试析文件中心能否在我国推行

文件中心作为一种半现行文件的管理机构，能否在我国普遍建立和推广，这一问题在档案界存在着较大的分歧。这种分歧在实践上主要表现在：我国已经具备较为完善的机关档案室体系，我们还是否有必要推翻档案室而另建文件中心；文件、档案分别管理的现状及相对落后的信息（通讯）技术是否会成为推广文件中心的障碍等。本文意在通过分析我国文件中心的实践，其与外国文件中心的联系和区别，与基层档案室的关系等，阐明它在我国推行的合理性及实践的方式。

一、 我国文件中心的实践

我国的第一家文件中心是１９８８年成立的甘肃省永靖县文件中心，经过１０年的发展，参联机关已由原来的８家发展到２４家，主要有县*、县人大、县政协、县民政局、县计委、县经委等。它保管着各参联机关的文书、专业档案。永靖县文件中心为县档案局（馆）下属的一个股级单位，在县档案局指导下开展工作。其主要职责是：１、负责对参联机关形成的各类非现行文件进行收集、整理、分类、加工、立卷、归档、编目等工作，保证文件的齐全和完整，积极提供利用，为参联机关服务；２、将到期的档案及时向档案馆移交；３、鉴定、销毁保管期限已满、无继续保存价值的文件；４、维护各参联机关的使用和所有权，确保各类文件和档案的机密与安全；５、为参联机关复制案卷目录，以利查找；６、为参联机关编纂必要的文件汇集、大事记等资料。①

永靖县文件中心的优越性体现在：既可以节省费用，又可以提高管理效益；既可以保证管理质量并安全保管，又可以更好地集中提供优质服务。但它在实践中也存在着一些不足：１、各参联机关的档案意识减弱。WWw.11665.COm各单位认为第二年文件移交到中心后自己就完事大吉，以后就可以不管不问了；２、文件在第二年就移交进中心，有些还处于尚未处理完毕或正在利用的状态，这样做不利于文件或档案发挥其现行效用；３、收集归档的文件偏重于文书档案，而对声像档案等特殊门类和载体的档案归档意识不够；４、检索工具单一，只有案卷目录一种；５、编研材料不够深入，只限于编辑大事记和一些文件汇编。

二、甘肃省永靖县文件中心与外国文件中心的联系和区别

外国文件中心于２０世纪４０年代最先出现在美国，是二次大战期间，美国军事机关为了保管数量庞大而又不经常使用的文件，设立的临时性库房，这就是文件中心的最初形式。由于它适应了美国二战后的经济形势和管理半现行文件的需要，很快取得了法律地位。

目前，在世界上建立文件中心或类似机构的国家越来越多，它们都是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济的保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。其任务是：１、负责对半现行文件进行廉价的贮存和有效的保管，使机关摆脱半现行文件的沉重负担，从而大大节省文件管理费用；２、负责为文件形成机关及时提供优质、高效服务，经文件形成机关批准也可为其他用户提供服务；３、负责对半现行文件进行最终处置，从而保证进馆档案的质量。②

甘肃省永靖县文件中心与外国文件中心的共同之处在于：１、都是保存和提供利用不同机构形成的半现行文件的中间性机构；２、都是本着精简、节约、效能的原则建立的；３、它们都负责对档案的最终处置工作，即销毁或移交进馆。它们的不同之处在于：１、外国文件中心并不接收所有的半现行文件。它不接收保存期限很短（如２－３年）的文件；需要长时间留存在形成机关的文件不宜过早地移交到文件中心；文件在文件中心的保管费用必须低于在形成机关的保管费用，而且每盒文件的月利用率不超过一次。文件中心通过上述手段保证接收文件的经济合理。而在我国，则是在第二年上半年就需将上年度形成的文件或档案移交到文件中心；２、外国文件中心与档案行政管理机关只是业务从属关系，而永靖县文件中心则是同级档案行政管理机关的内部机构；３、由于我国与国外关于“档案”的定义和范围不同，所以外国文件中心保存的称作“文件”，而我国则称作“档案”；４、外国文件中心保持文件的原整理顺序，而我国则是由文件中心进行整理；５、外国文件中心提供原件进行利用服务的方式比我国丰富，但它们不从事编制检索工具和编研材料的任务；６、国外把文件中心比喻为“炼狱”，它们对文件最终转化为档案的鉴定非常严格，大约只有５－１０％的文件能够最终转化为档案进入档案馆保存，而我国在进馆档案的鉴定上要宽松得多。

