激励理论在档案管理队伍建设中的应用

摘　要:激励理论对档案管理队伍的建设有重要的借鉴意义,在档案管理队伍建设中灵活有效地运用目标激励、岗位激励、情感激励、奖惩激励、环境激励等策略能促进档案管理人员积极性、主动性的提高,激发他们的潜能,对于档案事业的健康发展具有积极意义。

关键词:档案管理;队伍建设;激励理论

档案事业是各项事业发展的重要基础,胡*同志多次就档案工作做出重要指示,强调“档案事业是一项崇高的事业,是*事业发展的一个不可缺少的方面”。

档案事业的发展有赖于一支高素质的档案管理队伍。目前,由于诸多社会和历史的原因,档案管理队伍的社会地位不高,队伍不稳定,专业人才缺乏,普遍缺乏创新和进取精神,这些问题的存在,严重制约了档案事业的健康平稳发展,所以,加强档案管理队伍的建设迫在眉睫。档案管理队伍的建设是一项综合工程,千头万绪,但其中最重要也是最根本的是如何激发档案管理队伍内部的驱动力,调动他们的积极性和主动性,充分发挥他们的各方面潜能。

在这一点上,组织行为学和管理学中的激励理论可以给我们提供很好的借鉴和思路。

一　激励理论概述

“激励,就是激发鼓励的意思,就是利用某种外部诱因调动人的积极性和创造性,使人有一股内在的动力,朝着所期望的目标前进的心理过程。WWw.11665.COm”[1]激励包括以下几个方面的含义:激励总是针对一定的对象而言的;激励是研究人的行为是由什么激发并赋予活力的;是什么因素把人们已被激活的行为引导到一定方向上去的;这些行为如何能保持与延续[1]。激励的实质就是通过某种外在的刺激和导向,调动人的积极性,激发人的创造性,充分发挥人的脑力和体力潜能,使人们出现有利于组织目标的优势动机并按组织所需要的方向行动。

自上个世纪30年代以来,西方许多管理学家、心理学家和社会学家从不同角度研究了怎样激励人的问题,并提出了许多激励理论。归纳起来,主要有以下几种类型:(一)内容型激励理论这一类理论着重研究人的需要的内容和结构,及其如何推动人们的行为。有代表性的理论有马斯洛的需要层次理论、赫茨伯格的双因素理论、奥德费的erg理论和麦克利兰的成就需要激励理论。马斯洛的需要层次理论把人的需要分为生理的需要、安全的需要、友爱和归属的需要、尊重的需要以及自我实现的需要五个层次。赫茨伯格的双因素理论把人的需要分为激励因素和保健因素两大类型,保健因素不能对人们产生激励作用但可以防止人们产生不满,而激励因素可以产生使人满意的积极效果。奥德费的erg理论把人的需要分成生存需要、相互关系需要和成长需要三种类型。麦克利兰的成就需要激励理论主要研究人的生理需要基本得到满足的条件下,人还有哪些需要。麦克利兰认为,人们的生理需要得到满足以后,还有三种基本的激励需要,即权力的需要,对归属和社交的需要,对成就的需要。

(二)过程型激励理论

该类型理论着重研究人们选择其所要进行的行为过程,即行为是怎样产生的、怎样向一定方向发展,如何使这一行为保持下去,以及怎样结束行为的过程。主要代表性理论有弗罗姆的期望理论、波特和劳勒的期望模式、亚当斯的公平理论。弗罗姆的期望理论认为当人们有需要,又有达到这种需要的可能时,其激励效果才最好。波特和劳勒的期望模式是以期望理论为基础导出的一种更完备的激励模式,它主要用于对主管人员的研究。亚当斯的公平理论主要阐述的是工资报酬不公平感对人们的劳动态度的影响。

(三)行为改造型激励理论

行为改造型激励理论是研究如何改造和转化人的行为,变消极行为为积极行为的一种理论。主要代表性理论有斯金纳的操作条件反射理论,归因理论和轨迹控制,挫折理论等。操作条件反射理论认为人的行为只是对外部环境刺激所作的反应,只要创造和改变外部的操作条件,人的行为就会随之改变。归因理论主要研究三个方面的问题,一是对人们心理活动的归因,二是对人们行为的归因,三是对人们未来行为的预测。轨迹控制是指人们对自己的行为所造成的结果究竟是受外因还是内因控制的一种认识。挫折理论提醒人们关注人的需要和动机不能得到满足时的情绪状态,尽量消除行为受挫可能带来的消极影响。

