RFID技术在档案管理中的应用价值

rfid技术在档案管理中的应用价值

一、引言

随着信息技术的不断发展和进步，各行业的管理方式发生了深刻的变化。射频识别技术（英文缩写rfid），是一种新型通信科技，它的工作原理是依靠系统自动提取对象特征数据进行匹配和识别，整个工作过程完全由设备自主完成。它是一种最新的自动识别技术，也成为电子标签。rfid具有处理速度快，处理信息量大，使用期限长等诸多优点。如果将rfid 技术与档案管理工作相结合，通过发挥其的技术特点可以有效提高档案管理工作效率，是未来图书馆重要的技术改造方向之一。

二、rfid技术在档案管理应用中的可行性

据统计资料显示，1990年，全国共有馆藏资料281236卷，电子文献目录56.8万条；2000年，全国共有馆藏资料321145卷，电子文献目录68.1万条；2011年，全国共有馆藏资料357021卷，电子文献目录105.26万条。面对如此巨大的馆藏资料，如果仅仅依靠人工开展管理工作，既繁琐又容易出差错。所以，必须要加快图书馆档案管理信息化步伐，而使用rfid技术则能够突破传统馆藏资料管理方法的局限性，显著提高图书馆管理工作效率。

rfid 技术能够广泛应用到资料流通、借还登记、目录搜索以及信息查询等工作环节中。假如放弃传统的条形码识别方法本文由论文联盟收集整理，在每份资料文献中添加rfid电子标签，再利用配套电子设备进行扫描识别，则可以有效提高图书馆总体工作效率。不管档案被放置在何处，都可以通过电子扫描的方法获得它的准确位置。wWW.11665.Com借助rfid系统，图书馆工作人员可以快速准确的查找文献资料，提高工作效率。总体来说，利用rfid技术改造图书馆管理工作条件，有以下几方面的优点：

（一）提高管理人员的工作效率

资料传送是图书馆文件管理中经常遇到的环节。过去的文件接管模式是，文件在送至档案室归档前，工作人员先做好文件资料信息登记和备案，再将资料移交给档案库，档案室管理人员再仔细核对文件信息并签收入档。

借助rfid 技术，能够有效缩短文件传送工作流程。在传送之前，先在微机上选择文件接收人员名字，后者可以登录系统查看相关文件信息，当文件被传送过来时，不需要人工核对文件资料信息，只需要用扫描仪读取文件上的电子标签即可将信息输入到电脑系统当中，这样就完成了文件接收工作，整个过程十分轻松简单。

（二）简化文件管理流程与借还手续

文件被档案室接收之后，首先要做好受控工作。首先要将文件按照不同的类别和档案号进行归类在传统工作模式下，该环节依然由人工来完成。主要有三个主要工作内容：（1）印章管理，每份文件资料上都要加盖专用章，再按照要求填写档案文本信息，例如页码、时间、类别等；（2）在制定文件标签粘贴在文件上面，其标签信息大致与第一步的信息内容相当，每个文件都有制定的标签粘贴位置，上面附带文件的个性信息；（3）再将文件信息输入到电子表格当中，用打印机输出纸质表格，将其贴在文件封面上。

不管是哪种人工文件管理工作，都存在诸多缺陷和不足之处，例如字迹潦草、墨水褪色难辨、信息出入、粘贴不规范、容易磨损等。因此，在面对大量文件存档工作时，工作效率会明显下降，一个微小的差错可能要耽误工作人员大量时间精力。

而rfid 技术可以有效化解上述难题。只要将文档资料信息一一输入到电子信息系统中，电脑就会自动生成标准的rfid标签，利用其替代传统的条形码和纸质标签，可以有效缩短工作流程，提高档案管理工作效率。

文件、档案的借还是图书馆档案管理的重要工作，以往同样采用人工处理方法，工作效率比较地下，出错率较高。按传统工作方法，要依靠人工来查阅卡片。每查找一次卡片就要在数百张卡片中翻阅，一一匹配卡片信息，工作效率十分低下。如果要处理大量查阅请求，则需要投入十分巨大的人力，查阅成本十分高。

如果充分发挥rfid标签的技术优点，研发一种全新的借阅卡，则可以有效化解上述难题。利用rfid借阅管理技术，系统会对于不符合借阅条件的行为及时发出报警信号。工作人员扫描用户的借阅卡时，如果符合借阅条件，将要借出的文件扫描rfid标签，文件资料信息就会自动输入到借阅系统，用户输入id信息和密码确认之后，就完成了一次借阅工作。被借出的文件如果超期不还，系统会自动提醒工作人员。上述借阅过程一般只要不超过五秒的时间。

（三）保证档案安全与提高档案整架效率

传统档案安全防范方法主要有两种，一是靠事物障碍封闭，另一个是靠制度规范。这种安全制度存在诸多缺陷，每个操作环节都需要人工投入，这种低效管理办法大大降低了档案的利用效率。采用rfid技术可以有效化解上述问题。由于每份文件资料都子带一个电子标签，电子扫描仪可以在有效范围内扫描到文件标签，如果文件被违规移动，系统可以及时发现其的异常情况发出报警，这显然有效提高了安全防范的效率。

