基于事件的现代会计信息系统的构建思路

二十一世纪人类进入了信息化时代,信息化给人类社会带来了巨大的变化。企业面临着前所未有的激烈竞争。企业要适应现代市场竞争就必须实行企业管理信息化。会计信息系统是企业管理信息系统的一个重要的组成部分,其在企业管理和经营框架中处于基础性和关键性的地位,为企业信息化战略提供最基本和最关键的决策数据。传统的基于“价值”的会计信息系统已不能满足企业现代化管理的需要。

一、传统的价值法会计信息系统的原理及缺陷

传统的价值法下的会计信息系统是建立在会计循环和会计恒等式的基础上的。其核心思想是分类系统,即将会计反映的对象具体化要素,最终体现在用于分类的会计科目上,人们使用会计科目和复式记账法把会计主体的资产、负债和所有者权益的财务度量结果分类汇总,用财务报表将汇总的数据提交给用户。主要的财务报表包括资产负债表、利润表和现金流量表。传统的价值法会计信息系统是在信息处理水平较低时期产生的,借助分割汇总细节的方式,来弥补和适应人脑记忆力和细节处理能力有限的不足。Www.11665.Com随着信息技术的不断发展及其应用成本的不断降低,计算机化的传统价值法会计信息系统,也只是利用信息技术使得会计循环实现自动化,这种体系结构的本质并没有改变,其缺陷暴露得愈加明显:

(一)价值法下的会计信息系统的体系结构没有实现企业内的数据集成

目前的企业管理信息系统为企业中的各个职能部门,从不同的管理视角各建立一套专用信息系统来满足不同的信息需求。各个子系统有各自的分类方法,各自从同一业务事件中选择、记录、加工与传递该业务数据的一个子集,出于各自管理目的的不同,导致整个企业管理信息系统内各个子系统的数据不一致、信息隔阂和大量数据重复存储,产生冗余。

(二)该体系结构仅采集了企业会计事件的会计数据子集

传统的会计信息系统并没有采集企业组织的所有业务事件的全部数据,只是将影响企业组织资产、负债及权益的业务事件,即会计事件予以关注,并仅将会计事件的发生日期和以货币计量的财务影响采集并记录到会计系统,而对不影响企业财务报表的事件及业务事项,如生产力、执行情况、可靠性之类的其他非货币计量的信息未予反映。该系统的这种信息采集方式,使系统辅助管理决策功能非常有限,大大限制了信息使用者管理和决策企业组织业务活动的能力。

(三)数据并没有在业务活动发生时被实时记录和处理

采集会计信息是在业务事件发生后,即使是在电算化条件下,会计数据也是按天、周甚至月来进行收集和处理的;在手工方式下,财务报表还必须经过审核、记账、对账、账项调整等一系列会计循环,通常要到月底结账后,才能出具会计报表。显然,会计信息的不及时,必然降低其相关性。在市场需求瞬息万变的信息时代,时滞性大大影响了会计信息用作实时决策的价值。

(四)该体系结构以高度汇总的方式重复采集和存储数据

在价值法会计信息系统中,原始凭证包含了业务活动中会计事项的较详细数据。这些业务活动的一部分数据以记账凭证的形式被记入会计信息系统中,然后汇总记入日记账、各总分类账及总账,最后生成报表。这种处理方法重复存储数据——同样的数据被重复存储多次,区别仅在于汇总程度不同。数据被汇总记入日记账或分类账后,就很难以将其分解以反映业务事件的本来面目。传统会计信息系统为输出会计报表,将业务数据按照会计报表视图的要求提取、记录、存储,并按照一定标准汇总数据,只能满足部分信息使用者群体的需求,而排斥了信息使用者的其他信息需求,未提供这些需求所需的相应信息汇总标准。

