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在会议实施过程中禁忌事项

科普小知识 2023-11-07 08:52:15
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在会议实施过程中禁忌事项

首先,要创建一个工作进度表,这是提高效率、保障活动顺利进行的有效手段。工作表的内容要包括以下几个方面:

1、邀请的贵宾及确认其成行;

2.舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成;

3.文书工作、会议资料的准备;

4.房间分配表;

5.用餐(餐标、菜单、主桌、台卡);

6.交通安排;

7.各项工作的负责人及联络方式;

8.支付各项定金的时间表;

9.表演者的邀请及确认;

10.礼品、胸花、指示牌、胸卡;

11.会务照片及录像资料的制作和赠送。

在检查准备工作的时候,关键点是:围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。在客户年会上让赞助商抢了风头就得不偿失了。在结算环节,关键是在活动进行过程当中,要事先指定专人在酒店的每个消费场所签单确认。比如自助餐的用餐人数、用车的时间及里程、洗衣及长途电话费、上网费、酒水、大堂吧消费、迷你吧消费、会议茶歇的人数等等。一般而言,酒店的各项预定都有保证人数的要求,在预计人数的5-10%以内,酒店是可以灵活处理的。总结报告的内容应该包括此次活动是否达到了预期目的,预算执行情况、对会务代理的服务评价、不足和建议。

会议接待流程

一.会前:

1.与我社洽谈

2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会

议预案书给会议方

3.确定方案,签订合同,预付定金。

二.会中

1.会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆

放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2.会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。

3.会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4.会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。

5.会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。

6.会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7.会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8.会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三.会后

1.结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。

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