山西票号的会计组织机构及内部控制

【摘 要】 山西票号的 会计 组织机构基本具备 现代 会计组织机构的规模和形式,其内部控制包括内部分工、账簿控制、报告控制、内部稽核、密押制度等方面,其内部控制的到位,是山西票号在长达百余年的时间内成为“海内最富”的一大原因。

山西票号之所以能名震中外、汇通天下,在19世纪20年代诞生,到20世纪初达到鼎盛,执全国 金融 业之牛耳,其主要原因有三:第一,票号资本作为生息资本或是银行资本适应了当时的社会 经济 环境;第二,晋商与清廷之间的结托关系使其把握商机,充当了清廷的财政工具;第三,严谨的经营作风、创新的金融工具及严格的内部管理机制是其生存 发展 的内在基础。其中,票号的组织机构设置,尤其是会计组织机构的设置之严密在当时都极具超前意识,其会计内部控制既起到了防范金融风险的作用,又是票号能在长达百余年的时间内成为“海内最富”的立足之本。

一、山西票号的会计组织机构

(一)山西票号会计组织机构的设立

账房——作为山西票号的会计组织机构,专司账务处理。每家票号设立时,都设置账房或指定专人负责银钱和账目工作。随着票号经营业务的不断发展,在账房内部逐步完善了会计职位的设置,负责各种不同事项的处理。

1.总号账房

在总号,账房一般设有管账、副管账各一人,帮账若干人。

管账先生,总理全号账目,负银钱出纳之责。wWw.11665.CoM即不仅管理总号账目,也包括分号账目。管账先生所负的银钱出纳之责,是票号库存的大额银两的出纳。如每天营业开始或营业中,柜存的银两不足支付客户时,由柜房向账房领取银两。营业终了,柜台将当日结余的大额银两交与账房。若哪一家分号现银短缺,由总号调剂或调运现银给分号等。

副管账,协助管账先生管理账目。帮账在副管账指导下,助理各种账簿。帮账多由入号一年以上的员工担任,借此加以业务练习,故无固定名额。

2.分号账房

山西票号的分号一般设有管账一人,总理分号账目,并负银钱出纳之责。至于设不设或设几位助员,则根据分号业务规模和需要而定。清末,在上海设立的分号,其账房设置与钱庄账房设置相同,分为内账房和外账房。内账房负责总清账, 计算 利息,编制月清和年 总结 等。外账房即汇划账房,负责票号与客户之间的相关账务处理和日常核算。

(二)山西票号各级会计组织机构的任务

山西票号总、分号账房的任务不完全相同。分号作为总号的派出机构,主要从事各种经营活动。因而,分号账房的任务是记清分号的经营事项,并向总号进行财务报告。

总号作为票号的总部,负责全号经营活动的组织、管理与调度,另外也设有门市,从事经营活动。因而,总号账房的任务是既纪录总号的经营事项,又负责全号的汇总与决算。

(三)山西票号会计人员的任职要求

账房在票号经营中处于很重要的地位,发挥着非常重要的作用。因而,票号对账房的任职人员要求很高。不仅要求品德可靠,而且对业务技术水平也有相当高的要求。凡是到账房任职的人员,必须毛笔字写得好,算盘打得准,头脑聪明,做事认真稳重。对于初招入号的年轻人,必须是经过一年以上的学徒训练,经考查、考验适合搞会计工作的人才能允许进账房做帮账。帮账必须听从副管账或管账的嘱托,帮账若干年,技术娴熟,熟悉了账房的各种账务后,才有可能得以提升或派往分号任职。

(四)山西票号会计组织机构的特点

可以看出,山西票号已有自己独立的会计组织机构,其账房已从业务部门脱离出来,形成专职机构。山西票号账房内部,通过设置不同的职位,基本形成了会计工作的分工。总、分号账房之间,通过定期进行业务报告,为总号审核分号业务,从而控制整个票号,调度资金,统筹安排经营,提供了基本条件。总之,山西票号会计组织机构的设立已具备了现代会计组织机构的雏形。

但是,山西票号并没有明确规定账房不得涉足银钱,有的票号集管账和管钱两种职能于1人之身,这在现代 企业 财务制度中是万不可取的。在长达百年的票号史上很少听到会计舞弊的事情,除在内控方面做得比较突出外(后面将述及),主要因为票号在用人上较为重视,具有严格的选拔制度,一般只用山西当地人,另外进入票号还需有人作保。除此之外,在选拔人员上尤其重视出身和品德的考核,进入票号后除进行大量的业务培训外,还进行道德方面的 教育 ,要求他们重品德、重诚信,重视员工的效忠精神,极具传统的

