哈佛的经费是怎么花的

近年来，国内高校，特别是一些重点大学，各种基金包括职业基金和科研基金一直在不断上升。与此同时，国内高校的教育科研经费问题也越来越多，有很多人因此而入狱。出于这个原因，我们不妨看看美国的学院和大学是如何规定各种基金的使用范围的，其中许多可能值得借鉴。

■郭英建

哈佛雕像

两大资金来源

哈佛文理学院是哈佛最重要的学院。它有几所学院，包括哈佛大学本科学院和哈佛大学文理研究生院。它所颁布的相关法规具有广泛的含义，在哈佛颇具代表性。

应该指出的是，在哈佛，联邦*和学校对资金管理有不同程度的规定。作为一流大学，文理学院也制定了自己的相关规定。再往下，相关部门也会有自己的规定。值得注意的是，从*到学校再到大学的自上而下的规则比第一级更严格。另一方面，下一级的相关规定不会与上一级相抵触。

和其他美国大学一样，哈佛有两个主要的资金来源，一个是联邦*，另一个是非联邦*。前者通常包括来自*部门的项目资金，如国家卫生研究院、国家科学基金会和美国国防部。后者主要是美国基金会或行业的费用，以及来自国际来源的项目资金。

在哈佛，公共支出主要来自这两项基金。

这些规则清晰明确。

像美国的所有行业和领域一样，规则永远是第一位的，而且规则非常具体和清晰。在哈佛文理学院，有一个特别的财务办公室，负责制定和解释相关的规则。众所周知，最昂贵的开支是旅行和相关活动，如餐饮、住宿，甚至是官方接待。为此，哈佛大学文理学院发布了《旅行、商务用餐和接待经费使用办法》。

该条例明确规定了相关问题。例如，该方法适用于哈佛员工甚至非员工，但也适用于哈佛企业。另一个例子是《办法》规定，学院各系负责相应的审查、审批和报销，并负责与哈佛大学和文理学院的相关财务人员保持联系。当然，这种方法中最重要的一点是，它规定了关于航班、汽车租赁、个人车辆使用、住宿、餐饮、商务餐、招待餐、随行家庭成员以及随之而来的餐饮和住宿问题的规定。此外，还详细解释了各种例外情况。当然，偿还资金的过程既复杂又耗时，这自然需要更详细的解释。最后，还有一些附录，如如何快速订购机票，如何快速确定酒店等，以及接待的简要说明。

例外是预先规定的。

资金的支出是明确界定的。如果我们以行为为例，我们不能离开旅行、住宿和食物这三个主要问题。

以航空旅行为例，相应的规定包括:(1)票价:所有员工应购买最低票价；即使是经常旅行的人也不应该买最低的票价，因为他们想增加里程。(2)舱位:在美国(包括加拿大和墨西哥)旅行，6小时以内的航班应购买经济舱，6小时以上的航班可购买公务舱。国际航班(包括去阿拉斯加和夏威夷)可以购买商务舱。除非事先获得批准，否则不允许使用头等舱。(3)航班:任何使用*资金的航班必须在美国境内，优先考虑与哈佛有合作关系的航空机构推荐的航班。(4)升级:如果个人是航空公司的常客，他可以使用自己的飞行里程来升级他的客舱，这需要在他回来报销时进行解释。但是，个人里程不得用于购买机票，否则将不予报销。

当然，在旅行的过程中，最大的可能性是例外的出现。对此，这种方法也提前想到了可能的对策。例如:(1)如果一名家庭成员陪同他或她，他或她将不会得到补偿，除非事先获得艺术和科学学院首席财务官的批准。(2)虽然前面已经规定了正式用餐的标准，但有些活动的用餐可能会超过这个标准，如筹款宴会或员工招聘等。有时消费是无法控制的，所以那些事先批准的会在事后报销。哈佛位于波士顿，靠近纽约和华盛顿。因此，学校和铁路运输部之间有一个协议。如果你选择铁路，你可以买到商务舱，尽管距离很近。如果你在美国坐火车旅行超过6个小时，你还可以买到头等舱。

给我们的启示

在阅读了哈佛大学文理学院的相关规定后，我个人觉得有三件事:

首先，哈佛大学文理学院的指导思想和原则是明确的:资金应该合理使用，并为大学和个人提供合理的价格；同时，它不允许教师从中获利，也不允许个人受苦。这一想法的关键在于认识到资金来源的重要性和个人作为资金使用者的主导地位。换句话说，管理部门应该保护基金提供者(无论是机构还是个人)和受益人(即基金使用者)的利益。然而，在我们的相关规定中，更多考虑的是基金提供者(可能是*部门或社会组织)的利益，而基金接受者本身的利益却被遗忘，甚至被忽视。就我个人而言，我认为这应该引起相关部门的重视。

其次，这种方法不仅适用于明确的对象，而且还规定了一切细节，不会引起误解或不同的解释。因此，哈佛文理学院的所有教师和员工都必须阅读和学习这条规则，否则，他们不仅在支出方面会有问题，而且在报销方面也会遇到问题。当然，即使在哈佛，每个人都会抱怨这种繁琐的规定，但总的来说，每个人都会努力学习，遵守规则。在我国高校，教师、学生和员工在资金使用上遇到困难，尤其是在报销方面，主要有两个原因:一是高校财务报销制度要么不透明，要么不够详细，相关规定的解释掌握在财务人员手中，他们既不知道也不掌握，甚至不为自己辩护，或者为自己辩护没有效果；第二，员工自己可能没有足够重视相关的规定，没有认真研究。当他们申请报销时，他们发现许多费用不符合规定。为了解决这一矛盾，学校的财务部门和教师、学生以及员工都应该做出努力和改变。

第三，这种方法对各种特殊情况作了相应的规定，这些规定基本上是人道的。此外，即使不在规定范围内的例外情况也可以通过事先批准或在返回后的规定时限内通过解释和报告来解决。然而，在使用我们的资金的过程中，几乎没有例外涉及到相关的规定。然而，很难妥善解决一些必要的和超额的费用，后来实际发生。事实上，我们听到的最常见的句子是:“金融有铁的纪律。”我个人认为，虽然金融应该有纪律，但也应该有刚性。然而，这样的纪律不应该是铁的，而是应该随着时间的推移而改变，也应该有它的人性化。毕竟，资金是为人服务的。我衷心希望我们的高校能够从哈佛的资金使用方法和规则中得到启发，从而改进我们自己对高校资金的管理。

(作者是*民族大学外国语学院院长)

《中国科学日报》(第7版观察，2014年4月17日)