企业需求与财务软件功能有机结合会计电算化实施方法

企业发展会计电算化主要有两个目的：一是提高劳动效率，满足企业内部和社会上有关管理部门对会计信息的管理要求；二是通过电算化的具体实施，为企业创造经济效益和社会效益。因此，为了使会计人员有充足的时间和精力去关心会计工作在企业管理领域中的作用，为企业创造社会和经济效益，不少企业砸下重金购买国内外软件，甚至高薪聘请所谓的人才，来做这个项目以达到目的。但是，结果总是失望大于期望!电算化所带来的效益甚微，其失败的原因各种各样，但有一条却是至关重要的，那就是没有系统地运用会计电算化实施方法来引领、指导这个项目系统的实施，使企业需求与软件功能有机结合起来发挥其最大效用，造成需求与软件系统的偏差，导致项目失败或达不到预期的效果。

因此，不能认为购买了软件、安装了设备，电算化就算是搞起来了。目前，很多优秀的会计核算软件都提供了相当多的功能供用户选择，因此在实施会计电算化之前，应充分考虑可能发生的问题和可能产生的各种管理要求，作好详尽、细致的准备工作。更为重要的是要掌握且熟练运用电算化项目实施方法，能够有效处理实施过程中出现的种种问题，避免 “出错——改正”的实施途径。

一、会计电算化实施方法主要的内容及其达成的工作任务

（一）会计电算化实施方法的主要内容

1.项目准备

项目准备是任何项目必须首先解决的问题即为项目实施做好相应的准备工作，主要是针对项目人员、项目计划和项目有关初始约定的一系列相关活动。WWw.11665.cOm主要任务是根据项目方案和企业情况，解决项目做到什么、做什么、如何做和谁来做的问题。主要包括项目启动和方案制订方面的内容。

（１）项目启动。项目启动主要是在项目开始前，对企业电算化项目进行的前期准备工作。主要包括项目立项分析、企业方项目组织和顾问方项目组织的建立、项目前期文档分析、企业背景研究、与企业交流项目组织要求和项目公约，并开展项目启动交流。

（２）方案制订。项目方案制订是在项目启动后，对企业组织结构、管理基础、人力资源管理体系与日常业务处理等进行的调研活动，是确定项目实施的方案，建立该项目的实施过程与实施顺序和总体性的、阶段性的实施计划。项目实施计划是项目实施的指南。

2.蓝图设计

蓝图设计是国际通用的一种企业建模方法，是用一种企业可以理解的方式来说明复杂的过程，它是一种清晰而又简单的描述方法，只用少量不同的符号，以集合的方式进行组织，定义了什么人必须在什么时候、采用什么方法去做什么事情，这种描述方法使得非专业人员也可以理解复杂的业务过程。

蓝图设计是实施过程中关键的环节。蓝图定义的过程就是企业将自身业务流程转化为新系统业务流程的过程。在这个转化过程中，势必会遇到很大的阻力，甚至会出现相当大的冲突。因此，必须给予相当的重视，采用适当的策略，保证项目总体目标的实现。

通过对现行业务及其流程的整理，一方面可以理清企业自身的管理流程；另一方面可以使实施顾问获得业务规范化调整的基础信息和软件客户化需求的初步信息，为规范企业业务管理、使软件标准化和规范化、实施下一步蓝图打下坚实而可靠的基础。

确切地说，企业蓝图设计可由标准培训、业务匹配和蓝图确认三个部分组成。

（１）标准培训。标准培训是对企业项目小组及业务骨干进行基于系统标准处理业务及流程的培训，使企业理解和认识系统的管理思想及流程，为下一步企业对系统与企业自身业务的结合打好基础。

（２）业务匹配。业务匹配是指对业务流程方案进行测试的过程。企业先在顾问的指导下整理业务流程，然后通过建立有企业业务处理特征的业务仿真系统环境模拟实现业务匹配，从而确定企业实际业务的处理规范，并且验证前期流程的可行性，确保系统或设计可以满足流程管理所需要，确保企业主要业务流程能够在系统中实现。