除以上两种报告之外,票号总号每年还要做一年度 总结 ,将本年的经营状况作一总的报告。这份报告称为“清单”,是呈送给票号股东的。它是总号汇结各分号年总结后,再加上总号本身业务综合编制的向股东报账的一种方式,类似近代银行的决算报告。到大账期之年,该报告还要算出每股应分红的数字。

由此可见,山西票号的业务报告制度已具有了很高的水平,达到了精致化的程度,其中的许多做法在 现代企业 中还在应用。由此,票号的最高管理层,可以及时准确地了解经营状况,把握市场动态,从而牢牢掌握经营的主动权。

(四)通过内部稽核进行内部控制

山西票号实行多环节的内部稽核制度。这些环节包括依据流水账记录过入分类账环节;将分类账和现银账记录汇入“月清”和“年总结”环节;期末的结账环节;派员赴分号稽核检查环节等。

山西票号的分类账依据流水账记录逐笔过入,“月清”和“年总结”根据分类账和现银账的记录和结果进行汇编。为了保证所过账目和编制的财务报告准确无误,票号账房在过账和汇编过程中,要对原账簿记录和新记账目一一进行核对。凡经过核对的账目均在其最顶端注有“o”或“√”,或写有“兑”字。这样一目了然,可使人明白哪些账目已经审核无误。

山西票号账房于月末时,还要进行结账。如对现银账按照“旧管+新收-开除=实在” 计算 确定月末账面结余数,再对账面“实在”数与实际结存数进行核对。通过核对,可发现账簿记录和银两管理中的问题,实行 会计 的内部控制。

(五)通过密押制度进行内部控制

票号用以汇兑款项的主要凭据是汇票。山西票号遍布全国各地,所以对汇票的使用数量相当之大。为了保证异地汇款所用汇票真实可信而不致被造假仿冒领取汇款,经过不断摸索,山西票号创造了一种密押制度,无论在汇票的形式还是内容上,都做了精心的设计。

从票号的形式上看,各票号大致相同,多用特制的纸张来做汇票,这种汇票表面上看甚为简单,似乎容易制造,但特制的纸是不容易仿造的。如平遥蔚泰厚的汇票纸,以绿线红格,由平遥县一处印刷,各分号均用总号之纸,若坏了一张,必须寄到总号备数,其汇票纸夹有水印“蔚泰厚”三字。各票号汇票的书写,责定专人,用毛笔书写,并将笔迹报告总号并通知各分号,以备查考,各号收到汇票,与预留字迹核对无误,方能付款。另外,票号书写完成后,必须加盖印鉴,有抬头章、押款章、落地章、骑缝章、套子章、防伪章等,从而确保汇票的安全。

除了在汇票的外表上别出心裁,一些票号还在汇票所记内容上匠心独运,使用种种暗号,汇款人、持票人无法知道,只有票号内部专人才能辨认真假,暗号编成歌诀,以便记忆,而且怕日久天长难有疏漏,这种暗号每隔数年就要更换一次。如日升昌票号的汇票,月对暗号是“谨防假票冒取,勿忘细视书章”,这十二字就分别是1—12月份的代号;日暗号为“堪笑世情薄,天道最公平,昧心图自利,阴谋害他人,善恶终有报,到头必分明”,这三十个字分别代表初一至三十的日期。大德恒票号的银总暗号是“赵氏连城璧,由来天下传”,分别代表大写壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾10个数字,“周密流通”则代表“万千百两”。如“三月五日汇银伍千两”,即写成“假薄璧密”。这些密码,既有一定的含义,朗朗上口,又可以达到保密的效果。

(六)山西票号对财东行为的限制

山西票号实行两权分离制。财东即股东是票号的所有者,一旦将票号的经营权交予经理,财东不得随意干预票号的事务。如规定,财东只能在结账时行使权利,平时不能在号内食宿、借钱、或指使号内人员为自己办事,不得干预号内事务。大德通票号《1904年合账众东添条规五条》中明确规定“各连号不准东家举荐人位,如实在有情面难推者,准其往别号推荐,现下在号人位,无论与东家以及伙等有何亲故,务必以公论公,不准徇情庇护”,从而确保票号的经营业务在总经理的控制之中,为加强内部管理奠定了坚实的基础。

[1] 黄鉴晖.山西票号史[m].山西 经济 出版社,1992.

[2] 刘建生,刘鹏生,等.晋商研究[m].山西人民出版社,2005.

[3] 王森.山西票号的密押与现代货币的防伪[j]. 金融 研究,2002(8).