浅谈电算化会计与手工会计

浅谈电算化会计与手工会计

实行电算化会计，是将电子计算机论文联盟应用于会计工作中，并不改变会计的对象和任务。因此，电算化会计与手工会计操作具有许多相同之处：第一，系统目标相同：都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益；第二，基本功能相同：都是要达到系统目标，都应具备信息的采集、输入、存贮、加工处理、输出和传输这五项功能；第三，基本的会计理论与方法相同：两系统均要遵循基本的会计理论和方法，并以此为指导；第四，遵守会计法令财务制度：任何会计信息系统的应用都必须维护财经纪律，严格贯彻执行会计法规，堵塞漏洞，消除弊端；第五：会计档案必须妥善保存，以便查询，会计报表必须按国家要求编制输出。

但是，实行会计电算化后，电算化会计由于诸多因素的影响，与手工会计操作相比较，又具有许多不同之处。大致归纳为如下几点：

一、 会计数据是在计算机程序的控制下自动处理

实行会计电算化后，对数据原处理过程，一般是由手工编制记账凭证，然后将记账凭证中的数据逐一输入计算机中，形成数据源。电子计算机根据这些数据源，在程序的控制下分别读入有关的账簿文件中，并结算出各账户的余额。需要编制会计报表时，也由电子计算机自动从有关账簿文件中检索出所需要的数据，并按规定的格式打印输出各种会计报表。其他如计算产品成本，也是由计算机根据有关账簿文件中的数据和输入的其他生产统计数据，按照规定的成本计算方法，计算出产品的单位成本和总成本，并打印输出所需的成本报表。WwW.11665.coM进行各种分析、预测的操作，都与此类似。总之，除原始数据需要由人工进行审核和输入计算机外，其余所有记账、计算、分析以及编制报表等工作，都是由电子计算机在程序的控制下自动进行。速度既快，准确性也很高。

二、实行会计电算化要广泛地使用代码

为了电算化会计工作的规范化，为了便于电子计算机识别和节约机器工作时间，提高其工作效率。实行会计电算化后，都要广泛地使用代码。例如，会计科目、费用明细项目、固定资产和材料的名称、职工姓名、往来客户的名称以及企业内部的单位名称等，都要编制号码来代替。但当打印输出各种文本文件（即书面文件）时，计算机又可将其原名称打印输出，使阅读报表或其他使用信息者仍感到与手工会计操作一样的方便。

三、实行会计电算化后，记账凭证可以使用，也可以不使用

记账凭证主要用来对经济业务分类，确定会计分录，扼要说明经济业务的内容以及作为记账的依据。实行会计电算化后是完全可以取消记账凭证的，如各种收支款项或转账业务，计算机都可以根据业务的性质自动做出判断，确定其会计分录，并输入计算机。这样计算机就能将数据读入各有关账簿文件中，同样能起到手工编制记账凭证的作用。输入计算机的记账凭证和由计算机自动生成的转账凭证，也都要逐一打印输出，统一编号归档保管。

　四、在电算化会计与手工会计的操作中，数据载体和账簿文件的格式不同

手工会计操作，是将数据书写在纸制的帐簿中，占用空间大，查询烦琐，而且每一个账户的借、贷数据都是在竖行中继续书写。实行会计电算化后，一般是将数据存储在磁盘上，占用空间小，查询检索方便，相似于将音乐录制在磁带上一样；而且数据记在一条横线上。所以，在一条记录（相当于手工操作会计的一个账或一笔账）中的各项数据，是在一条横线上占用一定的空间。例如，现金日记账文件的简要格式如下表所示：

但是，在打印输出时，又可命令电子计算机按照一般的现金账格式，在竖行中打印输出每一经济业务的内容，并不影响使用。

由于电子计算机的存储量大，因此，可以在有关的账簿文件中存储更多的数据，从而文件的格式就不限于三栏式，可以根据需要设置更多的栏次。

五、电算化会计操作中，日记账和总账可以使用活页账

在手工会计操作下，现金、银行存款日记账及总账都必须使用订本账，其目的是为了防止更换账页、篡改账目等。实行会计电算化后，所有打印输出的账页文件都是卷状式的，只能裁剪下来装订成活页账，不可能打印在订本式的账簿中。因此，应采取对输入数据和对账簿文件中数据的修改进行控制等办法，以防止发生弊端。

六、电算化会计操作中，划线更正法不能使用

在手工会计操作下，登记账簿发生错误时应使用“划线更正法”进行更正。这样可以留下更改的痕迹，明确更改者的责任。实行会计电算化后，修改错误是将原数据清除，重新记入数据，且不留任何痕迹。所以，“划线更正法”就不能再使用了。为了防止发生篡改账目和为日后进行审计留下线索，应规定：凡已输入计算机并存储在账簿文件中的数据，如需要修改，都必须按正常处理程序，编制修改数据的记账凭证，凭以输入修改原有的数据；并且所设计的程序，对已输入账簿文件中的数据都应摒弃直接修改数据的功能。

七、为了防止发生弊端，各种应用软论文联盟件应作为会计档案保管

电子计算机之所以能自动进行各种运算，是根据所设计的应用程序进行的。如果对这些程序加以修改，计算机就会按照修改后的程序进行运算，甚至可以通过修改程序进行各种舞弊。为了防止发生弊端，对此项应用程序（包括打印出的文本程序和存储在计算机内部和外部存储设施上的程序）必须作为重要的会计档案进行保管，除经有权限批准人签字外，其他人不得查阅、复制。即使对操作者使用程序也要加以控制。如在每一子系统的入口处，都设置口令，如操作者不是该子系统的操作人员，当输入的口令不相符时，计算机就会拒绝执行操作。对于存储应用程序和数据库文件等的磁性载体必须采取特殊的保管方法，以防止数据丢失。

总之，电算化会计较手工会计有很多优势，电算化会计最终取代手工会计也是会计工作发展的必然趋势。