对学校档案管理工作中问题的探讨

对学校档案管理工作中问题的探讨

学校档案管理工作是学校工作的重要组成部分，是提高学校工作效率和教学、科研质量的必要条件。通过几年档案业务专业知识的学习与实践，使我深深认识到学校档案管理工作存在的一些问题和不足，很值得我们去思考和探讨。

一、学校档案管理工作中普遍存在的问题

（一）责任意识淡薄。当前，由于社会上对“档案”的概念和作用认识不高，档案意识不强，责任意识淡薄。学校也是一样，相当一部分教职工包括部分领导*对档案管理工作的认识都存在一些误区，认为学校的主要工作是教学，档案工作就是保管好资料的事务性工作，只要不丢失，不泄密，能查阅就行了。对《档案法》学习不够，对档案法规了解不透彻，认识不到档案管理的重要性。自然就会轻视档案工作，忽视档案管理工作的重要性，更无责任意识。

（二）硬件设施落后。学校的经济条件普遍不好，不少学校的经济条件还很差，有限的资金大多都投入到教学工作中去了。对档案管理工作的硬件设施很少投入。对档案管理工作必备的条件解决落实不够，有的学校特别是个别中小学没有专用档案室；有的学校档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的整洁及完整；有的学校档案管理工作必备的工具都无法购置齐备。由于档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买如电脑、复印机等现代化的设备，专业人才引进困难，甚至人才流失。

（三）管理力量薄弱。学校档案管理工作长期未得到应有的重视，在人员配备上更是如此。Www.11665.COm从事学校档案管理的人员大部分没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。有的学校档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，造成归档的材料还不够真实和准确。有的学校档案管理人员更换频繁。大多数学校由于人多事杂，一旦内设本文由论文联盟收集整理机构调整，岗位变动，档案管理员也随之更换。档案资料的收集中间就会出现许多漏洞，管理力量薄弱就成了现实。

（四）管理水平不高。档案管理工作是专业性很强的工作。档案管理工作者必须具备档案管理的专业知识，对档案管理的工作内容、工作流程有详细的了解，并熟悉档案的分类、整理、立卷等一整套档案工作的规程。目前，多数学校的档案管理员对档案专业知识是靠上级档案部门组织的一些档案业务培训获得的。在实际工作中又不能很好地结合学校的实际进行实践。每个学校的性质不一样，档案管理工作内容自然有所区别。

档案管理人员的文化素质不高直接影响档案管理水平的提高。当今时代，要求档案管理人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。而现实状况是，学校的文书、档案管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。有的学校虽然配了电脑等现代化的设备，但是，未能很好地发挥作用。

（五）开发利用不够。学校档案管理工作大多还停留在档案工作的初级阶段。档案管理人员充当的是保管员的角色，对编研工作重视不够。有的学校档案管理人员只重视每年的大事记、机构改革、领导更迭、党员登记等资料的编写。有的在信息开发和编研工作上存在认识误区，编研资料质量差、利用价值小。

二、学校档案管理工作的必由之路

（一）加强学习，提高认识。档案管理工作是学校所有工作的重要组成部分，不仅档案管理人员要提高认识，重要的是学校领导要提高认识。加强学习，加大宣传力度，增强全社会对档案工作的意识。各学校要配合档案部门采取多种形式宣传《档案法》，发放宣传资料、贴标语等，呼吁全社会重视档案、了解档案、积极捐献重要、珍贵档案。

同时，要注意加强档案管理工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作。注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案工作管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的学习提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案管理质量。积极探索新的管理模式，使档案管理工作更科学、更实用，为学校的教学、科研服务，为社会提供有用的信息资源。

（二）加大投入，改善条件。提高档案工作质量，必须改善档案管理工作条件。现在是信息时代，手工操作已经不适应工作的需要。大多数学校都在应用多媒体技术实现教学工作的现代化，而档案管理工作的条件还很落后。要加快档案管理工作设备和技术现代化步伐，配备档

案现代化所必有的计算机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，充分发挥缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加快档案信息数字化处理步伐。实现档案管理工作的现代化。

（三）充实力量，提高效率。档案管理队伍力量薄弱是多数学校的共性。加强档案管理队伍建设，切实增强用人机制上的开放性和竞争性。要努力拓宽用人渠道，让那些真正热爱档案工作、业务能力强的同志从事档案管理工作。逐步推行持证上岗制度，把那些获得档案职业资格证书、安心从事档案管理工作的优秀人员，吸收、充实到档案管理行业上来，从源头上加强档案专业队伍建设，有效防止从各种渠道推荐和安排不适合从事档案工作的人员进入档案管理行业。同时，要完善档案管理人员业绩考核制度，科学制定岗位目标责任制，量化、细化考核办法。要制定档案管理人员的职业道德评判标准，使档案管理人员的职业素质评定有理可循、有据可依，最大限度地调动档案管理人员的工作积极性，提高工作效率。

（四）培养人才，提高水平。档案管理现代化是不断完善和深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案管理工作人员素质的提高。档案管理工作人员素质的提高可通过不断的培训来实现。培训内容应包括思想意识、专业知识和操作技能等，加快知识更新，提高工作水平。同时要培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的高层次管理人才，为档案管理工作的高级阶段做好充分的人才准备。

（五）开发利用，勇于创新。档案管理工作的目的是利用，学校档案管理工作就是为学校的教学、科研服务，为师生服务。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念，以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要做好服务工作，不仅要有好的工作态度，更重要的是有好的信息资源。学校档案管理工作不能只停留在收集、整理和保管阶段，要确立以利用为目的，逐步走向主动开发档案信息资源，努力开拓档案利用的新途径，如利用成功的教学案例、科研成果等档案信息，通过统计、分析、总结等方法编写资料，为学校的教学、科研提供有价值的、高质量的信息资源。创新是档案管理工作的发展动力，也是档案管理工作的生命。新时期要实现档案管理工作的科学化，关键在于坚持创新，勇于创新。现代科学技术迅猛发展，特别是信息化、网络化程度越来越高，对档案管理工作不断提出新的要求。因此，档案工作管理人员必须树立创新意识，在档案管理工作实践中不断培养个性思维，围绕管理*创新、操作技术创新。创新工作思路和方法，并结合实际，研究解决新问题，提高工作效率。及时总结和推广新经验，不断增强档案工作的创造性，不断促进档案管理工作的新发展。

随着现代化技术在档案管理工作领域的广泛应用，档案管理工作的技术含量不断增加。档案管理人员工作水平不断提高，管理手段不断改进，开发利用不断创新，不断为学校的教学、科研提供优质服务，学校的档案管理工作一定会迈向新的台阶。