(五)传统会计信息系统存储的数据没有包括业务活动的所有信息

视图是指企业处理的业务对象中所包含的信息,即执行具体功能的活动的输入、输出数据以及这些数据之间的逻辑关系。传统会计信息系统预先假定信息使用者是确定的、且都是相同的,即对会计报表的需求是相同的。而未能存储满足形成业务活动不同视图的所有数据,限制了使用者从不同角度探究、分析企业的经营管理活动。

由此可见,传统的会计信息系统所提供的信息已经不再满足为适应迅速变化的外部环境而产生的多角度的管理需求。如果不能用更加科学和高效的方式生产出信息用户决策所需要的信息,会计信息的价值会越来越有限。仅仅将会计流程予以电算化,实现会计流程的自动化,并不能改变手工环境下的本质。因此,必须对传统会计信息系统进行彻底的脱胎换骨的改造。“传统会计犹如一艘已航行500年的大船,过去500年的风浪和急剧变化的海洋和地球生态环境已使它千疮百孔。为什么我们非要花力气补丁加补丁地维护这个老古董而不选用最新技术材料来另造一艘新船。”

二、基于事件驱动的会计信息系统设计思路

(一)基于事件的会计信息系统的基本概念分析

为了更好地理解事件驱动的会计信息系统,首先要了解几个基本概念:业务过程、信息过程和事件。

1、业务过程(businessprocess)

业务过程是指直接或间接为客户创造价值的一系列相关逻辑活动的有序集合。业务过程是根据决策者经营理念、管理目标和特定的环境设计的,将组织中的采购、生产、销售、财务、人力资源等职能领域联系起来的基础。一个极为严密的组织架构和科学的业务过程发生危机的概率肯定要比不合理的组织体系和混乱的业务过程少得多。

组织通过开发和提供满足顾客需要的商品和服务来创造价值。而商品和服务是通过一系列的过程来实现的。不论所提供的商品和服务的种类如何,每个组织都至少有三种类型的业务过程。

(1)获取/支付过程。获取/支付过程是为了获取企业所需的各种资源和为获取资源支付款项的活动。主要包括:获取、接收企业所需要的商品和服务,支付实收商品和服务的款项,以及适当维护获取的商品和服务,并在需要时提供商品和服务。

(2)转换业务过程。转换业务过程是将获取的资源转换为提供给顾客的商品或劳动服务活动。通过转换过程,将最初获取的商品和服务转换为满足不同的个性化的顾客需求。

(3)销售/收款过程。该事件包括一系列与交付商品和服务给顾客并收取款项的过程。

2、信息过程(informationprocess)

信息过程是指信息的挖掘、传递、反馈的整个过程。一般可以把企业的信息过程分为三类:实时记录业务活动数据;存储和维护企业相关数据并实时更新;为信息使用者提供信息。企业决策者利用这些实时相关信息做出正确、相关的决策。当组织的业务和管理过程变化时,信息过程也随之变化。当业务过程、信息过程和管理过程融为一体时,组织完成其目标的可能性和效率大大加强。

3、事件(events)

业务过程可以分成一系列独立的业务事件。过程中的事件分为三类:业务事件、信息事件和决策/管理事件。业务事件是在业务过程中执行的向顾客提供商品和服务的业务活动。

信息事件与信息过程相关。也可以分为三类:记录业务事件的有关数据、存储和维护数据、为决策者提供有用信息。信息事件与业务事件的关系是:业务事件触发信息事件。例如:“向供应商采购商品”是一个业务事件,而“记录本次采购数据”和“传递发票”等则是信息事件。

决策事件是管理者或其他用户在计划、控制和评价业务过程时的决策活动。会触发业务事件或信息事件。如:更新设备决策时触发购买设备业务事件。当决策者评估业务过程时,触发报告有关信息事件。

(二)基于事件的会计信息系统的结构设计

基于业务活动(事件)驱动的信息系统体系结构彻底打破了仿真手工的会计信息系统的结构模式,能够为管理决策提供更有效的信息支持,符合信息技术和信息系统的发展方向。事件驱动的信息系统体系结构如图1所示:

