办公室自动化

随着现代社会信息技术的逐步深入，办公人员的信息处理工作量急剧增加，迫使人们从20世纪70年代末开始发起一场大规模的办公自动化运动，目的是提高工作效率和办公室的计算机化。随着各种声音、图像、数据处理、计算机图形终端、通信、编辑和排版系统以及不断更新的印刷设备的出现，这一运动在经济发达国家得到了深化。

简而言之，办公自动化的本质是运用现代科学技术(如计算机技术、控制技术、通信技术等)。)和各种自动化机器和设备来有效地处理和使用在办公室中收集的各种信息并提高办公室效率。

作为一个行政或事务组织，无论是一个组织、一所学校还是一个工业、矿业、企业或机构，都必须设立一个办公室。它是管理决策者、专业人员和秘书人员处理各种信息的地方，也是管理人员和决策者的地方。无数的信息在这里被收集，数千万的决定在这里被作出。它维系着所有工作的成败和数百万人的命运。正如我们在本章第1节所介绍的，工厂自动化的对象是工厂，它输入原材料和动力，并在机械加工和装配后输出工业产品。办公自动化的对象是办公室。输入是来自各个方向的数据和信息。办公人员对各种现代办公设备进行分析和整理后，输出是管理决策或上一级分析、判断和决策的依据。

为了完成该办公室必须承担的两项最基本的任务(包括起草和汇编文件、储存和检索文件、数据统计、人员联络、会议组织等)。)和职能服务(包括信息处理和生成、机关管理、计划执行的管理和检查等。)，办公自动化设备应包括文字处理器、听写打印机、传真机、复印机、缩微存储设备、电子会议系统、电子邮政服务、自动文件阅读器和计算机翻译系统等。

中国的办公自动化起步较晚，但潜在的发展势头已经很有吸引力。国家计委、卫生部、铁道部、经贸部、民航总局等有关部门和首都钢铁公司等大型企业相继建成了一批计算机管理系统，推动了我国办公自动化系统的发展。特别是近年来，各种办公自动化设备已经逐步发展和普及，如复印机、各种中英文电脑打字机、桌面打印系统等。我相信在不久的将来，随着计算机的日益普及，我国的办公自动化水平将会有一个大的飞跃。

然而，必须注意的是，办公自动化并不使用这些设备来完全取代人们的工作，而是使用这些设备来协助办公室工作人员的工作。有了办公自动化设备的帮助，办公人员可以更好地集中精力和时间，运用他们的才能创造高效率和高质量。办公自动化设备加快了信息收集、处理、传输和交换的过程，使办公人员能够更快、更全面地掌握情况，比较各种方案的优劣，做出正确的决策，争取尽可能大的综合效益。因此，美国专家大卫·巴库姆说:“办公自动化本身没有任何魔力。真正神奇的是那些有效使用办公自动化的人。