浅析办公室副职应处理好的基本关系

办公室副职如何发挥自身的作用,是秘书领导班子建设中不可或缺的重要内容。www.11665.Com在办公室实际工作中,一些副职认为:“副职好当”。理由是:上有正职,下有部属,大事正职拍板,小事部属会干,出了问题责任由集体承担。也有些副职抱怨:“当副职是个苦差事,快走一步有越位之嫌,慢行一步则又有不尽责之累。”还有些副职说:“副职就是叫着走,跟着走。”怎样当好副职,笔者做办公室副职的体会是:扮准角色,正确处理好与正职、与其他副职、与部属之间的关系,掌握好副职的领导方法与艺术。

1 与正职的关系:甘当绿叶衬红花

在办公室领导班子中,正职总揽全局,副职虽各挡一面,但处于“配角”的位置。故办公室副职应深刻领会*同志说的“*人要立志做大事,不要立志做大官”的精神实质,自觉强化“配角”意识,淡化权位观念,要做到认识到位、措施到位、落实到位,并注意以下三点:

1.1 服从而不盲从。副职要尊重正职服从领导,按正职的意图办事,并抓好工作的落实,自觉维护正职的核心地位。服从正职要注意三点:第一,在原则问题上,要坚持立场,不能妥协;第二,在讲原则时要讲究方法,注意场合,考虑效果,做到“忠言”顺耳;第三,要心怀坦荡,一时受了委屈,要奉行“大着肚皮容物”的哲理,以大局为重。

1.2 参谋而不乱谋。副职作为秘书领导班子决策的参与者,要善于当参谋,协助正职决策,要做到以下三点:一要多谋。多谋份内之事,为决策分析时机,提供决策依据,拟订决策方案,力求准确无误。二要善谋。副职当参谋,要经常深入一线,调查研究,掌握情况,全面论证,提出最佳方案供正职和班子决策。三要巧谋。要紧扣单位的工作思路出谋划策,要谋在单位的利益上,谋在人民的需要上。

1.3 配合而不附合。办公室事务繁多,正职的工作千头万绪,涉及方方面面。为此,副职要努力帮助其摆脱具体事务的纠缠,以便让其腾出精力思考和处理重大问题。一是在正职任务繁重时主动请缨,先完成交办任务,再采取补救措施搞好本职工作。二是在遇到难题时大胆负责,不等不靠,不推不避,想方设法,妥善解决。三是在发生冲突时挺身解围,不能隔岸观火或坐视不管,更不能幸灾乐祸和落井下石,要从大局出发,为正职解围。

2 与副职的关系:众人拾柴火焰高

在高、中级秘书机构中,副职的数量较多,他们均为正职的助手,在班子中居于同等重要的地位,其相互关系如何,直接影响秘书班子整体效能的发挥。因此,副职还要掌握与其他副职的共事艺术,尽量减少工作中的摩擦,形成一个团结互助的局面,保证秘书班子的整体功能高效发挥。具体讲,应注意以下三点:

2.1 竞争而不嫉妒。副职们在行政职位上处于平级,在工作中是协作伙伴,都有自己的责任目标,都希望把自己分管的工作干得出色,故往往会成为竞争对手,极易诱发彼此的嫉妒心理,影响内部团结。所以,副职必须具有良好的竞争心态和大度气量:一是要把竞争的心思用正、用好、用在干好工作上。二是要靠自己的尽职尽责、勤政廉政、突出业绩赢得组织信任和下级拥护。三是对其他副职不妄加评判,要坚持相互尊重、相互理解、相互配合的原则,积极沟通,交流信息,创造一个既有竞争氛围,又有协作精神的良好的办公室小环境。

2.2 支持而不拆台。俗话说:“支援和友谊比什么都重要”。但有些副职对正职工作的支持不遗余力,但对其他副职工作的支持却不积极,有时甚至还互相拆台,极大地损害了办公室的团结和秘书工作的顺利开展。为此,副职一是要把主要精力放在管好自己人,干好自己事上,力戒插手其他副职分管的工作;二是遇到其他副职的下属反映情况时,要从维护秘书班子团结和单位整体利益出发,做适当解释工作,而不能越权行事;三是工作上要沟通合作,不推诿扯皮、各自为政,有矛盾不随意扩散,及时沟通解决。

2.3 分工而不分家。一般来讲,副职之间都有明确分工,各自分管某方面的工作,这对于明确责任,消除工作空档是非常必要的。但是在实践中往往出现“各吹各的号,各唱各的调”的现象,伤害了彼此间的情谊,影响了秘书班子整体效能的发挥。对此,有的同志总结出这样一条好经验:“事情大家抓,个人重点带其他,各有一本帐,见面再分家。”值得我们借鉴。只有做到既分工又合作,才能促进领导班子团结,有利于秘书工作目标的实现。

3 与部属的关系:承上启下作枢纽

在一般情况下,副职是正职了解下级工作的桥梁,发挥着承上启下的作用。办公室副职要发挥枢纽作用,获得下级的拥护和支持,除以身作则,率先垂范,清正廉洁,严于律己外,还应特别注意以下三点:

3.1 信任而不包办。俗话说:“领导勤快,部属依赖。”如果一个领导总替部属拿主意,那么他的部属就总没有主意。一个优秀的领导者并不在于他具体干了什么事,而在于他能使部属愿意干事和能够干事。只要将部属放在最适合的岗位上,每个部属都是人才。故副职在工作中要充分依靠和相信下属,凡属下属职责范围内的工作,要敢于放手,不能包办代替。否则,势必挫伤下属工作积极性,影响其工作效率和整体作用的发挥。

3.2 爱护而不庇护。秘书工作繁重压力大,办公室副职要关爱下属:要关心其思想、学习和生活,帮助解决实际困难,使其感受到组织的温暖,从而不断增进感情,以推动工作的顺利开展。但是,当发现下属有缺点甚至错误时,副职要及时批评帮助,但要分析原因,注意场合,讲究方法,既不能纵容、包庇和迁就错误,也不能不加分析地上纲上线,一棍子打死,要主动帮助他们总结经验教训、轻装前进。

3.3 揽责而不推脱。在秘书工作中,领导*难免会与下属发生摩擦和矛盾,轻则产生积怨,重则引发对立,而正职往往是矛盾的焦点,故副职应有为正职“挡驾”的意识,主动协调好各种关系。一是处理难点问题打头阵。在发生突发事件和危急时刻,副职要第一个到达现场,平息事态,控制局面;对得罪人的事,副职要敢于唱“黑脸”,把歪风邪气压下去。二是当好秘书的“出气筒”。秘书心里有怨气,一般是先找副职发牢骚、讲怪话,有时甚至无理纠缠。对此,副职要耐心地听,而且要勇于承担责任,推功揽过,同时做好解释说服工作,消除误会,融洽上下关系。三是做正职联系下属的媒介。下属与正职的交往都比较谨慎,而与副职相对放得开些。因此,副职要利用这个优势,善交人缘,以此作为沟通、密切正职与下属感情的纽带。

办公室副职如何处理好基本的工作关系,不仅是一个理论问题,更是一个实践问题,只有勤于学习、敢于探索、勇于创新、善于总结,与时俱进,才能成为一个让上级器重、令同级尊重、受下级敬重的合格副职,才能有效地履行“三服务”的宗旨。

参考文献

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