基于知识管理的人力资源管理信息系统分析和模型设计

人力资源管理信息系统是在企业人力资源管理理论基础上发展起来的信息处理工具,它能够获取、存储、分析、提取以及发布与企业有关信息的系统。基于知识管理的人力资源管理信息系统是在传统的人力资源管理信息系统基础上整合进知识管理功能的新的人力资源管理信息系统模式,它通过分布式的知识信息库、自动处理信息、员工自助服务、报表功能、数据分析功能、决策支持功能、外协以及知识服务共享,不仅能够完成传统信息系统的事务处理功能,更为重要的是利用数据仓库、群件技术等先进的信息技术,将知识管理、决策支持功能有效的整合到了系统当中,达到降低成本、提高效率、共享知识、辅助决策。

1 基于知识管理的人力资源管理信息系统构建原则

知识环境下的人力资源管理信息系统本身就是一个比较复杂的系统。要将知识管理集成于人力资源管理信息系统中,或者说在企业人力资源工作中实现知识管理,不是能一触而就的事情,应将其视作一项具有长远规划的建设工程,遵循统一规划、分步实施、先易后难、实效发展的原则来实施。

1.1 统一规划的原则:现阶段人力资源管理信息系统的实施涉及面广而杂,一个完整的人力资源系统应该具有若干个子系统构成,而且往往要与企业erp中其它业务系统相关联,并从各业务系统中提取相关的信息,可以说系统是建立在各种业务子系统基础之上的,因此,建立人力资源管理信息系统应该从企业的整体和全局出发,根据企业的实际情况进行统一规划,制定出系统的整体目标,在设计、实施过程中都要为这一目标服务。wwW.11665.Com

1.2 分步实施,先易后难的原则不同的企业或机构,其组织性质、规模、结构、运作方式、管理环境及经营方式等各有不同,实施的信息化程度不同,对于大型企业,其规模庞大,机构众多,运作方式复杂,要实施知识管理为核心的人力资源管理信息系统,不可能一步到位,应在统一规划的基础上,区分主次,分步实施。本着从基础系统入手(如档案管理系统、考勤管理系统等),由点及面,再向广度和深度扩展(如绩效考核、培训发展、专家系统等),然后逐步深入,扩大实施范围。通过员工自助系统让员工在使用过程中体会到利用人力资源管理信息系统进行知识管理的优势,这样有利于整体系统的下一步实施与进行。

从实现技术的角度来看,最关键的是要把握住以下四个方面:

(1)首先要构建起合适的企业内部intranet网络系统。

(2)确定系统的体系结构。这是选定应用平台及开发工具的前提,是纯b/s结构,还是采用c/s和b/s相结合的体系结构,这要由企业的需求而定。

(3)选择合适的人力资源应用平台。根据系统的体系结构,选择最能适合企业具体应用的人力资源管理实现平台,可以采用群件平台或者b/s加关系数据库方式。

(4)选定或开发适合自身情况的应用系统。

基于知识管理的人力资源管理信息系统的体系结构既要符合知识经济环境下企业的生产经营的管理*,又要符合计算机软件本身的特点。因此以下几个方面要进行综合考虑:

(1)综合考虑企业现行管理制度下各职能部门的要求,把关系紧密,数据采集、交换、加工分析路径最短,业务相对独立的一些职能划归为一个子系统。

(2)充分考虑企业管理部门的业务分工,尽可能地使一个功能子系统属于一个职能的管辖范围,以便于今后各子系统的管理和维护。

(3)有利于子系统的开发、设计和维护,各子系统之间应相对地独立和相对稳定。

2 基于知识管理的人力资源管理信息系统模型设计

基于知识管理的人力资源管理信息系统,不仅要改变系统自身的设计理念、技术参数,还要尽可能多的与企业外部环境、内部系统进行整合,这样才能更理想的获得有价值的知识、信息。基于知识管理的人力资源管理信息系统的总体模型可以按图2.1所示来建立。