（３）蓝图确认。企业经过业务匹配，其应用所涉及的部门范围、功能范围会被明确地界定出来，其业务流程会被清晰地确定。在此基础之上，可以明确应用信息化系统所需要的静态数据准备范围、静态数据的准备口径，信息化系统的基础参数、基础数据的项目字典等系统应用配置管理等也可以明确。

可以此为基础，建立起新的系统业务应用框架、业务运行业务规程、数据准备方案、系统上线方案、客户化方案等一系列企业系统应用的策略和方针，建立起企业整体应用的系统框架。

（二）系统实现

通过前面几个阶段工作的或串行或并行，系统开始在企业中发挥作用。而初始化工作是系统开始运行的必要技术条件，企业在开始使用新的系统时，要注意数据的准备是否齐全、培训是否足够、知识的传递链在企业内部是否已经建立以及每个系统业务的相关人员是否明白：他在什么时候什么地方使用什么方法去做他应该做或能做到的事。在此阶段，企业必须在顾问的指导下制订并通过阶段性的运行调整，然后固化下来。

为此，系统实现包括三个方面的内容：基础资料准备、最终用户培训和系统上线。

１.基础资料准备

基础资料准备就是为企业电算化项目实施的系统上线做数据方面的准备。具体来讲，基础资料准备需要为系统上线准备出符合系统运行要求所必需的静态基础数据，如会计科目、物料、工艺路线及产品物料清单等。

２.最终用户培训

最终用户培训就是对企业系统基础资料准备后应用系统的一线操作人员进行的培训，该培训包括的内容主要有应用信息化系统后的业务培训和软件操作技能培训。

３.系统上线

系统上线主要依据蓝图设计阶段的规划以及系统上线准备计划，将企业现行数据与业务切换到正式的系统中，实现企业静态数据、动态数据的切换以及企业业务的正常运行。此时，如果出现蓝图设计的业务流程与系统及业务不对应致使流程无法顺利运行的情况，可以根据业务运行情况对流程进行调整，以保证整个系统的稳定运行。

（三）验收交付

既然系统实施的过程是一个项目管理的对象，那它必然和所有的项目一样，有开始也有结束。对于系统实施这样的项目来说，验收交付不是仅仅发生在某个具体时点的事，它其实贯穿于系统实施的始终。只有让系统实施的这个项目在适当的时候通过验收，企业才有持续改善的基础。也就是说，项目验收不只是过去的结束，更是未来的开始。

验收交付是对在项目实施周期内已完成的实施成果进行总结，并确认双方所做的合同项目实施工作已达到的项目实施目标。通过验收交付阶段后，表明合同项目实施完成，并可投入使用。

（四）会计电算化实施方法的主要任务

实施方法的四个主要内容实际上是四个循环渐进的实施阶段，在各个阶段中要分别完成、达到不同的工作任务，来开展实施工作，以达到企业预期的效果。

1.项目准备阶段

项目分析，顾问收集企业资料，包括：合同、项目调研报告项目解决方案等，做到心中有数；建立双方项目组织（通常包括项目实施指导委员会、项目实施小组、业务职能实施小组等）；项目现场实施调研；明确和具体化项目实施需求后，确定实施方案；确定项目实施整体计划。

2.在蓝图设计阶段

（１）选派合适的老师担任不同级别的培训任务。对管理层的培训必须选派熟悉业务和管理的顾问；对操作员的培训则必须由熟悉产品的顾问来做，系统管理员的培训教师则必须熟悉系统配置方法。

　（２）顾问组织以企业负责人、中层管理*、业务骨干等熟知业务的人员为组织队伍，指导该队伍准备业务仿真系统的静态数据和业务数据及仿真运行的关键业务流程，并按业务流程解决方案进行业务流程的原型测试。在每一个步骤中都要由测试人员进行原型测试和确认，不符合的流程要及时进行调整，修改业务解决方案。