这种事件驱动的会计信息系统,利用了现代信息技术将大量业务事件数据在业务活动发生时,实时地采集并存储在业务事件数据库,而不作任何加工处理。信息使用者通过人机交互平台请求事件触发,并驱动系统相应的报告工具,按选定的信息处理规则处理源数据库中的业务事件数据,再通过人机交互平台向信息使用者报告所需要的视图输出。这种基于事项会计的会计信息系统的设计,运用了被称“三库理论”的开发技术和事件驱动的实现方法。“三库”就是指源数据库、(用户)目的库和报告工具库,三库彼此独立。

数据库是实时动态的,是企业业务活动中业务事件的所有数据,包括财务信息和非财务信息。(用户)目的库主要通过人机交互方式,了解信息使用者的信息需求,确定用户需要的信息报告模板。报告工具库相对稳定,可细分为模型库、方法库、知识库等。模型库主要包括各种核算及管理决策模型;方法库包含各种或选的计量、估价及表达方法;知识库存放各种法令规则、技术方法的解释及示例,并且还可能包含一些与决策有关的判断、选择、分析和推理等知识。报告工具库提供了可供信息使用者选择的各种信息处理规则,几乎能支持所有视图的信息需求。“三库”之间的逻辑结构如图2。

基于事项会计的会计信息系统,采用了事件驱动机制实时地采集并记录业务事件数据,实现企业组织对日常业务活动的响应和处理。这个系统是企业组织业务事件的一个即时处理中心,系统运行在一个操作型数据库系统(业务数据库rdbms)环境下,主要是面向顾客应用,支持大量的基本日常事务处理和操作型数据的查询处理。该系统的特点是,数据处理频率高、速度快,及时给予用户响应;系统已被训练成根据企业组织建立的一系列规则来处理并报告所发生的业务事件,是一个联机事务处理系统oltp(on-linetransactionprocessing)。

这种操作系统是典型的结构化系统,它虽然能自动地快速响应和处理大量的日常业务事件,但是仅能提供少数方法来输入或访问所管理的数据,不能很好地支持分析决策。

在日益激烈的市场竞争中,一些企业组织为保持和提高竞争性和可盈利性,正力图将操作系统中大量业务数据扩展到联机分析olap(on-lineanalyticalprocessing)。其处理模式即是联机分析处理olap,企业组织借助联机分析olap可从中得到各种面向主题的统计信息和经过计算的结论,即商业智能应用到系统来支持分析决策,以满足用户的信息需求。信息系统有更好的访问信息,无疑有助于企业组织取得竞争优势。而数据仓库技术是实现这种联机分析处理的关键,取得竞争优势的要求驱动着一些企业组织掀起了建立基于企业数据仓库系统的研究热潮。

三、结论

信息技术的飞速发展,互联网和电子商务的广泛应用,加速了全球经济一体化的进程,企业也面临着前所未有的激烈竞争,管理信息化是企业适应现代市场竞争,实现现代管理、长期发展和提高企业核心竞争力的关键环节。会计信息系统是企业信息系统中重要的组成部分。建立科学完善和及时高效的企业会计信息系统,可使企业充分利用已有的各项资源,迅速作出正确的决策,以适应日新月异的经济环境,不断发展壮大。拥有完善的企业会计信息系统,企业就拥有了独特的核心竞争力,就有了新的更高层次的发展平台。

[1]欧阳电平,陈潇怡,论信息技术环境下会计信息系统的演进[j].武汉大学学报(人文科学版).2004,第57卷,(4).

[2]阿妮塔·s.霍兰德等著,杨周南等译.现代会计信息系统[m].北京:北京经济科学出版社,1999.12

[3]baymondmcleod.jr.georgeschell著,张成洪等译.管理信息系统[m].电子工业出版社,1999.3,178

[4]张波.基于网络技术的企业会计信息系统构建[j].商业时代,2005(17)。