浅论公路工程监理单位档案管理

论文关键词：公路工程建设　监理档案管理　管理新模式

论文摘要：笔者结合实际工作经验，从对公路工程建设档案创优工作的领导力度、创新公路项目档案管理的新模式、加强档案达标升级及创优活动、做好日常档案工作等四个方面，阐述了公路工程监理企业档案管理。

近年来，我单位根据上级档案部门的要求，大力加强档案基础建设，认真做好档案的日常管理，积极开展档案达标升级活动，不断提高档案信息资源利用率，公路重点工程档案创优活动得了广泛深入的展开。在公路工程监理单位档案管理上，我们主要做了以下四个方面的工作：

1对公路工程建设档案创优工作的领导力度

1.1各建设工程项目档案工作普遍得到了高度重视，参建项目部领导和员工的档案意识明显增强

通过有关档案法律、法规的宣传贯彻，各参建项目部普遍认识到工程档案是工程质量的重要环节，自觉按照国家有关建设项目档案管理的规定和要求将档案工作纳入议事日程，不断建立和完善档案工作的领导责任制和各级岗位责任制，切实解决建设项目档案工作中出现的问题，建立起适应新的基本建设管理*运行要求的档案工作机构和档案管理网络体系，使工程建设项目档案工作得以有序开展。

1.2各建设工程项目的档案工作已步入依法监管的轨道

在广东省档案局、清远市城建档案馆的业务指导下，近年来的所有公路工程建设项目档案普遍实行档案登记制度和档案

验收制度，一大批近几年完工的工程建设项目已按规定通过了档案行政管理部门组织的档案验收。Www.11665.coM

1.3建设工程项目档案管理的基础业务工作普遍加强，为工程建设和质量管理发挥了良好的服务作用

为了适应*市场经济*和基本建设管理*改革的需要，工程监理项目部从项目建设开始就注意贯彻有关档案工作的标准、规范，不断深化业务基础工作，加强文件材料的收集归档和档案整理，做到档案的收集、整理工作与工程监理同步进行，并努力提高工程建设档案的科学管理水平。彻底改变了过去那种工程建设档案到完工后再算总账，档案缺损、错误也找不到人负责的状况。建设工程项目档案的完整收集和规范整理，保证了工程建设与管理对档案的利用和需要，使工程项目档案发挥了良好的社会效益和经济效益，取得了双丰收效应。

2创新公路项目档案管理的新模式

近年来，我们认真研究基本建设管理*出现的新情况、新问题，不断探索既适应市场经济*的需要，又能确保建设项目档案完整、准确、规范的档案管理模式。单位在印发有关文件和培训授课、业务指导中反复强调以下几个方面：

2.1把建设工程档案工作列入相应项目法人单位工作计划

从工程建设监理计划到监理程序，均列入项目部和有关人员的职责范围，做到每项工程监理活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保管；按集中统一管理档案的原则，建立健全档案管理制度，由项目法人对工程建设档案总集成，实施统一的规范和标准；设立直属项目部的档案机构，配置必要的保管和提供利用的设备，确保整个工程建设档案资料的完整、准确、规范、系统、安全和有效利用；建立健全档案管理的分级负责制，并把档案管理列为各项工程监理的一部分，使之成为项目管理的一个重要内容。

2.2实行档案同步建设制和合同制

从项目立项起就开始将项目档案列入归档计划，将档案工作纳入项目计划，指定项目部主任为档案项目负责人，负责对建设项目的整个档案工作的指导、监督。

2.3实施严格规范的审核程序

即每项工程的档案文件，在施工单位自检的基础上，监理单位、业主项目负责人负责对档案文件的完整性、准确性等进行严格审核，并签署鉴定意见，以确保档案文件真实地反映工程全貌；项目法人档案管理机构负责对全部案卷的质量严格审核把关，不合格的责令其完善；为保证项目承包单位向项目法人单位及时送交完整、系统、准确的相应项目档案资料，明确工程档案保证金，以工程档案是否按规定移交来决定是否退还工程档案保证金。这些措施的实行保证了建设项目档案的收集整理工作在项目建设过程中的有序进行，从而避免了在项目完工后再突击清理所带来的弊端。 2.4将日常检查施工过程中形成的文件材料是否齐全、完整、准确作为监理方的工作职责

