浅谈普通高中学校档案管理及有效运用

浅谈普通高中学校档案管理及有效运用

在实际的生活和工作当中，存在档案资料不全与闲置不用的现象，这样档案就成了一种摆设，无法发挥出它的价值，也不能给我们的工作带来巨大的帮助，而在档案的利用中，有的也往往是浅尝辄止，运用不到位，甚至只是起到了翻阅和查看的目的，使用不深入，开发不合理，导致档案工作浪费了大量人力物力却没有效用，这成为了档案管理使用中一个普遍的问题。从这个问题切入，我们就需要合理的去开发利用档案资源，做到深层开发，同时结合学校的实际情况，使档案资源个性化，为工作提供帮助。

一、高中学校档案管理的方向及运用规则。

学校档案管理部门要对档案进行接收、分类、登记、传阅及归档工作，执行本校制度中的《学校档案管理制度》。这包括学生个人信息的档案，学生学习的档案，以及学生德育工作的档案等。要根据学校的发展情况，明确资料管理的程序、奖罚措施及各类资料填写要求、责任人、移交时间等。

相关责任人要结合学校实际情况编制《档案管理计划》，明确档案管理的程序、奖罚措施及各类资料填写要求、责任人、移交时间等，并报学校领导审批。

负责相关档案资料的收集、整理、组卷、编目、保管及移交；确保所负责的各类文件资料分类明确，便于查找，并不得丢失。　同时，在档案的改动和转移中，负责人要履行交接手续，确保资料安全。

二、档案的归类与

档案要进行分类和规整，这个需要学校每个部门的规整与总体的规整，每个部门要定期（或者按照时间顺序），将相关工作记录进行归类，可以按照时间归类，也可以按照问题的差异性进行归类，同时要编号码和页码，电子版一份，打印纸质版一份，目的是做到快速搜索，查找迅速与安全保障，进行有效参考与本文由论文联盟收集整理查找，弥补传统档案归类不全与分类不整的缺点，防止档案资料的流失与利用不便，这样就能提升档案资料的利用率。WWW.11665.COm

要加大学校各个部门之间横向的档案资料建立与利用，做到相互补充，相互参考，做好档案之间的衔接点，特别是对于每个学生、每一门学科的建档来说，不是一个部门的事情，也不是几个部门的事情，需要共同的配合，这个时候档案信息就起到了一个重要作用，这个信息的传达就需要档案起到穿针引线的作用。例如，每个部门将档案中学生的德育信息与其他部门相关的问题独立成档，自己存留一份，同时预备一份给其他部门，已引起相关的注意，这就是档案部门之间的横向联系，这种横向联系是传统档案编制所忽视的，

三、从档案中获取工作经验。

档案是深层开发的对象，人是档案资源的利用者，从本质上说，要发挥档案的深层次作用，必须要做到档案资源的分析与总结研究，这样才能够发现问题，提出对策，发挥档案的实际作用，而不是仅仅放在档案柜里。

学校的整个工作过程要及时备档，像学生的学习成绩，品德的发展过程，个人的活动以及获奖经历等，对于这些方面，进行积累与规整，整理出一套齐全、完整、准确、系统的档案资料，进一步更新和完善学校档案制度，要求有明确的编制依据、整理原则与建档时间等。在学校工作过程中，要成立专门的档案研究小组，定期拿出过去的案例来进行研讨分析，从而制定措施，传授经验，进行阶段性的分析与总结，进行档案使用与利用的培训工作，做到深层次使用。

四、从档案中获取管理发展措施，进行学生思想培养。

档案的再学习是发现问题，制定对策的关键，特别是针对资料性质的档案文件，要有系统有逻辑的形成分类，从而进行学校工作经验的总结与归纳，完成工作学习任务、制定创优计划以及指标，不断的加强内部的档案有机联系，指导科室、教研组工作，分配合理，奖优罚劣，主要通过工作会议等方式、档案的记录来进行。

学生活动、学生品德和学生评价档案的学习与深层次开发，有利于加强对学生思想政治工作的培养，以理论带动为前提，结合实际工作有效展开，本着“核心理念和服务宗旨”进行实践创新，全面为“社会、集体、群众”等各方面服务，有效协调各方面的利益和问题，可见档案不仅仅就是一项对技术的辅助资料，更是一项思想的疏通器，这也是档案再利用中不可忽视的一点。

通过以上分析我们得出，高中学校档案的建档与利用方式不是一成不变的，而是灵活多变的，并且随着学校发展的需要不同，呈现出多种方式，其目的就是要为学校的发展提供参考依据与经验意见，只要是适合和有利于学校当前及以后的发展，档案完全可以进行个性化创新与深层的开发，起到事半功倍与综合利用的效果。档案要齐全完备，在这个前提下，去加强深层的开发利用，做好内在的联系，加强档案之间的横向联系，做到定期的学习与再利用，通过档案来规范决策的制定、实施和过程监督，强化检查考核，为我们的工作做好保障。