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打电话的礼仪和技巧

科普小知识2022-01-13 10:26:37
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  现代社会使用手机已经是普遍现象了,很多时候老师们会发现我们的同学经常会在不恰当的时候联系老师,现在就让我们看看如何能够在合理的时间打有效的电话。下面是小编给大家搜集整理的打电话的礼仪和技巧。

  打电话的礼仪

  不论你是打电话的一方或是接电话的一方,在电话接通的那一刻,请记住第一句话应该是“喂,您好”

  假如你接到的是一个陌生的号码,那么你应该主动问一句“请问您找谁?”或者“请问您是哪里(哪位)”。而拨打电话的人,则应该主动自保家门“我是XX,麻烦您帮我找XX接电话好吗”

  在打电话的过程中,双方应全神贯注地听或说,不要三心二意,比如手里在不停地转笔发出啪啪声,或者是不停地和旁边的人说上几句闲话,这都是很不礼貌的。如果是对方需要你做记录或是查找物品资料的,就另当别论

  如果你是拨出电话的一方,倘若通话在毫无预示的前提下突然中断,比如信号不好,或是手机没电,那么你都应该在处理完这些原因之后马上再打回给对方,并说明理由,表示歉意

  不论哪一方在通话过程中突然有紧急事情必须去办,都应告知对方“不好意思,我现在有事,一会儿我给您打过去”,并且一定要说到做到,等到忙完回来,就要主动给对方致电。

  转接电话的礼仪技巧

  转接电话拿着话筒和放下话筒一个样

  很多人在拿着话筒时,通常会比较注意自己的语言,会说“您找哪位?请您稍等。”放下电话找人时,往往忘了对方也能听见,变得随心所欲,就像前面案例中所说的,变成了“是个男的”,或者说“一个有外地口音的人”,“一个声音挺娇的小姑娘”。当对方在电话里听到这些形容方式时,会感到不愉快。因此转接时,要同样用客气的方式叫人,或者应该用手捂上话筒,注意隔音。

  做好电话记录

  如果对方要找的人不在,要尽量做好电话记录工作。记录内容包括什么人、什么时间打的电话、大概是要说什么事(如果对方不愿意不必强问)、对方有什么要求(一看到字条马上回电话,还是晚上再打电话等)。通常很多人在转接电话时不予记录或者记录得非常简单,只有一个姓和一个电话号码,这样对方要找的人工作繁忙的话,这种电话可能得不到及时回复。

  确认对方姓名身份尽量用褒义词语

  替人转接电话,确认对方姓名时,尽量要用褒义词语。不要脱口而出,用习惯用语去确认对方的姓名。比如“您姓孙,是孙子的孙吗?”“您姓冷,是冷淡的冷吗?”诸如此类,让对方听了感到不快。其实可以改成“是孙子兵法的孙吗?”“是冷热的冷吗?”在记录对方电话号码时,则一定要重复,以免记错。

  未经要接电话者同意不要轻易将手机号码告诉对方

  转接电话时,如果来电者要找的人不在,对方询问手机号码时,转接者一定要经过要接电话者同意才能把手机号码告诉对方。否则可能严重干扰到要接电话者的工作或生活。

  讲究口德不乱传闲话

  如果转接到了一个敏感人物的电话,比如大家怀疑某某跟某某有特殊关系,恰好某某打电话找某某时被你接到了,这种时候千万不要捕风捉影,不要去转告第三人“谁给谁来电话了”,更不能在旁边偷听对方的电话内容。不论是绯闻还是面对关系过于紧密的上下级,接电话者都不能妄自猜测,随意传播。就像案例中所说的小飞的例子,随意猜测传播严重破坏了正常的人际关系。

  打电话的礼仪和技巧

  一、电话形象三要素:

  1、时间和空间的选择 2、通话的态度 3、通话的内容

  二、如何打电话给别人:

  1、电话时间的选择(早上7点之前,晚上10点之后,无关紧要的事情不要打电话给对方,如果有很紧急的事情也应该说一声:抱歉,这么晚打扰了)

  2、就餐时间切勿打电话,影响他人消化

  3、节假日期间不是重要事情不要打电话,可以用短信、微信方式联系

  4、空间的选择(地点选择,不在公众场合高声谈论电话内容,例如,会议中心、餐厅、商场、电影院)

  5、电话长度:(宜短不宜常)电话三分钟原则、长话短说。

  6、电话内容挑重点说,切忌让别人猜你是谁,任何一个有教养的人,他是尊重他人时间的人,时间是金钱、是生命、是效益,人的生命是由时间组成的,浪费时间就是在浪费别人的生命。

  7、自我介绍很重要:报单位、报名称、报姓名

  三、怎样暗示别人可以挂电话了

  1、重点内容重复说

  四、打电话谁先挂

  1、地位高者先挂(长辈、上级)

  2、平级情况,谁先打的电话谁先挂

  五、接电话礼仪

  1、铃声响不过三秒,超过三秒后接的电话说一句:抱歉、久等了

  2、不随意找外人代接电话

  3、及时接电话

  如果打电话时候,座机响了,如果有外人在,可以暗示一下对方有人在,就不会说有层次深度的内容了。

  六、移动电话礼仪

  1、安全使用(不用移动电话传输重要消息)

