浅谈加强电子文件中心建设，提升*公共信息管理水平

论文关键词：电子文件　电子丈件中心建设　必然性　主要作用　瓶颈问题

论文摘要：在信息化快速发展的今天，电子政务的发展与完善已成为国家执政能力提升的重要标志之一。电子丈件中心建设为政务公共信息如何高效快捷的运转、完善的归档与方便利用提供了更好的解决办法。但电子文件中心发展过程中面临的政务系统多头无序、归属及信息收集中的标准等问题亟待探究与解决。

随着电子技术和网络技术的飞速发展，信息化浪潮席卷全球，对社会生活的方方面面产生了日益深刻的影响。在我国信息化建设的不断推进下，电子政务、电子商务、办公自动化等日益普及，计算机辅助设计、网上审批、电子邮件传输等信息化手段普遍应用，这些都为*效能提高、企业生产经营发展、人民生活办事便捷提供了新的平台。而在此过程中，*各部门电子文件也大量产生，仅2006年据国家档案局的统计，*和国家机关、*企业已有将近80％的单位采用了办公自动化或电子政务系统，产生各种类型电子文件近2亿件，成为各项工作真实记录的重要组成部分。电子文件的管理已成为国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。

一、电子文件产生的必然性

1．*组织结构的发展为建立电子文件中心奠定了基础。党的十六届六中全会作出的《**关于构建*和谐社会若干重大问题的决定》，要求建设服务型*，强化社会管理和公共服务职能。我国*的传统组织结构是条块分割的二维模式，是纵向层级制和横向职能制的平面矩阵结构。在这种组织结构中，信息需要一层一层、一级一级地传递和处理。而电子政务以公共服务为出发点，借助“信息高速公路”，对*业务进行并行处理，强化了机构各职能之间的横向联系，相对弱化了纵向层级制，使*的组织结构趋向扁平化。WWw.11665.Com这使得在同一事务处理活动中产生的电子文件很难再按机构及其职能进行分类管理，同时，也使得小而全的机关档案室显得多余而低效，因此应运而生了如天津开发区公共档案馆和北京宣武区模式的“共享”档案馆。因此，按构建基于电子政务平台的电子文件中心是大势所趋，所以以为领导决策服务、为各部门工作服务、为广大人民群众服务为目的，积极主动做好电子文件管理工作，将更加有利于构建*和谐社会的全面开展。

2．《*信息公开条例》的发布为建立电子文件中心提供了新的支撑点。《*信息公开条例》(以下简称《条例》)公开发布，将于2008年5月1日起正式实施。条例从国务院常务会议通过(1月17日)到发布(4月24日)，再到正式实施，这部条例最根本的突破，是把信息公开变成*的法定义务。比如美国1966年制定的《信息*法》，一直到了1974年才实施。英国2000年制定信息*法，经过5年准备期，到2005年才正式实施。在性质上，将把信息公开从单方面的恩赐变成申请人的权利；在范围上，大大地扩大了信息公开的范围；从程序上，规定了多样而严格的公开方式，既有主动公开又有依申请公开，既有法定公开又有非法定公开，尤其是引入了依申请公开的形式；在法律地位上，条例作为国务院制定的行政法规，是目前信息公开领域效力层级最高的法律依据。在配套制度方面，条例要求*应当准备信息目录和公开办事指南，指定专门人员，提供查阅条件，在时限内答复，建立违法责任追究制度等。这实际上是打开了*信息资源管理的末端环节，必然会产生倒逼效应，促使*机关完善整个*信息资源管理制度。

3．电子政务系统的实施为建立电子文件中心搭建了可行性平台。电子政务系统是一种利用网络计算机技术来支撑的辅助办公的先进系统，它之所以受到机关、企业单位政务工作者的青睐，是因为：一是事务处理功能。由于党政机关每天从事大量的文稿草拟、文件收发、批复审查、督查催办、文字打印、会议组织等繁忙的事务，而电子政务可通过计算机对上述繁琐的事务进行快速数据处理，既节省了人办、降低了办公成本，又提高了工作效率。二是信息管理功能。实现电子政务，可以完成日常各项信息的收集、整理、存储、提取、利用和反馈等处理任务。电子政务通过信息管理手段，把各项孤立的事务处理通过信息交换和共享资源联系起来，获得准确、快捷、优质的功效。三是辅助决策功能。电子政务系统的建立，能自动采集和分析信息，提供各种可供领导参考的方案，可作为办公自动化辅助决策的有力手段。

