电算化会计档案管理问题初探

电算化会计档案管理问题初探

随着会计电算化的实行，会计作用有了更强的发挥，可以说会计电算化是会计手段的革命性变革，大大提高了我国会计行业的整体水平，推动了会计行业的发展。但是，电算化会计档案管理还有许多的问题需要解决，笔者通过多年的会计工作经验，简要分析了电算化会计档案管理存在的问题，并提出了一些切实可行的解决措施。

1. 管理中存在的主要问题

1.1 缺乏丰富的管理经验

虽然会计电算化已经实施很长时间了，但是，部分单位领导和会计人员还是缺乏会计档案管理经验，有一些单位只对打印出来的会计档案进行存档，却不保存计算机中存储的会计信息，这些都影响了会计信息的整体性。电算化会计档案管理不只包含打印输出的会计报表，还包括纸质文件、电子文件和系统软件处理形成的文件，具有相当广阔的外延。

另外，部分单位虽然进行了会计档案数据备份，但是没有选择优良的磁盘介质，存储盘与备用盘也没有进行很好地分离存放，这样就很容易丢失和损坏电子会计档案。而且部分操作人员并没有执行规范的管理流程，不能每天都对会计档案进行备份，也没做到对数据盘定期维护和检查，这样一旦出现意外情况，势必会造成财务本文由论文联盟收集整理数据的丢失，进而带来无法弥补的损失。

1.2 调阅方法认识不足，保存硬件措施不配套

因为只有在特定的软件系统环境中，电算化会计档案才能够显示出来。所以电算化会计档案的缺点是可视性和直观性欠缺，所以要妥善保存调阅软件。WWw.11665.cOM但一旦软件系统升级，就会出现因为版本的不同，而使旧版本的电算化的数据就不能够被调用。另外，还有一些单位仍旧使用老式打印机，无法达到规定的保存期限，也没依据相关标准建立会计档案保护制度。

1.3 计算机网络安全维护人才缺乏

电算化档案管理囊括了方方面面的内容，如软件的维护和系统的安全，这样就对电算化会计档案的操作人员提出了更高的要求。不光要对会计核算工作熟知和掌握，还要懂得必要的计算机维护和操作知识，但是，许多单位的会计人员只进行过简单的培训，就进行电算化档案管理，会计人员对于计算机维护和软件系统管理还不熟悉，一旦病毒侵入或软、硬件出现故障，其数据的可靠性、安全性就会受到威胁；如果资料没有随机备份或定期打印存档不及时，就会造成不可弥补的损失。另外，如果不了解软件系统管理和计算机维护，没有设置严格的口令密码和操作权限，就会使操作管理出现纰漏，没有执行严格的专机专用，致使一些会计责任事故频繁发生。

2.问题的解决措施

2.1会计档案管理的完整性

在会计数据还没有形成正式的书面文件以前，应该妥善保存电子数据的副本，将各种财务凭证，包括现金和银行存款日记账、各类记账凭证和总分类账打印输出，同时依据税务及审计等相关管理部门的要求，打印输出和保管各类账簿及报表，同时还要将会计数据及时导入磁性介质，及时进行备份，将保管方式、时间按和数量等信息标注清楚，同时还要定期检查和维护磁性介质，对电算化档案信息进行复制，以防丢失或毁损。

2.2会计档案的保密性

因为在电算化条件下，一些会计数据被集中在磁性介质，包括磁盘和光盘上，出于一己之私，有一些别有用心之人在未经授权的情况下，会进入计算机或网络，偷偷浏览账目，甚至会销毁、复制和伪造一些重要的财务数据，使会计信息的完整性和安全性遭受重创。鉴于这种情况，我们必须要规范使用权限，对涉及单位机密的重要文件，要做到专人专管专用，只有那些普通数据，才可共享使用。建立和健全借用手续制度，保证电子档案的安全性。建立严格的审批制度，外单位人员必须凭单位介绍信，经过上级主管领导和财务负责人批准，才允许查阅会计档案。一经发现非法涂改、变更和伪造数据文件，或者对账册和备份磁盘人为毁损的行为，必须严肃处理，对于后果严重的，要追究承担相应的法律责任。

2.3硬件措施的完善性

为了使打印输出的会计档案的保存期限得到保障，必须配备高清晰度的激光打印机或者是喷墨，同时还应有专用的会计档案库房，防火及防渍措施一应俱全

库房还应配有空调器，温、湿度测量仪，严格控制温度和湿度，以防止盘片变形。另外，会计人员要努力提高自身的专业水平和计算机操作水平，同时单位还要拥有和配备高级计算机管理人才，在任何条件下，都能对网络安全和电算化软件的正常使用做出保障。

结语：电算化会计档案在我国已经应用很普遍，其准确、方便、高效等优点使会计自身水平得到了快速提高，为了控制财务风险，提高工作效率，电算化会计档案管理在许多单位得到了普及和发展，使会计作用有了更强的发挥，但是，会计电算化也面临着许多的问题，我们应该分析问题，找出解决的办法，总结工作经验，使电算化会计档案管理更适应我国会计行业的发展。