  2、文明使用(公共场合静音)

  3、规范使用(礼貌用语)

  4、适当携带(一个人的社会地位与身上所挂的东西件数成反比)

  总而言之,文明礼貌使用手机,会使你有效的进行沟通,会使你恰到好处的获得别人尊重,会使你获得有效信息。

  职场中打电话的礼仪

  1.主动自报单位名称或者姓名,别等对方询问时再回答。

  无论是接电话,还是打电话,在电话接通时,都要先说“您好,这里是XXX(单位名称)”或者说“您好!我是XXX”。

  主动自报单位名称或者姓名,能够让对方先明确你的身份,心理有所准备。如果在电话接通时,你直接问“请问XXX在吗?”无论对方是不是你要找的人,都会产生一种很唐突的感觉。

  2.如果你是拨打电话的一方,在电话中断时,要主动回拨过去。

  在打电话时,偶尔会发生电话中断的情况,在电话中断后,如果刚才你是拨打电话的一方,要主动再拨过去。即使刚刚在电话里,主要的事情已经交谈结束,也要再拨过去说明一下电话中断的原因,如“信号不好……”,然后再向对方说“再见”,也能体现出对对方的尊重和重视。

  3.“请您稍等”时间不宜过长,通常不超过1分钟。

  当对方要询问的信息你不清楚或不确定,需要查资料时,要先说一句“请您稍等”。但是,让对方等的时间不宜超过1分钟。当电话在1分钟内重新拿起时,要先向对方说一句“很抱歉,让您久等了”。

  如果对方询问的信息你一时半会儿找不到,就要向对方说明情况,让对方先忙别的事情,而不是长时间守在电话旁。如说“不好意思,您要的数据或者资料,我这边再确定一下,等会儿给您打过去”。如果让对方长时间守在电话旁,不仅浪费时间,而且,对方的心情也会受到影响。试想,你守着听筒却听不到声音,心情会不会变得烦躁?

  4.在电话铃声第三次响起前,接起电话。

  当你在忙别的事情,在电话铃声响了很久之后才接起时,记得向对方说明情况,表达歉意。

  5.养成左手接电话的习惯。

  打电话时,要养成左手拿听筒,右手边放着笔和纸,随时做记录的准备。

  倘若你习惯右手接电话,当对方要告诉你需要记录的信息时,比如电话号码、QQ号、邮箱时,你要先将电话从右手换到左手,可能会错过信息,要对方再三重复,无形中浪费了时间。

  左手接打电话,是节约时间,提高办事效率的好习惯。

  6.在电话里谈业务时,要提前约定时间,准备资料。

  在电话里谈业务,双方要提前约定好时间。在双方都合适的时间内交谈,同时,也能提前准备相关资料。如果没有提前约定,可能电话打过去,对方正好在忙,难免唐突。而且,对方也没有提前准备相关资料,在交谈的过程中,因为查资料也会浪费时间。

  7.养成让对方先挂电话,自己后挂电话的习惯。

  在交谈完毕后,要养成让对方先挂电话的习惯。尤其当对方是客户公司或者上司时,一定要等对方挂断电话之后,自己再挂电话,这也是尊重对方的行为。

  打电话、接电话的基本礼仪,不晓得会亏很多

  一、电话铃响两遍就接,不要拖时间。

  拿起呼筒第一句话先说“您好”。如果电话铃响过四遍后,拿起听筒应向对方说:“对不起,让您久等了”,这是礼貌的表示,可消除久等心情的不快。如果电话内容比较重要,应做好电话记录,包括单位名称、来电话人姓名、谈话内容,通话日期、时期和对方电话号码等。

  二、电话的开头语会直接影响顾客对你的态度、看法。

  通电话时要注意尽量使用礼貌用词,如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等等。打电话时,说话态度要和蔼,语言要清晰,即不装腔作势,也不娇声娇气。

  三、打电话时,应礼貌地询问

  “现在说话方便吗”?要考虑对方的时间。一般往家中打电话,以晚餐以后或休息日下午为好,往办公室打电话,以上午十点左右或下午上班以后为好,因为这些时间比较空闲,适宜谈生意。

  四、打电话、接电话时,如果对方没有离开,不要和他人谈笑,也不要用手后住听筒与他人谈话,如果不得已,要向对方道歉,请其稍候,或者过一会儿再与对方通电话。

  五、对方要找的人不在时,不要随便传话以免不必要的麻烦,如必要,可记下其电话、姓名、以回电话。

  六、要学会配合别人谈话。

  我们接电话时为了表示认真听对方说话,应不断地说:“是,是”、“好,好吧”等,一定要用得恰到好处,否则会适得其反。要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况,应付方式各异。

  七、挂电话前的礼貌也不应忽视。

  挂电话前,向对方说声:“请您多多指教”、“抱歉,在百忙中打扰您”等等,会给对方留下好印象。

  八、办公场合尽量不要打私人电话,若在办公室里接到私人电话时,尽量缩短通话时间,以免影响其他人工作和损害自身的职业形象。