(四)综合激励理论

综合激励理论是由豪斯提出来的,主要是通过一种模式将上述各种激励理论综合起来,把内外激励因素都归纳起来的一种理论。该理论强调任务本身效价的内激励作用,突出完成工作任务内在的期望值和效价,兼顾了因任务完成而获得外在奖酬所引起的激励。这一理论对各类管理人员的重要启示在于,要提高人们的积极性,必须从内、外激励两个方面入手。

尽管激励理论有不同的类型,每位学者提出的理论观点也各有差异,但激励理论具有共同的本质特征,如各种激励理论都是以研究人的需要为基础和出发点的,激励理论特别关注人的各种需要和动机,都是通过人们的需要或动机来强化、引导或改变人们的行为。因为人的需要是各种各样、千差万别的,所以激励必须与人的需要相吻合,即遵从激励相容原则[2]。以上各种理论对档案管理队伍的建设有非常重要的启示意义。激励理论告诉我们,在档案管理队伍的建设中,必须以人为本,把关注档案管理人员的需要和动机作为档案管理队伍建设的基本立足点,并因人制宜,采取各种有效的、适宜的激励措施和手段,合理满足档案管理人员的需求,以获得最佳的激励效果。从而充分调动档案管理人员的内在动力,实现档案管理队伍的不断提升和优化。

二　档案管理队伍建设中激励策略的运用激励策略根据其目的、内容、特征、手段和方法的不同,可以分为很多种类型,但常用的激励策略主要有以下几种。

(一)目标激励

一个鼓舞人心的奋斗目标不仅可以激发个体的动机,强化某种积极的行为,还可以起到凝聚人心、形成团队合力的作用。期望理论认为,人之所以能够积极地从事某项工作,是因为这项工作或组织目标会帮助他们达成自己的目标,从而满足自己某方面的需求。可见,明确的目标可以激发人的动机,引导人们为实现目标而努力工作。要有效地调动档案管理人员的工作积极性,需要树立一个振奋人心的档案工作目标,但并不是任意的目标都可以产生激励效应,所以在目标制定过程中应注意以下几点:一是组织目标应与个体的需要相结合。假如工作目标与个体的需要毫无关联,这个目标就很难深入人心,很难激发人的内在动力,其实现就只能靠外力去推动了。二是目标应该适宜。所谓适宜,包含两层意思,一层意思是指目标应该切合实际,有可行性;另一层意思是,不能只强调可行,而忽略目标的适宜难度,即要求目标要有一定的挑战性。总概而言就是我们通常所说的“跳起来摘苹果”的原理,如果苹果长在低枝上,垂手可得,这样的苹果不会觉得太珍贵,对人没有太多激励作用;反之,苹果长在树梢上,跳起来也无法摘到,这样的苹果也没有激励意义,只有跳起来可以摘到的苹果最具有激励作用。这里用的是比喻,把目标比喻为苹果,过高的目标和过低的目标都是不合适的。三是目标应该明确具体,模糊的、摇摆不定的目标是不能起导向和激励作用的,这样的目标实际上等于没有目标,甚至比没有目标更坏。

(二)岗位激励

岗位激励的有效实施需要从三个方面着手,一是科学设置岗位,二是合理配置人员,三是实行合理流动。档案部门应根据档案工作发展的要求科学设置岗位,而每个岗位的性质、职责、要求、待遇都会存在差异。要调动档案人员的积极性、主动性,必须量才录用、量才使用,就是要把适当的人才安排到最能发挥他才能的岗位上去,让人有一个最能发挥自己潜能、实现自我价值的平台。人的才能是不断发展的,所以他对岗位的要求也是不断变化的。同时,由于每个人有各自的个性特点和技能特长,对工作岗位的适应能力也会有差异,所以应尽量用人所长,并适时地调