针对工程建设项目往往涉及施工队伍较多、时间跨度较长的情况，将工程档案的形成、积累等工作内容纳入监理工作范围，要求监理工程师在检查施工质量的同时，负责检查验收施工单位形成的应归档文件材料，并履行相应的手续，从而保证了竣工资料的完整、准确和规范。

3加强档案达标升级及创优活动

建设工程档案工作不仅仅是对档案工作负责，而且是对历史过程负责，是对未来发展负责。这就从更高的层次上提升了我们对档案工作重要性的认识，进一步增强了做好档案工作的历史责任感、紧迫感。为此我们主要从以下几方面入手：

3.1强化了档案创优的计划措施

近年来，单位克服了工程建设项目分布广、工程进展的信息不灵和自身人员较少等困难，始终将工程建设项目档案管理作为一项重要工作常抓不懈，并不断加大对工程建设项目档案工作的指导督促力度，努力使各工程建设项目达到档案规范管理和科学管理的要求。要求各项目部在按时完成日常立卷工作的基础上，根据工程实施序列和竣工期限按月汇报工作开展情况。

3.2提高档案检查的力度和频度

每年接受省档案局对我系统档案工作的检查，对达标升级单位，在各单位自查的基础上，由省档案局进行复查，对检查中发现的问题，高标准、严要求进行整改完善，组织有关部门进行定期复查。

3.3认真开展执法检查

《档案法》颁布以来，为不断加大对公路工程建设项目档案工作的监管力度，上级档案部门多次开展了本范围内的执法大检查活动，我单位坚持把执法检查活动作为增强档案意识，规范管理手段，提高创优水平的重要契机，及时组织所属的项目部等有关人员认真做好填表、自查、整改、汇报等迎检工作。成立了综合档案室，档案制度上墙，并立即投入到前期工作的档案收集，得到了检查组的高度肯定。我们深深体会到，只要思想上高度重视，行动上贯彻及时，措施上扎实有力，档案工作走向规范化和争创工程优秀档案是完全可以实现的。

4扎实细致地做好日常档案工作

档案管理达标升级只是做好档案工作的一个起点，我单位深刻意识到，要使档案工作不断巩固、完善、发展和提高，必须从日常档案工作每一个环节着手，坚持长抓不懈。

4.1认真做好档案资料的收集工作

近年来，公路工程建设规模一扩再扩，建设项目逐年递增，为减轻专职档案员的工作压力，最大限度地确保各人手上档案资料不积压、不流失，保证档案工作质量，总公司要求各项目部通过档案管理网络收集各种档案资料，并定期检查收集工作。

4.2利用计算机系统对档案资料进行科学管理

为适应形势发展的需要，单位于1998年下半年在档案工作中引入计算机管理系统，安装档案管理系统软件后，逐一输入档案案卷目录和卷内目录，并在省公路局和省档案局的业务指导下，根据实际使用情况对计算机程序进行修改、完善。

4.3强化服务意识，提高档案资料利用效果

档案工作最终目的是档案资料的利用。近年来，我们按照国家二级档案管理的要求，紧紧围绕经济建设和行业管理这个中心，更加注重档案信息资源的开发，多途径、多方位地提供服务。随着高速公路建设的全面展开，工程建设中普遍面临着与原有道路的改扩建交叉施工的矛盾，单位的设计监理部也是充分利用原始档案资料，及时提交设计单位进行预先考虑，有效解决了大规模建设中的大量施工矛盾。针对由于长期受保密思想影响，档案工作目的不够明确，普遍存在重保密、轻利用的倾向，为打破以往档案工作被动服务的局面，单位确立了档案工作主动服务的指导思想，要求专职档案员与兼职档案员加强沟通交流，多请示，多汇报，编制完整、有效的档案检索工具，开放档案阅览室，经常到各业务部门了解情况，检查档案工作，在确保档案资料安全的前提下，根据各业务部门的工作进度和需要，主动组织提供各种资料、数据，为综合决策和开展业务服务。

参考文献

1 魏德熙.浅谈高速公路工程监理档案管理［j］.中国新技术新产品，2009（13）

2 黄爱萍、潘菊梅.东深供水改造工程监理档案管理［j］.广东水利水电，2003（a01）