该人力资源系统整体构架共分为四层,首先底层是企业的基本信息支撑环境,它包括企业erp、oa 系统等内部管理的信息化支撑,以及通过internet 对企业外部的信息获取。将人力资源管理信息系统模块连接着生产管理模块、质量管理模块、财务管理模块、计划管理模块与销售管理模块等各大模块,才能全方位地进行人力资源管理绩效评估,同时为产品的成本提供人工费用(员工的报酬)。企业通过人力资源管理模块的实施可以提高人力资源管理的信息共享程度,对高层领导来说,人力资源信息的提取与统计将更方便、快捷,同时人力资源管理信息系统还可以为决策支持系统(dds)提供输入。另一方面,在实施过程中通过对实施顾问、咨询专家的咨询可以在一定程度上提高企业人力资源管理水平。一般说来人力资源管理受企业文化、市场环境影响很大,各企业对人力资源管理信息系统的要求各不相同。这些系统的互相作用构建了企业 intranet的思想,通过internet可以有效地利用外部的有用信息为企业内部的经营管理过程服务,帮助企业更好的把握来自外部环境的机遇与挑战。

第二层应该是企业的多维知识库,存在于底层信息支撑环境中的企业信息资源是繁杂和海量的,需要在数据挖掘与模式提取的工具支持下,发掘其中有价值的模式与知识,进行紧密而科学的组织,这是支持基于知识管理的人力资源管理信息系统实现的有力依据。

第三层是提供各种olap 服务的工具,比如商务智能系统、hr 专家系统、hr 决策支持系统、甚至报表系统等。这些系统位于企业知识库系统之上,为组织战略目标的实现,提供必要的人员供需预测和人员储备支持是战略性人力资源管理的重点,因此它的立足点是一个相对较长的时间,而且是对基础事务处理级信息系统和战术性信息系统的综合与提升,但它的众多分析与结论都是建立在前期的战术实施与评估基础上的。

最上面的一层就是用户经常使用的业务处理层了,包括了众多的业务层面,完成了全部的oltp 功能。

根据上面的整体构架图,整个信息系统,从功能上划分为四个层面:

2.1 核心功能

(1)人事管理-包括人员管理和员工信息管理的所有基本处理。

(2)组织结构管理一对组织结构及政策信息进行管理交流。

(3)时间管理—简化有效的时间管理策略,提供方便的跟踪、记录和评估。

(4)记录工作时间。

(5)工资核算一对工资核算的全过程进行自动化、流水型的处理。

(6)薪资计算的流程管理。

(7)差旅管理。

2.2 战略功能:当企业由于业务的发展,需要调整组织结构时,通过组织管理系统,可以制订多种版本的企业组织计划。并针对每一计划中的版本,进行专业分析(如人事成本分析、资历和技能分析、人员编制分析等),从而为企业人力资源政策提供决策支持。

(1)招聘—管理招聘合适人选的工作流程;协调设计部门间候选者的分配选择工作。

(2)薪资福利管理—运用企业内外部数据,对薪资结构进行对比分析。

(3)员工自助—员工自助服务组件的集成应用使员工可以及时访问个人数据,并在人力资源方面拥有更多的自主权,科技把决策权和员工个人信息(静态信息、动态信息)、相关知识档案传送到知识库。

(4)人事成本分析计划—该组件功能强大,提供了支持人事决策的各种信息。

(5)培训和发展模块—维护员工的个人技能描述;培训登记管理,确定职业发展目标并即兴发展跟踪。

(6)职业规划及接替计划—该模块是一个制订计划的工具。

(7)个人发展计划—人力资源管理信息系统还需要提供员工个人发展模块,用来创立并管理员工个人发展计划。可以为员工设计适合其个人要求的详细长、短期发展计划。

(8)绩效管理—基于知识管理的人力资源管理信息系统中的绩效管理模块不仅能够为企业建立一个开放式的绩效体系,同时还应该在系统内部提供多种方式考核员工的方法、案例是绩效考核更加理性,同时还能为企业员工培训、薪资的发放甚至企业人力资源规划提供请有力的数据支持。

