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关于商务拜访礼仪

科普小知识2022-05-13 22:43:44
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  在商务交往过程中,相互拜访是经常的事,如果懂得商务拜访礼仪无疑会为拜访活动增添色彩。下面是小编为大家收集关于商务拜访礼仪,欢迎借鉴参考。

  拜访前的准备

  有句古话说得好:不打无准备之仗。商务拜访前同样需要做好充分准备。

  预约不能少

  拜访之前必须提前预约,这是最基本的礼仪。一般情况下,应提前三天给拜访者打电话,简单说明拜访的原因和目的,确定拜访时间,经过对方同意以后才能前往。

  明确目的

  拜访必须明确目的,出发前对此次拜访要解决的问题应做到心中有数。例如,你需要对方为你解决什么,你对对方提出什么要求,最终你要得到什么样的结果等,这些问题的相关资料都要准备好,以防万一。

  礼物不可少

  无论是初次拜访还是再次拜访,礼物都不能少。礼物可以起到联络双方感情,缓和紧张气氛的作用。所以,在礼物的选择上还要下一番苦功夫。既然要送礼就要送到对方的心坎里,了解对方的兴趣、爱好及品位,有针对性地选择礼物,尽量让对方感到满意。

  自身仪表不可忽视

  肮脏、邋遢、不得体的仪表,是对被拜访者的轻视。被拜访者会认为你不把他放在眼里,对拜访效果有直接影响。一般情况下,登门拜访时,女士应着深色套裙、中跟浅口深色皮鞋配肉色丝袜;男士最好选择深色西装配素雅的领带,外加黑色皮鞋、深色袜子。

  拜访过程

  商务拜访过程中的礼仪众多,归纳为以下几点供人们参考:

  具备较强的时间观念

  拜访他人可以早到却不能迟到,这是一般的常识,也是拜访活动中最基本的礼仪之一。早些到可以借富裕的时间整理拜访时需要用到的资料,并正点出现在约定好的地点。而迟到则是失礼的表现,不但是对被拜访者的不敬,也是对工作不负责任的表现,被拜访者会对你产生看法。

  值得注意的是:如果因故不能如期赴约,必须提前通知对方,以便被拜访者重新安排工作。通知时一定要说明失约的原因,态度诚恳地请对方原谅,必要时还需约定下次拜访的日期、时间。

  先通报后进入

  到达约会地点后,如果没有直接见到被拜访对象,拜访者不得擅自闯入,必须经过通报后再进入。一般情况下,前往大型企业拜访,首先要向负责接待人员交代自己的基本情况,待对方安排好以后,再与被拜访者见面。当然,生活中不免存在这样的情况,被拜访者身处某一宾馆,如果拜访者已经抵达宾馆,切勿鲁莽直奔被拜访者所在房间,而应该由宾馆前台接待打电话通知被拜访者,经同意以后再进入。

  举止大方,温文尔雅

  见面后,打招呼是必不可少的。如果双方是初次见面,拜访者必须主动向对方致意,简单地做自我介绍,然后热情大方地与被拜访者行握手之礼。如果双方已经不是初次见面了,主动问好致意也是必须的,这样可显示出你的诚意。说到握手不得不强调一点,如果对方是长者、高职或女性,自己绝对不能先将手伸出去,这样有抬高自己之嫌,同样可视为对他人的不敬。

  见面礼行过以后,在主人的引导之下,进入指定房间,待主人落座以后,自己再坐在指定的座位上。

  开门见山,切忌啰嗦

  谈话切忌啰嗦,简单的寒暄是必要的,但时间不宜过长。因为,被拜访者可能有很多重要的工作等待处理,没有很多时间接见来访者,这就要求,谈话要开门见山,简单的寒暄后直接进入正题。

  当对方发表自己自己的意见时,打断对方讲话是不礼貌的行为。应该仔细倾听,将不清楚的问题记录下来,待对方讲完以后再请求就不清楚问题给予解释。如果双方意见产生分歧,一定不能急躁,要时刻保持沉着冷静,避免破坏拜访气氛,影响拜访效果。

  把握拜访时间

  在商务拜访过程中,时间为第一要素,拜访时间不宜拖得太长,否则会影响对方其他工作的安排。如果双方在拜访前已经设定了拜访时间,则必须把握好已规定的时间,如果没有对时间问题做具体要求,那么就要在最短的时间里讲清所有问题,然后起身离开,以免耽误被拜访者处理其他事务。

  商务拜访中的礼仪规范

  一、拜访的时间礼仪

  1. 拜访时间选择

  到私人住宅拜访通常安排在晚上7点半到8点,或在节假期前夕。到办公室最好安排在星期二到星期五之间。

  2.预约

  预约是商务拜访中最基本的礼貌原则之一。你可以打电话或写信预约。

  预约时间不应以干扰对方正常工作为原则,必须根据对方的工作时间来安排拜访时间。

  在商务交往中,没有预约就来拜访被认为是不礼貌的。如果你有重要的事情要去拜访,一定要第一时间道歉并解释清楚。

  在确定好拜访时间之后拜访的前一天或者当天可以再次确定,以防对方不在办公室。

  3.拜访时间

  陌生拜访选择工作的时间,尽量在周二至周五之间,拜访控制在15分钟至30分钟为最佳。

  私人拜访最重要的一点就是避免休息和吃饭时间。一般来说,上午9 ~ 10点,下午3 ~ 4点或晚上7 ~ 8点是最合适的时间。

  4.准时到达

  拜访期间必须遵守约定的时间。比原计划提前5分钟到达会更好,也不要太早,不能随意更改时间。

  二、着装礼仪

  个人形象在商务拜访中也很重要,应根据你要拜访的人仔细准备着装。

  商务拜访期间,必须着装整洁、得体、专业和自己的身份相符合的服装。

  三、控制时间

  在商务拜访中,尤其是拜访客户时,一定要注意对方办公室停留的时间长度,要有良好的时间观念。不要停留太久,以免影响对方的安排。

  特别是第一次拜访,时间应控制在15分钟至30分钟内;最长的拜访时间通常不超过两个小时。

  对于重要的商务拜访,双方将提前确定拜访的时间和时长。在这种情况下,就要严格遵守时间协议,不能单方面延长或拖延拜访时间。

  拜访者要是提出告辞时,即使被访者表示挽留,仍需要决意离开。

  五、告别礼仪

  商务拜访一定做到有始有终,就要把握好以下几点:

  告别适时:准时离开,或者提前5分钟离开。告别全面:和你拜访期间交谈的每一个人道别。礼貌周到:当你起身离开时,向主人表示“打扰”之歉意。出门后,主动转身伸出手与主人握手,说:“请留步”。等主人停下脚步后,再走几步回首挥手致意。