高校二级学院行政秘书工作之浅析

摘要：高校二级学院行政部门通常设立了行政秘书岗位，该岗位是属于综合性行政事务岗位，其工作的好坏直接关系到二级学院各项工作是否有序开展，因此必须明确其岗位职责和特点，才能圆满完成工作任务，为学校的发展贡献力量。

关键词：二级学院 行政秘书 工作职责 特点

在我国高等教育快速发展和改革的背景下，高校的二级学院已逐渐发展成为教学、科研、管理为一体的相对独立的单位个体，其在高校的位置和重要性也越来越凸显。而行政秘书作为二级学院教育工作管理者，是行政管理的基层岗位，承担了执行、联络、沟通、协调等大量事务性工作，而不再是单纯的“收发文件，打打电话，抄抄写写”，从一名简单的办事员转变成参谋员、协调员、服务员。

1 行政秘书的工作职责

一是文字工作。起草二级学院发展规划、工作计划、报告、总结、决议和行政规章制度；起草、审核、编号、校印、分发文件；整理和保存会议记录、会议纪要；收集、整理、立卷、归档、保管和利用各类文件资料的服务工作；文秘、档案等岗位的管理工作；按照学校管理的规定，使用和管理印章、介绍信、证明信；接洽及处理公函、电话、电报、电传等政务工作。

二是人事工作。按照学院统一的教师工作量核定标准，做好教师工作量的考核工作，并上报学院教务处；计算和审核教师课时津贴和行政人员岗位津贴；负责教职员工的考勤、评教、年度业绩考核工作；负责教职工岗位竞聘、职称申报评定、人事调动、奖惩等工作。

三是日常行政工作。在院领导的直接领导下，组织、协调与管理办公室工作，检查、督促落实情况，保证各项工作正常运行；开展院建设、发展和管理等重大问题的调查研究工作，为院领导决策提供依据和建议；筹备、协调、组织院各类会议，做好对外接待与联络、对外信息发布、对外宣传工作；协助院领导处理日常行政事务工作，完成部门领导交办的其他工作；负责院资产管理工作、办公用品和办公设施的领取和管理、发放和报刊杂志、信件的分送工作；处理其他一些突发事件和临时性事务，并及时向院领导管理层汇报请示。www.11665.CoM

2 行政秘书的工作特点

一是政治性。坚持鲜明正确的政治导向是做好行政秘书的必要前提条件。高校行政秘书应该切实关心国家时事政治，及时了解国家教育发展和改革动向。遵守学校各项规章制度，贯彻学校各项精神和指示，掌握学校工作动态，学习和研究领导讲话和文章，要以良好的精神风貌和思想状态、强烈的事业心和工作责任感，爱岗敬业，忠于职守，无私奉献，认真履行行政秘书的工作职责。

二是事务性。行政秘书的工作头绪较多，涉及到二级学院的方方面面。每天工作量繁多且琐碎，从会议的通知、文件的整理传阅、来电来访的接待到领导交待的各项工作、教师学生的联系服务、资产管理、财务报销等等“大大小小”、“婆婆妈妈”的事情，而且还要兼任党务、工会等，工作不定性，几乎包罗万象，通常几件事情一起干，每一件都要仔细认真对待，不能有半点马虎。因此，行政秘书虽然天天忙，月月忙，可是年终总结确实忙忙碌碌一整年，兢兢业业无成绩，显现不出其重要性。但是，还是要求行政秘书要有科学的工作方法，提高工作效率，从大量琐碎的工作中整理头绪，统筹安排，为师生服务，为学校发展服务。

三是协调性。行政秘书工作涉及的范围广，交际的人多，从各级领导到学院教师学生，从各个职能部门到校外合作企业，这就要求其必备较强的沟通协调能力。在高校的二级学院里，行政关系呈现纵横交错的复杂网状关系，行政工作要多个方面、多个部门相互配合协作才能完成，故行政秘书处在行政管理部门、师生的信息交汇点，同时也是各种行政矛盾的集中点，因此行政秘书必须协调好于上级领导、各个行政管理部门、师生、教研室、教学秘书、辅导员等关系，团结协作，责无旁贷地承担起承上启下、联系左右的作用，与各个部门保持良好的合作关系，善于分析和处理复杂关系，政策灵活、行动果断、处事稳妥、勤于思考，提高自己的沟通协调能力，创造一个和谐有序，相互协作的良好局面。

四是参谋性。行政秘书不仅仅只做好学院的行政事务工作，还应当充当领导的考察团和智囊团。在平时的工作中，通过各种途径，深入要教科研、行政的第一线，了解各个工作环节，熟悉教研室、实验室的教师队伍建设、资源配置情况，熟悉各位老师、行政人员的秉性，取得第一手资料，及时收集、整理、解决各种问题和矛盾，认真总结，坚持从实际出发，实事求是向领导汇报，善于发现新经验，提出中肯意见和方案，为领导决策提供最原始准确的资料。同时要注重全局性，多角度观察，全方位思考，避免顾此失彼，努力促成决策的科学合理性。但是在工作中也要准确把我角色定位，只能“参与谋”，而不能“参与断”，当好领导的助手和参谋，把为领导出谋献策的思想深入到工作中，尽职尽责当好参谋员。

五是服务性。行政秘书要充分认识到工作的意义，树立全心全意服务意识。一是服务领导，认真及时完成领导交待的各项任务，为领导提供直接的辅助服务，做好后勤服务工作，开拓思路，掌握和熟知领导工作程序，准确把握领导意图，使学院的各项工作能够有条不紊地开展，为学院的发展打下坚实基础。二是服务师生。教学为立校之本，要切实为师生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，为教学活动顺利开展做好前期准备。在为教师服务过程中，耐心细致，工作到位，确保年度考评工作、职称评审、师资进修等工作顺利开展。对待学生要以诚相待，爱护学生，及时帮助学生解决问题和困难，热情为学生服务，做好管理育人。三是服务各级相关行政部门。高校二级学院行政秘书接触的部门较广泛，涉及到院办、组织人事处、科研处、财务处、学生处、教务处、设备处、纪检处、宣传统战部、工会、实训中心、图书馆、后勤处、各二级学院等相关行政部门，要牢固树立全校一整体的思想，学校整体利益优于二级学院，真正做到相互沟通交流、相互理解、相互配合，及时传递相关信息，落实各项日常工作，同时也要协调好与其他二级学院的关系，为二级学院更好地与其他部门合作打下基础。

总之，要想成为一名优秀的高校二级学院行政秘书，首先要清楚认识到其工作本质，明确其自身职责，树立良好的服务意识，端正工作态度，勤奋好学，认真掌握更多的工作技能，勤勤恳恳，踏踏实实，认真完成每项工作，为新时期学院发展贡献自己的力量。

参考文献：

[1]肖荣英.用科学发展观指导新时期高校行政秘书工作的思考[j].科技创新导报，2010.14.

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