(9)通过互联网提供查询信息和登记-网络功能为员工在公司甚至全球范围内制订活动目录提供了崭新的渠道。

2.3 分析功能:为了方便高层的决策,方便数据的输出,系统设计了多种灵活的报表功能,提高了可视性和操作过程的透明度。综合报表功能可以使高层更容易访问更大范围的信息库,以借此通晓全局,制定战略决策。强大而灵活的工具允许用户定义特定小组的报告,尤其是满足特定需求的报告,或采用不同格式和图形方式的跨应用程序的报告。该组件提供实现定义好的需求报告案例,用来评估和分析人力资源数据。在特定菜单中进入后,系统就会显示直观且容易使用的报告。系统有多个候选选项供根据自己的需求修改报告(比如限制数据显示)。可以确定存储那些重复使用的报告。另外,还可以将报告转换成html 格式,以方便网络贺邮件的访问。

2.4 知识协同功能

(1)人力资源专业人士自助门户—通过该模块可以快速得到人力资源专业信息和相应服务,以作出与工作相关的决定;广泛使用的人力资源场景,比如联合薪金调查和统一的行业规范等。

(2)经理自助—管理者桌面,部门主管可以查看并更新其下属员工信息。

(3)员工自助服务—该组件可以让员工有更多的学习机会,并自主管理其个人的工作与生活。

(4)知识管理支撑和工具系统:这个系统提供数据传送的手段,提供信息、知识查询和知识发现的工具。主要采用组件的方式融入系统,嵌入到具体的应用系统中去,随时准备为应用系统提供知识传递、知识发现的服务。知识管理支撑和工具系统主要包含ldap 目录服务、知识发现子系统、电子邮件系统、电子社区系统(bbs)及时消息传递系统及网络会议系统等。

(5)数据库和规则库管理等系统—这一系统提供应用系统、知识管理支撑和工具系统与各种数据存储之间的通信(数据存、取控制、问题求解机制等)和协调(数据格式转换等)功能,又负责文本库、关系数据库、对象数据库、规则库的数据、规则的数据备份、数据规则库的维护等日常管理工作。

(6)安全解决方案—安全是电子政务必须着重建设的内容,系统提供从硬件到应用软件的各级层的安全解决方案。其中结合用户管理的ldap目录服务时安全解决方案的重要一项技术。

(7)决策支持系统-利用数据流程和数据之间的关系和规则,组织就可以将 产生的大量人力资源信息进行分类、统计和分析,作出简洁明了的人力资源管理报告。这不仅可以提高人力资源的管理效率,而且便于高层从总体把握人力资源的管理状况,从而作出正确的决策。

3 基于知识管理的人力资源管理信息系统的先进性

基于知识管理的人力资源管理信息系统可以给企业的人力资源管理带来几个方面的转变:

3.1 知识分享:通过提供多样的知识管理信息体系及电子刊物、虚拟社区等系统的来满足员工多元化的需求,包括企业内部信息、知识、经验的积累。

3.2 人力资本增值:通过系统达到知识管理的目的,并通过培训发展模块、e-learning 系统,提供可持续的人力资源开发、培训,提升员工的人力资本价值。

3.3 授权赋能:通过工作流技术与员工自助功能让员工参与管理,授权员工自主服务和工作,並承担更多的责任。

3.4 效能提升:采用本系统,借助先进的流程管理设计和数据库技术,强大灵活的综合报表分析,事半功倍,提高工作效率。

3.5 职能转变:赋予员工自助服务功能,及相应的直线经理管理在人力资源方面的管理职责,人力资源部从繁杂的日常性工作中解放出来,着重人力资源战略性工作。使得人力资源在组织中的战略地位上升,管理责任下移。

3.6 决策支持功能:通过集成商业智能系统及数据仓库技术,可以方便的进行数据挖掘,为企业决策提供强有力的数据支持。

4 结束语

本文提出一个从管理和知识转化的角度去分析和实践人力资源管理信息系统的新思路,当标准化的人力资源管理信息系统业务流程在一个公司实施时,公司应该基于信息技术和流程管理,引入知识管理理念,以“促进知识分享和创新,加快知识转化”为原则,进行系统实施和应用过程中相关知识的管理,进而有效支持人力资源管理信息系统系统实施和应用。在目前较为成型的人力资源管理系统中整合进知识管理的思想和方法,使得现有的人力资源管理系统效率得以提升,建立的基于知识管理的人力资源管理信息系统模型能够帮助企业更好的进行人力资源管理,最大限度地发挥企业员工的主观能动性。

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