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浅谈普通高中学校档案管理及有效运用

科普小知识2022-12-04 09:46:02
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浅谈普通高中学校档案管理及有效运用

在实际的生活和工作当中,存在档案资料不全与闲置不用的现象,这样档案就成了一种摆设,无法发挥出它的价值,也不能给我们的工作带来巨大的帮助,而在档案的利用中,有的也往往是浅尝辄止,运用不到位,甚至只是起到了翻阅和查看的目的,使用不深入,开发不合理,导致档案工作浪费了大量人力物力却没有效用,这成为了档案管理使用中一个普遍的问题。从这个问题切入,我们就需要合理的去开发利用档案资源,做到深层开发,同时结合学校的实际情况,使档案资源个性化,为工作提供帮助。

一、高中学校档案管理的方向及运用规则。

学校档案管理部门要对档案进行接收、分类、登记、传阅及归档工作,执行本校制度中的《学校档案管理制度》。这包括学生个人信息的档案,学生学习的档案,以及学生德育工作的档案等。要根据学校的发展情况,明确资料管理的程序、奖罚措施及各类资料填写要求、责任人、移交时间等。

相关责任人要结合学校实际情况编制《档案管理计划》,明确档案管理的程序、奖罚措施及各类资料填写要求、责任人、移交时间等,并报学校领导审批。

负责相关档案资料的收集、整理、组卷、编目、保管及移交;确保所负责的各类文件资料分类明确,便于查找,并不得丢失。 同时,在档案的改动和转移中,负责人要履行交接手续,确保资料安全。

二、档案的归类与

档案要进行分类和规整,这个需要学校每个部门的规整与总体的规整,每个部门要定期(或者按照时间顺序),将相关工作记录进行归类,可以按照时间归类,也可以按照问题的差异性进行归类,同时要编号码和页码,电子版一份,打印纸质版一份,目的是做到快速搜索,查找迅速与安全保障,进行有效参考与本文由论文联盟收集整理查找,弥补传统档案归类不全与分类不整的缺点,防止档案资料的流失与利用不便,这样就能提升档案资料的利用率。WWW.11665.COm

要加大学校各个部门之间横向的档案资料建立与利用,做到相互补充,相互参考,做好档案之间的衔接点,特别是对于每个学生、每一门学科的建档来说,不是一个部门的事情,也不是几个部门的事情,需要共同的配合,这个时候档案信息就起到了一个重要作用,这个信息的传达就需要档案起到穿针引线的作用。例如,每个部门将档案中学生的德育信息与其他部门相关的问题独立成档,自己存留一份,同时预备一份给其他部门,已引起相关的注意,这就是档案部门之间的横向联系,这种横向联系是传统档案编制所忽视的,

三、从档案中获取工作经验。

档案是深层开发的对象,人是档案资源的利用者,从本质上说,要发挥档案的深层次作用,必须要做到档案资源的分析与总结研究,这样才能够发现问题,提出对策,发挥档案的实际作用,而不是仅仅放在档案柜里。

学校的整个工作过程要及时备档,像学生的学习成绩,品德的发展过程,个人的活动以及获奖经历等,对于这些方面,进行积累与规整,整理出一套齐全、完整、准确、系统的档案资料,进一步更新和完善学校档案制度,要求有明确的编制依据、整理原则与建档时间等。在学校工作过程中,要成立专门的档案研究小组,定期拿出过去的案例来进行研讨分析,从而制定措施,传授经验,进行阶段性的分析与总结,进行档案使用与利用的培训工作,做到深层次使用。

四、从档案中获取管理发展措施,进行学生思想培养。

档案的再学习是发现问题,制定对策的关键,特别是针对资料性质的档案文件,要有系统有逻辑的形成分类,从而进行学校工作经验的总结与归纳,完成工作学习任务、制定创优计划以及指标,不断的加强内部的档案有机联系,指导科室、教研组工作,分配合理,奖优罚劣,主要通过工作会议等方式、档案的记录来进行。

学生活动、学生品德和学生评价档案的学习与深层次开发,有利于加强对学生思想政治工作的培养,以理论带动为前提,结合实际工作有效展开,本着“核心理念和服务宗旨”进行实践创新,全面为“社会、集体、群众”等各方面服务,有效协调各方面的利益和问题,可见档案不仅仅就是一项对技术的辅助资料,更是一项思想的疏通器,这也是档案再利用中不可忽视的一点。

通过以上分析我们得出,高中学校档案的建档与利用方式不是一成不变的,而是灵活多变的,并且随着学校发展的需要不同,呈现出多种方式,其目的就是要为学校的发展提供参考依据与经验意见,只要是适合和有利于学校当前及以后的发展,档案完全可以进行个性化创新与深层的开发,起到事半功倍与综合利用的效果。档案要齐全完备,在这个前提下,去加强深层的开发利用,做好内在的联系,加强档案之间的横向联系,做到定期的学习与再利用,通过档案来规范决策的制定、实施和过程监督,强化检查考核,为我们的工作做好保障。