核电文档管理的地位与特点研究

摘要:中国核电行业已经进入“积极发展”的时期,本文根据核电站的基本特点分析文档工作在核电企业中的地位,以及核电站建设、生产过程中赋予核电文档的特点。

关键词:核电文档 核电文档地位 核电文档特点

中国核电发展起步于20世纪80年代中期,核电站设计工作从20世纪70年代就已经开始。

随着我国国民经济的快速发展,能源供应正在成为制约我国经济、社会和环境发展的一个瓶颈。核能在中国能源可持续供应中的重要地位逐渐形成共识,中国的核电发展战略正从“适度发展”向“积极发展”转变。核电产业不但对解决中国长期性的能源紧张有积极意义,而且也是和平时期保持中国战略威慑能力的理想途径。

目前中国的核电站全部采用现代企业制度管理,相比传统企业、事业单位中的一般文档管理,核电企业中文档管理工作的地位更加重要与突出。

一、核电文档管理工作的地位

1.文档工作是核电企业管理的基础

核电站工程的特点是技术尖端、接口复杂、工期久长、投资巨大。在现代企业制度条件下,核电站的业主公司对核电站工程的项目管理通常都采用合同承包的方式。合同成为业主对参建各单位的工作和活动进行控制、协调和沟通的惟一经济手段和解决争端的最终依据。以合同为主的文档材料成为一切管理活动的基础。业主单位不但重视合同的编制,力求每份合同的内容尽量完整、明确和合理可行,而且还重视对合同的管理。工程中的文档与记录被看作是执行合同的依据和凭证,也就受到非常的重视。WwW.11665.Com

2.文档工作是核电企业质量安全的保证

与其他水电、火电不同,核电站工程在将来的生产过程中带有放射性,因此公众(尤其是核电站附近居民)对它特别敏感。按照国际公约规定,如果核电站出了事故给公众造成了核损害,无论核电站的营运单位有无过错,它都要作为惟一责任者提供赔偿。因此每个核电站业主公司都对自己建设项目的质量赋予极大的关注与重视。核电站从诞生之日起便极为重视工程的质量,以便为日后的安全生产奠定可靠的基础。为此,对于核电工程,除了要求其设计本身具有内在的安全性外,对设备制造和现场施工也都强调质量第一,在工程的全过程中实行质量保证制度,并要接受国家核安全和环境保护主管单位的严格监督。参加核电站建设的各个单位,包括业主和各承包商,都十分重视合同文件、设计文件和质保大纲等文件的准备。在开展每一项具体工作或活动前还要编制书面程序,明确该项工作或活动的目的和范围、适用的规范和标准、工作人员的资格、现场应具备的条件(材料、设备、工具和文件)、施工先决条件的检查、施工顺序、施工中和施工后的检验、质量跟踪文件的格式和记录要求等等。

总之,无论是实行合同化管理还是实行质量保证管理,它们都把文件和档案视为前提和基础。文档作为真实的历史记录,在核电站项目管理中占有重要的地位。

例如广东大亚湾核电站的业主广东核电合营有限公司,是一家中外合营企业,建立了规范化的现代企业制度,实行董事会领导下的总经理负责制。公司是完整的独立法人,能够全权决定和处理核电站建设中的所有问题,并承担责任。一方面它遵循国际惯例,引入竞争机制,采用招标、投标、签订合同的手段选择最佳供货商和承包商。整个项目除核岛设备和核燃料供应、常规岛设备供应及工程服务三个主合同外,还有关键合同60多份,而全部合同近千份。另一方面它实行严格的质量保证管理,文件和档案在大亚湾核电站工程建设中体现了它们的应有地位。①

再如在德国早期核电站建设过程中奈卡河左岸的一座单堆核电站,在运行了20年后,因档案资料不全而被通知停产。由于补全这些档案的费用高过于它剩下寿期里所能创造的价值,于是业主决定让它就此永久停产。②

以上两个案例从正反两方面反映出文档工作在核电行业的重要性。与其他行业相比,核电企业的文档工作地位更加突出得重要,文档工作是否做好,关系到核电企业能否健康发展,甚至决定了企业的存亡。

二、核电文档的特点

文件收集的时间长、类型多、数量大,核电站的文件收集时间长达几十年,类型数百种以上,数量几万卷乃至数十万卷,这是由于文件收集贯穿于核电站从前期准备、选址、建设、运行到退役的全生命过程,也是涉及的单位多、人员广的直接结果。