每个图书馆、档案室都保存成千上万份档案资料，因而盘点库存工作量十分巨大。传统清库方法是，人工将文件一一从架上取下来，手工登记后再归还。而利用rfid技术，只需要用扫描仪沿着档案架逐个扫描即可将所有在架文件资料收入电脑系统当中，免去了逐份取下手工登记的繁琐工作。手工盘点过程中，十分容易出现档案复位出错的情况，增大了日后档案查阅困难。在rfid 技术下，归还档案只需用扫描仪扫描rfid标签，即可显示文件的存放地址，大大提高了归档效率。利用rfid技术，一方面可以为档案室节约大量的人力物力，另一方面可以有效提高工作质量，避免人工操作带来的各种失误。

三、rfid技术在档案管理中的应用价值

为响应新时期档案工作要求，提高档案管理保密级别和工作效率，充分把握好档案保密与利用之间的矛盾，要加紧利用rfid技术创新档案管理工作模式。实践经验告诉我们，rfid技术能够有效平衡档案安全与利用的冲突，具有十分重要的应用价值。

（一） rfid 技术在档案管理工作中的应用成本与效益

现代档案管理系统，要充分综合上述档案管理工作要求，具备良好的实际操作功能，利用现有的管理资源降低图书馆工作人员的工作量，提高工作效率；rfid标签提取的档案数据，还可以支持其他管理工作，其功能价值十分可观。任何一项技术的采用，都必须要符合投入——产出规则，只有收益大于投入才具有可行性。

由于大多高校图书馆馆藏资料众多，数量巨大，因此要充分做好系统建设前的规划设计工作。可以选择部分相对成熟的利用率较高的馆藏资源作为测试对象，例如科研档案、教学档案、人文档案等，可以在现有的档案数据库基础上，丰富和完善档案信息，为rfid系统的使用做好准备。

由rfid 技术制作文件标签，能够有效提高图书的借阅、归还操作效率，还可以支持快速检索工作，追踪任何文件的具体位置。可以充分利用现有的局域网络资源，结合rfid档案搜索技术，提高文件的识别和检索效率，总体来看，这种技术创新能够为图书馆节约大量的人力和物力，具有很高的经济效应。

（二） rfid 技术应用对档案管理工作的提升作用

档案管理工作不是孤立片面的，在科研方面也离不开档案工作的支持。实践证明，档案工作的管理水平高低会直接影响科研工作的进度和效果。档案管理的目的是要不断提高档案利用效率，因此档案管理效率直接影响档案利用率。采用rfid技术改造档案管理模式，是提升档案工作效率的重要途径。rfid 技术的投入使用，能够有效提高档案借阅、归档、查找效率，大大提高了工作人员的管理水平，同时，rfid技术还可支持文件保密工作，可根据保密层级控制档案的借阅权限。能够根据管理制度及时督促外借档案的归还，还可以对外借档案进行统计和分析，满足各种档案管理工作需求。可以说，rfid技术的应用，能够帮助档案工作人员显著提升工作效率和质量。

档案信息统计是衡量档案利用效率的重要工具，在rfid模式下的档案管理系统可以提供功能完善的即时统计服务。可以从不同的统计维度来分析档案利用情况，例如可以统计借阅者人数、同一本文献被借阅的次数、某一个时间段内文献的利用率等，通过这类精确的数据统计分析，可以即时发现不同文献的使用效率，从而帮助图书馆做出资源调整决策，最大程度满足读者的需求。此外，基于rfid技术的管理系统能够支持历史借阅查询，为图书馆清库提供更加详细的参考资料。

由于 rfid 标签具有很强的兼容性，且携带了大容量存储库，因此可以对现有标签内容进行添加和调整。实物文件资料需要使用多种保存技术，为了有效保证档案资料的安全和完整， 可以尝试和采用不同的保管方法。在rfid技术环境下，可以不接触实物文件资料即可进行标签扫描工作，从而降低了清库过程中对实物资料的损毁概率，有效保证了档案资料的完整性。

（三） rfid 技术对档案管理的安全作用

由于rfid技术具有诸多特点和强大功能，它在图书馆中的充分利用将会显著提升工作人员的总体工作效率，提高馆藏资料的安全性以及综合查询服务质量。在开发rfid技术的同时，即可实现对图书资料信息的保密，同时还能够将保密工作从事后补救升级到事前防范和事中控制上，安全性得到显著改善。

文献安全是图书馆工作的重要目标。传统图书资料的管理工作，一直采用卡片模式，无法针对资料重要性进行安全分级，也不能有效控制借阅读者的范围和权限，从而导致许多珍贵高保密级资料受到了不应有的损坏，给文献保密工作带来了巨大的安全隐患。

借助rfid 技术的功能作用，可以帮助档案工作人员加强管理工作，可以即时调取任意一本文献的馆藏数量、保密等级和借阅权限等信息，可以在日常工作中根据系统提示做出不同的保密处理，大大降低了传统卡片管理信息查询不灵活导致的保密失效性。利用rfid的扫描功能，档案工作人员还可以随时抽查馆藏文件的数量、借阅到期时间，提取到期应还读者的个人信息。

rfid 技术的应用，大大提高了档案资料的入库和出库管理工作效率，在有效提高文献资料的利用效率的同时，也最大程度保证了它们的安全。借助rfid这样的先进科技，可以帮助工作人员做好档案的借阅跟踪、库存清查、位置查找等工作，在最短时间内发现各种管理工作问题，将档案安全工作从事后提升到了事前和事中管理，做到了未雨绸缪，有效提高了档案资料的保密工作质量。