ERP系统中如何做好资产核算基础工作

［摘要］ 固定资产在企业生产经营中处于重要地位，在企业资产总值中所占份额最大，具有类别多、投资大的特点，其管理、核算及涉税政策都较为复杂。借助erp强大的系统工具，可以优化业务流程，简化固定资产的核算和管理，及时、灵活、全面地查询固定资产信息并赋予系统固定资产的分析功能，而这一切都取决于在erp系统中做好资产核算基础工作。

［关键词］ erp；会计核算；资产事项； 存在问题；改进措施

在企业资产总值中，固定资产所占份额最大，具有类别多、投资大的特点，其管理、核算及涉税政策都较为复杂。借助ｅｒｐ强大的系统工具，可以优化业务流程，简化固定资产的核算和管理，及时、灵活、全面地查询固定资产信息并赋予系统固定资产的分析功能，而这一切都取决于在ｅｒｐ系统中如何做好资产核算基础工作。ｅｒｐ系统中对资产业务的具体操作有四大类：增加资产、减少资产、转储资产（合并、拆分、修改折旧年限及资产类别）及修改资产主数据信息（不涉及折旧相关要素的字段）、计提资产减值准备等事项。笔者下面将逐项阐述如何做好资产核算的基础工作。

一、增加资产

对于增加资产可简单概括为“三四五六”。关键是提供正确的基础数据，要注意以下几个问题：

１．“三复查”

在接到各单位提供的转增资产基础信息表开始ｅｒｐ系统操作时，重点复查在建项目是否结清、主数据各字段是否有误、转增资产凭证尤其是业务类型是否符合要求。

（１）在建项目未结清时要追本溯源，甚至要与公司项目管理部门联系核实。WWw.11665.CoM

（２）资产号与资产类别不对应时，要究其原因，通过ｅｒｐ系统的总分类账户余额菜单和资产余额的资产号菜单两个途径对分类的“资产原值”分别查询，如结果不一致，则明显是由于个别资产的资产号与其资产类别不对应而造成的。

（３）业务类型应用不准确，如中石化总部业务类型通用模板对资产重分类调整规定业务类型为ｚ９１（当年）及ｚ９３（以前年度），我们理解资产只有在大类调整中（如５０１００类调整到６０１００类）才会用此业务类型，而对于小类别调整（如０５１２类调整到０５０８类）就不用此业务类型。ｂｏ报表取数出错这种情况在暂估资产正式转增资产时常见，正确的做法是：以上这两种情况均要按资产重分类使用业务类型。

２．“四对标”

即资产类别、折旧年限、生产装置、成本中心四对标。准确对标就能保证核算规范、分析可靠。

（１）中石化总部财务部资产处对资产类别、折旧年限及残值率有标准检索目录，对标首先对应到大类。如仪化股份公司作为炼化企业，５类机器设备一般对应到０５０７类（合成纤维原料生产装置）、０５０８类（合成纤维聚合物生产装置）、０５０９类（化学纤维设备）、０５１０类（化学纤维加工产品设备），如果资产对应到０５０６类（合成橡胶生产装置）或０５１１类（化肥生产装置）就是明显错误，对此应有职业敏感。又如炼化企业５类机器设备一般折旧年限为１４年，配套发电设备一般折旧年限为１８年或２０年，残值率均为３％。

（２）生产装置与成本中心的标准对应关系应与成本核算模块保持一致，适时更新。尤其要注意各装置中公用成本中心不应对应到某个具体生产装置上，这样才能保证ｅｒｐ 系统中月末公用工程的能耗分配分摊循环正确无误。

３．“五核对”

具体表现为：资产号与资产类别核对，即０２类资产的资产号必须是“２*”打头、０５类资产的资产号必须是“５*”打头；生产装置与成本中心、资产组号核对，这三者有内在的对应关系；资产价值与在建工程结算额核对，某项在建工程余额与其转增资产价值必须完全一致；资产类别与折旧年限核对，两者之间有必然的对应关系；次级资产与主资产核对，次级资产是主资产的附属资产，价值量较小（一般原值低于２ ０００元）或在生产过程中不能独立发挥作用。如泵的电机、管道的接头、风机的高强平头十字螺钉，次级资产与主资产在资产类别、序列号（所在地点）、库存注记、资产组号、成本中心、生产装置等方面必须一致。

４.“六询问”