换工作岗位,使工作任务的特点和要求与个人的个性、能力相适应,从而让人在满足自己工作需求的过程中产生有效的激励作用。

(三)奖罚激励

奖罚激励就是依据有关规章制度,对档案管理人员所做的工作给予肯定、鼓励、表彰或者批评、制止或否定,从而有效地调动档案工作人员的积极性的一种激励策略。

每个人都希望通过自己的努力取得好的工作成绩,能够得到同事的认可和尊重,得到单位和领导的肯定和表彰。奖罚包括奖励和惩罚。奖励包括物质奖励和精神奖励,前者是最传统和古老的激励方式之一,对收入相对较低的档案行业来说是一种比较有效的激励手段。后者是通过给予一定的荣誉来调动人的积极性,在现代人们越来越重视精神需求的时代,精神奖励越来越具有吸引力,其产生的效应也越来越明显和持久。在实际运用中,应注重精神奖励和物质奖励的结合。适当的惩罚也是一种激励。所谓适当,就是要求惩罚适度,不可太轻也不可太重,应按行为的性质和危害程度来给予相应的惩罚。另外惩罚要坚持按规章、按原则办事,同时要注意操作过程的公正和*,应充分听取被惩罚对象的意见,使惩罚成为促进工作、调动工作积极性的有效工具。

(四)情感激励

情感激励是指管理者对下属投以积极的情感,包括关怀、尊重、信任、赏识等等,从而对下属产生激励效应的策略。人是情感的动物,不仅有情感交往和表达的需要,也有在交往中获得信任、尊重的需要,这些需要的满足可以使人产生愉快的情感体验。情感激励往往比物质激励能收到更好的效果。人与人的交往应该是充满情感色彩的,假如领导和下属之间情感淡漠,下属的工作积极性恐怕就很难高起来。所以,档案部门的领导应该加强和下属在思想和情感方面的交流和沟通,既要“晓之以理”,更要“动之以情”,还要因势利导,及时了解他们的要求,并竭力帮助他们解决工作、生活、学习等方面遇到的困难,做他们的知心人、贴心人,从而有效地激励档案人员投身工作的积极性和主动性,激发他们的主人翁责任感。

(五)环境激励

激励理论认为,环境对积极性的形成和发展起着重要的制约和推动作用。所以,为职工营造一个良好的工作环境是一种有效的激励策略。这种策略的运用可以让员工产生一种对群体和组织的归属感和依恋感,让他们乐意成为组织中的一员并积极与组织中的其他成员进行合作,以实现组织的共同目标。良好的环境包括良好的物质环境和良好的精神环境,良好环境的建设可以从以下几个方面着手。首先应创设一个良好的物质环境,在条件允许的情况下,努力改善办公条件。在干净整洁舒适的工作环境中,人不仅心情舒畅,工作积极性也明显要高一些。第二,要营造一个*的环境。现代人*观念越来越健全,*意识越来越强,*的需求越来越高,所以,要建立健全*机制,扩大职工参与重大决策的范围和途径,建立*沟通的渠道,如增设政务公开栏并定期公布有关信息,设立意见箱并定期反馈,建立职工参与重大问题决策的制度等等,激发职工的主人翁意识和工作责任感。第三,要创设一个竞争的环境,竞争是激励的重要内容和手段。随着人事制度改革的深入,竞聘上岗的做法越来越普遍,档案人员如长期从事一种工作,容易产生惰性,工作的积极性和主动性都会受到影响,所以适时地进行竞聘上岗,在组织内部营造一种竞争的氛围,能产生有效的激励效应。

当然,激励效应的产生是以竞聘上岗中公正、公平、公开的操作过程为基础的,假如竞聘中存在暗箱操作,不仅不能形成健康的竞争氛围,对员工的积极性还是一种极大的损伤。第四,要创设一个良好的人际环境。良好的人际关系是事业成功的催化剂。良好的人际关系是建立在组织内部成员之间相互平等、宽容、尊重的基础之上的。管理者与下属之间、同事之间工作中有分工,职责有不同,但在人格上是平等的,应该相互尊重。没有平等和尊重,良好的人际关系就无从谈起。在平等和尊重的基础上,同事之间应相互多交流和沟通,促进相互的理解和宽容,在求同存异中实现上下级之间、同事之间的和谐相处。

总之,激励策略的运用因人而异,应采取灵活多样的方式,不能一成不变。管理者应关注并尊重每一个人的个性和需求,因人、因时、因地制宜采取相应的激励策略,激发、调动档案管理队伍的积极性和工作热情,促进档案事业的健康快速发展。

参考文献:

[1]孙成志.组织行为学[m].大连:东北财经大学出版社,1999.

[2]芮明杰.管理学[m].上海:上海人民出版社,1999.