三、在我国文件中心与基层档案室应共存、互补

文件中心和当前普遍存在的基层档案室功能是基本相同的，它们同为半现行文件管理机构，都处于机关现行文件与档案馆档案管理的中间环节；它们都兼具满足机关利用需求和确保进馆质量的双重任务。在长期的工作实践中，基层档案室也被证明了是一种适合我国国情，符合我国档案管理*和档案学理论的管理方式，它有效地保证了国家档案的完整与安全。但是，在当前社会飞速发展的情况下，这种“小而全”的档案室模式相对比较松散，难以达到集约化、规模化的管理，不利于档案领域人力和物力资源的有效利用。而且，很多基层单位的档案人员身兼数职，业务素质较差，人员流动频繁，档案室有时形同虚设，管理质量难以尽如人意。所以，基层档案室既有其存在的合理性，又有着明显的不足之处，全盘地肯定或否定档案室的做法是不现实的，在它现有体系上重建一套文件中心是不必要的。文件中心应作为档案室的一种共存和补充形式，结合实际灵活设置。成效比较显著的，如大中型单位档案室仍可保留；一些规模较小，办公地点集中，职能、性质近似的单位之间，可以尝试建立文件中心。

如果在几个单位之间成立了文件中心，文件中心就成为了这几家单位保管半现行文件的管理机构，它所发挥的作用应基本等同于基层档案室。但是，即使成立了文件中心，也仍然要让文件（档案）的形成单位负起收集、整理、归档的责任来，这样一方面有利于增强形成单位的档案意识和责任感，另一方面也有利于保证档案的齐全和完整。档案在形成之后，最好还是在原单位保存３－５年，以利于其现行效用的发挥。文件中心承担对文件从产生到最终进馆进行全面的控制和统一管理的职责。

四、文件中心的推广符合我国的工作现状

随着机构改革的深入和社会档案意识的普遍提高，文件中心将会出现在部分人员编制较少的省、市级机关和原本规模就比较小的地县级机关及一些国有小型企事业单位，其原因在于：

１、它符合效益的原则。一些小的省市级机关和绝大部分地县级机关，规模都比较小，业务工作量较少，对外联系相对较少，形成的文件数量也较少，如果每个单位都配备档案库房，并有专人负责的话，无疑会造成人力、物力的浪费，与国家提倡的“精简、效能”的改革精神相悖。

２、它符合我国机构改革的现状。随着我国政治、经济*改革的深入，国家机关削减了５０％的工作人员，国有企业也开展了减员增效的工作，档案机构、人员的削减首当其冲，省市级及以下的机关和一些中、小型企业很难再配备专职档案人员，档案的保管、利用工作都受到了一定的影响，文件中心恰好可以为这些单位提供解决问题的条件。

３、它有利于档案工作现代化管理水平的提高。一些规模较小，档案较少的单位如果使用计算机管理，无疑是大材小用，没有必要；有些单位档案人员编制较少，工作人员事务繁忙，无暇使用计算机管理；有些单位领导不重视，不为档案部门配备计算机；还有的单位档案人员年纪较大或业务素质差，不会操作计算机……这些都影响了档案工作的现代化管理与社会、单位的现代化管理水平同步发展。而成立了文件中心后，档案工作具有了一定的规模，又有相对稳定、数量较为充足、业务素质较高的档案人员，对工作的开展较为有利。

４、理论研究的深入为文件中心的建立创造了条件。近年来，我国理论界对于我国是否可以建立文件中心进行了多次讨论，意见虽不一致，但对建立文件中心的利弊分析得比较透彻，而且已有的联合档案室、文件中心又可提供借鉴经验，可以避免或减少在实践中走弯路，这些都为建立文件中心奠定了一定的基础。

文件中心这种管理方式在我国基层单位的档案管理方面有着很大的发展空间，但它的名称却值得进一步商榷。因为我国与欧美国家在文件何时转化为档案上认识不同，我国认为文件在形成之后的第二年上半年向档案室移交即成为档案，只有现行阶段叫文件，半现行和非现行阶段皆称为档案；而欧美的很多国家则认为文件进入档案馆后才叫档案，现行和半现行阶段都称作文件。如果我国把这个过渡性机构也称作文件中心的话，就混淆了我国关于文件与档案界限的划分，与档案的概念和文件转化为档案的条件等诸多理论相矛盾。所以，将这一半现行文件管理机构称之为中间性档案馆应更适合于我国档案管理的实际情况。

综上所述，中间性档案馆亦或文件中心，是适合我国当前国情、符合档案管理现状的一种管理方式，值得推广。

注释：

①《文件中心的理论和实践》，张启安 ，《档案学通讯》 １９９８．４。

②《外国现代档案管理教程》，韩玉梅主编，中国人民大学出版社。