这在转增资产经办人员提交新增资产信息表时非常重要。当面问清资产状况而且不限于书面表格内容，可以及时揭示问题，提高ｅｒｐ系统操作准确性。主要询问内容如下：

（１）是否是你单位资产。因为资产管理与使用统一才能体现责权利的结合，分清资产来源与归属，有利于实物资产专业化管理，有利于生产装置成本费用准确核算。如公用工程资产均为各单位生产装置配套使用，但这些资产发生技改、更新时经常与各单位的技改、更新项目同步进行，甚至在同一车间班组内。又如物流中心在各生产厂均有仓储设施，虽然在各生产厂界内，但这些仓储设施的更新、土建项目所形成资产与各生产中心无关。

（２）进项税是否计入资产价值。由于转增资产的经办人员大多来自各单位运行保障室，他们对国家财税政策不太了解，尤其在２００９年新税制出台后，对进项税是否计入资产价值感到困惑，这就需要我们宣讲政策，让他们明白税法改革对资产价值和公司效益带来的影响，好在以后的工作中积极配合，共同把公司资产管好。

（３）更新改造项目中的老资产是否报废处置。更新改造项目应关注老资产的去处流向，原则上老资产应在转增新资产的同时办理申请报废手续，走报废业务流程。如尚有利用价值，则作为备台，应报公司设备管理部门备案，同时做好台账登记工作，避免老资产无人过问，发生资产流失事件。

（４）能否独立发挥效用。它将决定资产初始入账是否准确，因它是区分主资产和次级资产的数据依据。特别要注意：当主资产报废时，所属次级资产不宜升级为主资产，而是要明确其所属次级资产的归属。它可以随同主资产一起报废处置，也可对应到另一条主资产下作为其次级资产继续存在。

（５）是某条生产线专用资产还是几条生产线公用资产。一般装置公用资产会对应多条生产线，因公用资产的折旧将摊入各生产线，所以它们不会对应到具体某个装置上，而是统一作为公司其他资产，即资产主数据中的装置代码为其他资产。

（６）服务合同是否做好。这涉及转增资产的前一道工序，就是从项目成本结算到在建工程资产都应做好服务合同。

二、减少资产

减少资产的核算操作和核销流程比增加资产复杂些，不仅要细心，还要有足够的耐心。因为一项资产从进入报废流程到取得中石化总部核销批复可能需要数月甚至一年的时间，但不包括以下两种特殊情形：一是各生产中心有缴款收入却无资产核销，即多年前资产已经核销、未处置，可今年处置产生了变价收入，我们就要追溯核实此资产在某年某月确实已经核销的记录；二是各生产中心申请资产核销却无收入，即报废资产以前年度作为废旧材料出售，收入已作为其他业务收入入账，而今年突然申请资产核销却既无实物也无收入。以上两种情形都不能立刻确定报废资产，需要核实后再作相应的处理。减少资产核算操作和核销流程，一般应注意以下几点：

１．确认此资产是否存在

因为受流程长、时间久、环节多、信息传递慢等因素影响，各中心偶尔会出现重复申报的情况，这就要求我们对走完内控审批流程的资产清单，一定再到ｅｒｐ系统中确认资产是否存在。

２．看资产是否符合报废或转让条件

主要包括实物资产技术鉴定状况、手续是否完备、提前报废资产的当月折旧是否已经计提、转让资产是否经过会计师事务所（资产评估师事务所）评估、资产净值审批是否在公司内控权限范围内等。

３．减少资产的涉税处理

财务人员应掌握相关要点并指导有关部门办理手续，尽力做到合理避税。

（１）界定减少的资产，首先要明确两个概念。①财税字［１９９８］６号文件规定，旧货是指进入二次流通，具有部分使用价值的旧生产资料和旧生活资料。如果固定资产不再具有使用价值，即不符合“旧货”的概念，对于这部分不再具有使用价值的固定资产出售时应将其作为销售废旧物资而非旧货。②符合财税字［１９９８］６号文件规定的“旧货”的概念，销售的固定资产如果仍有使用价值，符合《财政部国家税务总局关于旧货和旧机动车增值税政策的通知》（财税［２００２］２９号）文件所规定的“应税固定资产”条件，则根据该文件的规定按４％征收率减半征收增值税。

（２）在处置过程中应注意，从废旧物资招标环节开始，标的物要规范列示处置资产名称、材质、数量等，而不能将标的物标明为碳钢、不锈钢、铜管等材料，变卖收入的进账单及开票申请也要规范标注资产名称，单位以台、套、件计量，而非以吨、米计量，凭证及发票后要附处置的资产清单备查。

