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职场新人需要了解的打电话礼仪

科普小知识2021-11-07 04:35:46
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  在现代社会中,电话和手机是人们最常用的联系方式,但是打电话也是要讲礼仪的。这里给大家分享一些打电话的礼仪,希望对大家有所帮助。

  职场电话礼仪

  一、工作电话选对时间

  原则上不在对方休息时间、开会、开车时打,但紧急情况除外,无论是上级打给下级,还是下级打给上级或是打给客户。

  职场上通常会议比较多,有内部会议、客户现场会议,一般这时手机会要求静音或关闭,开车接电话也是很危险的,你这时打,你让对方是接还是不接?无论是开车还是开会,都没法当场接电话,你就是着急也没用呀。

  职场贴士:

  遇到这种情况,你可以另选个时间再打,但最好先发个短信或微信,询问下对方现在是否方便接听电话,对方看到了会给你回复,得到对方答复确认后,再打这个电话,

  如果对方不方便,可以与对方另约个时间再打,这样比你贸然打电话要礼貌的多,对方也有充足的时间专心的听你的电话。

  二、提前准备只说重点

  刘芳是公司的客服,刚入职不久,主管安排她回访客户,在一次电话回访中,电话一通小刘就自报家门,然后就开始自顾自的说,刚说了一半,

  对方不耐烦的说:“等下,你说了半天,我都不知道你打这个电话的目的是什么?你到底想说什么?”然后说一会要出去就挂断了电话,小刘一脸茫然。

  职场贴士:

  打电话之前,应该先充分准备最好打个腹稿,特别在对方是客户的情况下,这样有利于你在电话里一次把问题说清楚,而不是讲了半天对方还不明白你要表达什么,

  另外,在接通电话后应该先问下,“某某处长,你好!不好意思打扰了,您现在方便听电话吗?”这样不管对方在做什么,你这么有礼貌的客气的问他,一般他也不会生气,

  如果对方在忙,就会让你一会再打过来,这样打电话不但对方容易接受,也表现出了你的涵养、分寸。

  三、未接电话及时回复

  国庆放假,王强把手机静音了,白天出去玩,等他晚上回到家,发现手机上有几个上司的来电,因为想着反正是放假,所以也就没回,等到七天长假过后,回到公司,主管一脸不开心,

  王强一问才知道,客户临时加班,紧急调人,本来王强是负责这个项目的他去最合适,可无奈电话一直打不通,于是项目临时换人,让另一位同事替王强去了现场,这不因此王强落下个“机品”差的美名。

  职场贴士:

  无论是节假日还是工作时间,只要是你认识的人给你打电话,即使因为你临时有事没接到电话,事后看到来电也应该及时回复,你想别人不会没事打你电话,一个电话接一个电话,那肯定是有急事,

  再说了,养成及时回复电话的好习惯,对双方都有好处,不至于像王强似的差点误了大事,如果是客户的来电,更要及时回复,否则客户打一个不接,打二个不接,久而久之,你再打电话过去,客户也不会搭理你。

  四、约定时间准时再打

  杨华为是一家公司的销售员,早上一上班就和多个客户进行电话沟通,其中有家单位有合作的意向,老板也挺满意,不过因为当时这位老板临时有事,说是让小杨一会再过去

  放下电话,杨华为去忙别的事了,等到几天以后,主管问起来,杨华为才想起来,赶紧打个电话过去,结果那家客户已经和别家合作了,到嘴的鸭子飞了,杨华为被主管一顿骂,看样这个月的奖金又没了。

  职场贴士:

  在给对方打电话时,如果对方当时说现在有事或不方便接电话,那么应该跟对方约定一下具体再打电话的时间。你可以说:“那我半个小时以后再打来,行吗?”或者“我下午三点打来可以吗?”

  千万不要只说:“那我晚点再打过来,”“那我一会再打”如果没有确切的时间,你是五分钟再打还是一小时后再打?对方也不好确定,如果征得对方的同意后,那一定要按约定的时间再打过去。

  五、电话记录很重要

  平时公司座机多是行政小白接听,因为平时也什么要紧的事,所以主管也没有特意要求小白做记录,有天小白接了个客户电话,说是产品出了问题,让公司去人,接完电话小白就打了个电话给正在出差的项目经理,

  可当项目经理问他是谁打的电话、哪个单位的、哪个产品出了问题,一问三不知,只有一个电话号码,这下项目经理可恼了,一个电话把小白告到了主管那儿,小白又要挨批了。

  职场贴士:

  其实不管是什么电话,作为职场人士养成随手做电话记录的习惯非常重要,一般情况下,我们记录职场电话时遵循这几个原则,

  1、 打电话的人是谁、他的电话、单位、职务或部门

  2、 他打电话的目的是什么,也就是说他找谁有什么事或反映什么问题?

  3、 他想达到的效果是什么?是需要公司派人去、还是去电话还是怎么样?

  有了这些记录,你再转述事情的缘由时就不会那么被动了,否则弄不好不但你会丢了饭碗,公司也会因此失去一位客户。