1.文档内容复杂

核电站的工程建设和运营管理涉及到很多领域和行业,涉及到相当多的学科知识,具有大学科、广领域、高要求的行业特点。

首先,文档内容十分复杂。不仅知识面广,而且专业性强。文档涉及单位多,不仅涉及核电档案主管部门、核电项目的业主和营运单位,还涉及总包商(工程公司或承建单位)和专业分包商(勘察单位、设计单位、建造单位、安装单位、调试单位等)以及监理单位等。

其次,文档设计人员广。不仅涉及上述核电有关单位的法定负责人、所属业务技术和文档管理等部门的负责人,还涉及与文件档案有关的全体人员。

一个核电站的建设大致要分两个时期:生产准备时期和电站运营时期。在生产准备时期又有若干阶段——设计阶段和施工建设阶段,在每个阶段会涉及很多不同的部门,比如一个建筑工程,有总包商,又有各专业的分包商。大亚湾核电站的生产准备由外方全面负责、中方参与,电站投产三年后运营转由中方负责。从岭澳核电站一期开始,生产准备和电站运营由中广核集团负责;之后通过安全生产实践,自主掌控机组运行的核心能力,提高关键设备维修的自主化水平,具备核电生产过程中自主化诊断和自主解决各类技术问题的能力。

核电企业的过程复杂性和参与单位、人员数量多的特点决定了核电企业的业务接口繁多、复杂,由此必然导致业务文件档案的复杂特点。

2.文档生命周期长

国际上的研究成果表明,据保守估计一个核电站的安全使用寿命为40年。以大亚湾核电站的情况来看,20世纪80年代初期开始设计,其主体工程于1987年8月开工,1994年5月6日全面建成投入商业运行,设计、施工阶段耗时十多年,再加上运行之后的使用寿命40年和关闭之后需要安全处理的一段时间。一个核电站从无到有、再到最后报废的完全生命周期至少有五六十年。所以核电站的一些重要文档的生命周期都定为长期或永久。

3.文件要求质量高

因为核电文档的质量关系到核电厂的安全性、可靠性和经济性,特别是运行期间的安全性,所以要求核电文件具有极高的真实性、完整性、可靠性和可用性。例如需要不同载体的异地备份。

4.文档类型和载体广泛

虽然核电项目文件大多数已经电子化,但纸质文件和电子文件仍然并存,因为与建造、安装、调试和维修有关的图纸和现场使用的文件还需是纸质的,这就更增加了文件档案的载体类型。核电站的文档除了常规的行政、党群、人事财务和审计等方面的文档外,更多的是与核电站的行业特点直接先关联的技术性、记录性和管理性文档,这些文档的类型较多,专业性较强。以大亚湾为例,比较重要的文件类型就有:各种类型的程序文件(管理程序、技术支持程序、运行技术程序、维修技术程序)、各种类型的记录报告(按照不同的物项活动的功能划分)、各种类型的合同文件、信函和备忘录文件、贯穿核电站建设和运营生产的各类技术支持文件、各类变更文件(设计变更、设备制造变更、施工变更、调试变更等)、各类工作票等等。另外,文档的载体除纸介质外还包括缩微片、x光片、照片底片、录音带、磁带、磁盘、光盘、记录卷纸等。

5.文档信息需求响应及时

核电站的安全运行以及大修、抢修和工程改造等,对文档信息的快速获取有很高的要求,这不仅会影响核电站机组的安全性,而且也会因延误工期而造成重大的经济损失。核电站所有与质量和安全相关的活动必须依照文件去行动,这就要求文档管理部门能够及时地为用户提供所需的文档信息资源。要从大量的文档中快速地发现和定位所需的文档,这就必须依赖于一个稳定直观的文档分类体系。

基于以上分析,核电文档工作在企业生存与发展中占有举足轻重的地位,核电文档因核电站管理的特殊要求而具有区别于其他电站的特点。

注释:

①②姚乃兴.工程文件和档案管理.北京:原子能出版社,1998:20-21.

参考文献:

1.覃四海.大亚湾核电文档管理标准规范建设.核标准计量与质量,2007(增):100-109.

2.贺禹主.大亚湾核电生产文件档案使用指南.北京:中国电力出版社,2003.