辅助决策是一种高层次、智能型的系统，它可以根据大量的原始数据自动选出较为符合实际的决策方案。四是信息共享功能。各单位的信息可以分为内部使用的信息和共同使用的信息两大类。共同使用的信息为共享信息，建立电子政务系统的重要功能就是解决共享信息的提取和共享利用，减少信息冗余，提高信息利用率的综合管理水平。

二、电子文件中心的主要作用

档案是文件的归宿，电子文件和电子档案联系更加紧密，在信息化条件下，文档一体化和电子档案联系更加紧密，文档一体化已经成为普遍共识，电子文件管理工作做得如何将直接影响电子档案的真实、完整、长期可读；电子文件、电子档案也必将成为未来档案馆馆藏的主体。电子档案是国家档案信息资源的重要组成部分，做好电子文件管理工作，将有助于从源头上规范电子文件的形成、管理、归档，确保电子档案的真实、完整、长期可读，从而有利于国家记忆的长久传承。在*和国家机关，目前产生的电子文件种类复杂、格式多样，高达几十种；操作系统、自行开发的应用系统多种多样，也有几十种；电子文件管理的责任部门不统一，有档案部门管理，也有由信息技术部门、文件管理部门、业务部门或者几个部门共同管理。由此，也带来了电子文件运行管理中出现的安全保管、长久流传、共享利用等问题。电子文件中心的工作模式与以往的文件管理方式有很大的区别，主要表现在文件管理的连续和统一上。在完全依靠手工管理的时候，如果单位很分散，就很难实现对文件管理的统一与连续而在网络化的环境中，文件传递和控制的技术壁垒可以克服，同时也可以产生更高的工作效率。

1．电子文件中心的信息采集功能。电子文件主要负责实时收集党委、*各业务系统产生的电子文件，包括电子文件完整的元数据项目。电子文件处理程序不仅包括传统文书处理程序，如收文处理、发文处理和办毕文书的处置等具体过程的完结．还要求电子文件在处理过程中具备完整的元数据项目，保证电子文件的原始性；同时还包括对电子文件作出适当的价值鉴定和权限设置。电子文件的价值鉴定和权限设置，是指在电子文件的形成过程中，在其实时归档之前，就应该确定好该份电子文件需要保存多久，几年还是永久保存；也应该确定其可以公布的范围，是不公开，还是应该在本系统范围内或电子政务范围内亦或对社会公众公开。之所以把电子文件的价值鉴定和权限设置环节放在文书处理程序之中，除为了保证电子文件的真实性、原始性、可靠性之外，还因为这样可以更好地发挥业务部门熟悉业务、洞悉电子文件的制作目的以及与其他文件间的内在联系等优势。

2．电子文件中心的信息管理功能。电子文件信息处理是负责对数据库中的电子文件进行进一步的处理。首先是对实时归档的电子文件进行审计，主要核实电子文件是否具备完整的元数据项目，检查对电子文件的鉴定和权限设置是否合适；其次是对电子文件的信息内容进行处理，包括通过数据的聚类、提取，形成数据目录和主题．分解出元数据，使多媒体数据进一步融合、元数据进一步关联，并在此基础上形成各类数据库。最后对电子文件进行处置，将暂存的、只在短期内有价值的电子文件在保管期满后进行删除，将具有永久保存价值的电子文件按要求转入数字档案馆系统。

3．电子文件中心的信息服务功能。电子文件信息服务要根据用户的信息需求提供便捷、高效的信息检索途径和工具；同时还要按照政务公开的要求，适时适地向用户推送有关信息，积极主动地提供有关信息服务。电子文件中心信息服务模块提供的不仅是单件文件，还可提供与文件相关性的文件全宗。由于信息本身的作用范围以及出于安全的考虑，用户能够获得的信息或*可公开的信息都是有一定限度的，主要可划分为面向*各业务系统本身的信息、面向整个电子政务系统的信息和面向社会公众的信息三个方面。

