息服务机构的合理分工和协作，提高档案信息的传递能力和服务水平，满足用户多层次、不断增长的服务需求。

5、抓协调

成人教育档案来源于各基层单位，产生于教学管理、学生行为管理等各项工作之中，成人教育档案贯穿于学校成人教育管理工作的始终，需要各环节工作协同配合，更好地完成成人教育档案的管理工作。第一是成人教育学院兼职档案员与本单位三级兼职档案员的协调配合。要主动争得三级档案员的配合和支持，认真指导检查本单位现行文件的管理和立卷归档情况，从档案形成部门的源头抓起。第二是与本单位领导之间的协调和配合。主动争得领导的重视和支持，督促领导做好文件材料的积累和归档工作。领导用过的文件材料要及时收回，合理保管。第三是与学校档案部门的协调配合。要主动接受学校档案部门的检查和指导，配合学校档案部门的工作，按照学校的统一要求做好本单位的立卷归档工作。

6、抓硬件

为了适应现代成人教育档案资料大容量、繁琐、复杂的特点，传统的以手工为主的档案管理方式与之不相适应，成人教育档案管理必须应用现代化的信息技术手段进行档案管理，使档案的收集、整理、保存和查询使用电子化、网络化，实现成人教育档案的信息化与资源共享。现代化的管理手段，使之不但能准确、系统地查找到所需要的有关档案资料，而且能做到及时、省时，更好地为成人教育工作服务。

参考 资料：

1、张航：《 科学 高效地管 理学 籍档案是提高成人教育质量的重要保证》，《陕西师范大学继续教育学报》2004年第21期。

2、钱峻英：《如何突破成人高校招生瓶颈》，《光明日报》2004年。

3、杨江华：《成人教育面临的挑战和对策》，《西南民族大学学报（人文社科版）》2003年第10期。