（３）建立起新系统业务规程、制定系统数据准备方案、系统上线方案。同时，就系统的实际应用制定最终用户培训方案，对培训内容、方式、范围、人员以及培训结果的考核等都做出相关的指定。

3.系统实现阶段

（１）顾问依据企业内的应用范围及涉及的部门跨度，让企业内相应的人员参与进来，共同讨论并协商解决静态数据编码一致性或名称等在理解上存在差异的情况；最终确定企业静态基础数据的编码规则；指导企业组织安排相关人员进行基础数据的收集准备工作。

（２）实施顾问给企业准备必要的培训资料，包括培训的标准课件和新业务操作规程。但最终用户的操作培训一定要由企业项目组成员来完成；最终用户培训后，应组织严格的考试，确保让合格的应用人员操作电算化系统。

（３）按计划正确、及时完成系统相关的设置工作，指导企业系统上线工作。

4.验收交付阶段

项目总结，完成项目总结报告。报告包括几个方面：项目实施背景、项目实施的主要目标、系统应用的产品和模块、项目实施应用范围和项目实施成果概述。

二、会计电算化实施方法可以规避的风险

（一）缺乏控制的风险

项目实施范围界定不清、缺乏控制，造成项目实施过程中范围无限扩大，使项目失控陷入泥潭，无法收尾；没有制订出有效的项目整体实施策略与方法，在实施过程中缺乏整体的实施指导思想，造成项目无法达成既定目标。通过建立项目组织、制定总体实施方法、策略等工作内容可使上述风险得到避免。

（二）业务需求关注点过大的风险

业务需求关注点应是在项目实施周期内可以解决或基本可以解决的业务需求，也就是要突出、确定在项目实施周期内的实施重点，避免关注业务需求的细节及软件功能完美性。

（三）会计电算化人才缺乏的风险

在项目启动初期，就已经物色好相关人员并做针对性的培养，使其在项目实施过程中及将来项目的应用中发挥引领作用。同时，通过标准培训、最终用户培训等一系列的培训，确保让合格的应用人员操作电算化系统，对电算化系统上线后的正常运用起了很大的作用。

（四）推倒重做的风险

只有对企业的业务和管理有充分的理解和认识，制订的业务解决方案才不会脱离企业实际，避免了达不到预期的效果以至实施工作推倒重做的结果，并且可以减少上线准备的工作量、系统上线的难度等等。

三、会计电算化实施方法注意事项

（一）实施方法的原则

1.指导性原则

实施方法是项目实施工作的指南，是帮助顾问形成良好工作习惯和风格的工具，是确保项目按目标、按计划顺利进展的策略和方法。

2.计划性原则

“凡事预则立，不预则废”。项目实施过程的任何工作都要在计划的指导下进行，双方取得一致意见并严格遵照执行。只有这样才能分清责任，保证项目进展。

3.规范性原则

“没有规矩，不成方圆”，严谨、规范地按照实施方法原则的要求进行实施工作，是实施顾问专业化的前提条件。

（二）确保实施方法的贯彻执行，需要通力合作

项目实施是一项集体合作进行的工程，需要企业与顾问紧密结合、通力合作。只有这样，才能有效地做好系统建设、数据准备和系统切换等各项工作，实现知识与技能的转移，为企业培养懂得经营管理并掌握现代管理手段的骨干人才；才能保证专业的项目管理服务，确保企业会计电算化项目实施后系统的成功应用。

因此，运用成熟的会计电算化实施方法，能规范实施组织及双方的责任、权利和行动规范，提供实施工具、项目管理规范等涉及实施流程全方位的内容，并以此为指导向企业提供高效可靠的实施服务。而且，它有效降低了实施风险、缩短了实施周期、保证了实施质量，最大限度地保障了系统实施的成功率。