会议成功三部曲

会议成功三部曲

一个会议能否成功，有三个关键点——会前细致的接待方案、会中跟踪落实、会后总结。

会前策划方案细致全面会议策划方案细致与否直接关系到会议能否有序进行。在会议的接待方案中，除了对接待工作的内容和流程、计划要有细致的安排外，一定还要有一个清晰的责任分工表，清楚明了地标明主办、承办、会议酒店三方人员责任和分工，做到责任到人。很多做会议的人非常注重会议的方案中接待工作的内容和流程、计划是否完备，但在责任到人上不能非常明确，总认为即使有什么问题出现，现场工作人员也会应急处理。像在机场接参会代表这类的事情，虽然不是什么大事，但如果客人落地，场面温馨亲切，体贴周到，车辆服务及时到位，参会者会有良好的第一印象。但处理不好，会直接影响参会者对会议的第一印象；同时，也会影响其参会的情绪。所以，做会者应该特别注意接待方案的细致性，在每个环节，各方工作人员的“沟对”要完全到位。

会中跟踪落实责任到人是做任何事情成功的前提，那么是不是有了这个前提就一定成功？对于会议来说，这就有赖于会中跟踪落实了。会议不只是狭隘意义上的开会，它是个大概念，包含了开会以外的诸多事宜，如餐饮质量、会议环境、设备准备等。陈鸿南表示，每次办会之前，他都会让负责餐饮的工作人员到订餐餐厅预先品尝菜肴，然后确定“会议餐”的菜单。会议期间，会有专门的责任人现场检查“会议餐”与菜单是否相符，质量是否合格，若不合格，当场撤换。这种跟踪能从根本上杜绝“会议残疾”，生病再医，不如提前预防。这种“跟踪落实”应该贯穿整个会议活动的始终和方方面面，并且要施行金字塔式层层负责制，全面跟踪。

会后总结会后总结向来是办会者容易忽略的一个问题。一般情况下，会议结束后，主办方或承办方会给参会代表一张印有几个简单调查问题的表格，最后反馈回的问卷比例小，会议中存在的问题也不容易找出，承办方的运营商也不能有更多的机会总结经验。在此次molex年度销售研讨会议结束时，承办方改变了以往的做法，用了一份很详细的问卷调查与参会者做的细致交流，对于会议的成败有了十分明晰地反馈。承办方又把这些反馈信息第一时间发给运营商、主办方。这种做法，有利于三方共同成长，增进沟通，在以后的合作中会更见实效。会议的整体质量会越来越有保障。