（３）根据《国家税务总局关于调整增值税纳税申报有关事项的通知》（国税函［２００８］１０７５号）第一条的规定，自２００９年１月１日起，对增值税一般纳税人申报抵扣固定资产进项税额的，需要按月填报《固定资产进项税额抵扣情况表》。若有２００９年及以后购进机器设备类资产报废或转让的，要在ｅｒｐ系统中按资本化日期检索出此类资产。只有提前了解相应规定，完整提供所需资料并履行相关手续，才能使企业真正受益。

三、资产转储及主数据修改

在资产转储及主数据修改方面，我们的做法是：资产调拨及资产主数据有误时，如资产合并拆分、资产号变更、折旧码变更、折旧年限变更、资产类别变更及价值量变更等，均应形成有ｓａｐ号的凭证，作资产转储处理；如资产组号、生产装置、成本中心、资产描述、使用情况、经济用途等变更，则直接修改资产主数据，书面修改申请备查，不形成有ｓａｐ号的凭证。

对资产暂估核算要强调暂估资产（残值率３％的资产且资产价值大于暂估值）正式转资后折旧的处理：除调整原值、原暂估时已计提折旧额不动外，其新折旧额＝（新原值×０．９７－暂估折旧）×使用年限。对涉及资产重分类的问题，可参照上述资产增加的不同业务类型处理。

四、计提资产减值准备

有两种情况我们要计提资产减值准备。一是报废资产，中石化总部资产处置管理规定（石化股份财［２０１１］３０号文）中明确规定：企业进行资产处置应当遵循“零”价值管理原则，企业在按照规定权限经过资产处置行为批准后，必须对报废的实物性资产、核销的不良债（股）权，在留足可回收残值后，全额计提减值（跌价、坏账）准备。中石化总部这一规定是“三重一大”集体决策的具体体现，目的在于规范资产处置行为，防止国有资产流失，杜绝出现账外账、账外资产。二是报废资产外的其他有减值迹象的资产，要经过中介审计后按内控权限逐级上报审批。

对计提资产减值准备在ｅｒｐ系统操作中要注意3个方面：

（１）当月折旧计提在先，减值计算在后；或在计算减值准备金额时，扣除本月应计提折旧金额。

（2）留足残值，比较资产净额与预留残值的差额，利用取整函数ｒｏｕｎｄ（）准确测算每项资产减值额，尤其要防止尾差（小数点后３位及３位以上）导致ｅｒｐ系统报错。

（3）关注当年新增资产计提减值合理性。２０１０年笔者收到各生产中心上报的3次资产报废前减值申请，逐一核实后均取消了该事项，或转作备台或修旧利废处理，重点关注当年新增资产计提减值符合谨慎性原则，也是防止资产流失的重要途径。

ｅｒｐ系统作为新管理工具的应用，为企业提供了丰富的管理信息和强大的管理功能，但在实际操作中，笔者认为若能充分利用其固有功能并加以开发，将对公司资产管理带来新的变化。如ｅｒｐ系统中的订单处理模块具有强大的查询和统计功能，目前订单处理模块主要应用于计量某项费用或某个项目支出，若将订单用来归集固定资产中的主要生产设备的产量与其成本费用配比，对生产设备的产量、费用、成本等指标就可以统计分析。又如目前仅实现了固定资产数据的增加、减少和修改等信息的录入和核算功能，固定资产的归口管理与现场管理职能所需的数据信息大多数仍在线下采集，若能及早开发条码系统，做到与ｅｒｐ系统的无缝衔接，实现固定资产的网上审核和签章功能，将彻底实现无纸化办公。再如随着中石化总部资产报表的不断完善，可以系统地开发一些客服化的报表工具，降低对账难度和出错风险。此外，提高ｅｒｐ系统操作人员的业务素质、合理划分权限、及时修订操作手册、定期考核培训都是很必要的。

主要参考文献

［１］中国石化企业会计基础工作研究课题组．ｅｒｐ环境下企业会计基础工作研究［ｍ］．北京：中国财政经济出版社，２００８．

［２］中国石化仪征化纤股份有限公司ｅｒｐ系统建设项目组．中国石化仪征化纤股份有限公司ｅｒｐ系统ｆｉｃｏ模块管理制度及用户手册［ｓ］．２００３．

［３］鲍茂红．固定资产增值税改革对固定资产会计核算的影响［ｊ］．会计师，２０１０（４）．