三、电子文件中心建设需要解决的“瓶颈”问题

1．电子政务系统的多头无序。目前，我国各级*部门建立了大量独立的政务信息系统，政务数据资源分散在各个部门。这不仅造成了大量重复建设，提高了电子政务建设成本，而割裂了电子政务系统之间的联系，造成政务信息不能共享，电子文件管理与利用中面临的电子文件非科学管理与电子文件需求的矛盾。多数单位的电子文件处于自生自灭状态，正式电子文件往往只进行逻辑归档，电子文件的存贮载体不安全，信息记录格式不标准，电子文件生成的设备环境数据缺少登记，一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。电子文件的网络化利用趋势与电子文件信息安全的矛盾。现实状态下，单个单位无论从财力还是精力上，都很少有条件达到上述要求。因而成立一个专门的电子文件中心，负责政务网和公共网有限制的利用现行电子文件，并代为保管接收的电子文件，已经成为很多单位的实践需要。

2．电子文件中心归属问题。我国目前成立的电子文件中心，有的归*的信息中心，有的归*的办公厅，有的归档案馆，没有明确统一的归属，更缺乏协调电子文件信息管理与文件归档管理的法规，缺乏电子文件文档管理一体化的顶层领导机制。英国公共档案馆的专家认为，电子文件将逐步成为档案馆馆藏中现代档案的主流成分。美国国家档案馆成立了电子文件中心，文件中心对已经移交的nara(美国国家文件管理局)的美国联邦*的电子文件进行鉴定、登记、保存、保护并提供利用，电子文件中心分为两部分：档案服务分部和技术服务分邵。档案服务分部管理档案的鉴定、登录、加工及参考服务工作；技术服务分部负责中心管理的技术部分，在鉴定、加工过程中，该分部保护与管理着媒体并提供技术服务，从技术上辅助电子文件中心的工作。电子文件中心的工作人员不仅要对电子文件进行鉴定、保护及提供存贮与检索，还要从事专业档案工作的厂泛活动。

3．电子文件中心信息收集标准问题。我国电子政务标准化、规范化工作明显滞后于电子政务建设，强制性标准规范文件不多，建议性标准规范文件又缺乏约束力。各个部门自行开发或外包给it企业开发，开发出来的软件系统往往缺乏标准化、规范化，现有系统与以前系统的兼容性差，不同it企业开发的系统之间兼容性，*部门内部、*部门与*部门之间无法互联互通。从行政隶属关系上看，*部委与各个省、市、县相关厅局的关系可分为指导关系和直属关系。在电子政务投资中，属于直属关系的基本由*财政拨款投资，属于指导关系的由地方财政拨款投资。但不论谁拨款投资，都必须进行信息共享，这就要求从上到下统一规划、采用统一的标准规范，以便开展协同政务。目前，电子政务数据库、业务系统、*门户网站都缺乏标准规范。从解决电子文件存在的问题出发，文档一体化的管理成为了一种必须遵循的模式。前端控制、全程管理是解决电子文件的真实和完整问题的原则要求，这已成为国际共识，国家标准也要按这一要求制定。建立文件中心是从机构设置上实现这种要求，应该说比标准力度更大、更直接，更有保障。尽管目前一些机构电子文件所占的比例不如纸质文件多，而多数纸质文件与电子文件一同保管．但从发展的角度来看，电子文件必然会成为主角。所以这种超前的机构调整，无疑为避免电子文件损毁、丢失，从而长久与真实的保存提供了更为合理的选择。在网络环境支持的文件管理系统中，现行文件与归档文件已很难在管理阶段上截然分开，而强调对文件连续管理的电子文件中心恰恰适应了这种环境。

电子文件中心的建立要与办公自动化、电子政务和业务信息化系统建设相协调。电子文件中心的建立和运行跨越了以往的多个部门，往往由较大的网络平台支持。覆盖了办公自动化、电子政务和业务信息化系统。所以在这些机构的调整和系统设计过程中，是将电子文件全程管理控制融入其中的最佳时机。为避免电子文件中心建立的盲目性，应以建立国家法规体系为重点，加快法规标准体系和完善过程。参照国际上已有的经验教训和解决相关问题的通常做法，要实现对电子文件的连续控制，如果仅仅依靠机构和管理制度很难到位。也就是说除了必要的机构、人员、设备之外，需要在法律框架、标准体系、管理制度、技术规范的基础上综合运做才能保证目标的实现。目前，国内的电子文件中心建设尚处于探索和发展过程之中，加之*职能转变和机构改革也处于变化过程之中，仅靠地方或部门显然不行，必须从国家的高度和全国范围来组织力量，吸取国际经验，采取高水平的应对措施，才能有应对性的解决问题。