会计电算化初始化工作之我见

［摘要］ 随着科学技术日新月异地发展，计算机已经广泛地应用于各个领域，特别是会计电算化使会计工作具有了运算速度快、存储容量大、数据高度共享、查询速度快捷、编制报表简单、数据分析准确等新的功能和特点，大大提高了会计分析决策能力。但这些功能的实现主要取决于会计电算化的初始化工作。而初始化工作只能进行一次，并将在很大程度上影响其后的核算工作。实际工作中，有不少会计软件用户因为初始化的不恰当而严重影响了系统的使用效率和质量。本文就会计电算化初始化需要注意的问题进行了一些初步的探讨。

［关键词］ 会计电算化 初始化 注意问题

在会计电算化系统中，初始化工作包括设置系统参数、设置科目、建立各种账簿文件、定义各种辅助核算、定义报表以及录入各种余额数据或者是发生额数据等。初始化工作只能进行一次，并将在很大程度上影响其后的核算工作。不论是从手工核算过渡到电算化处理还是更换会计电算化软件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，将本单位要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑，使会计软件能适应本单位的核算、管理的需要。实际工作中，有不少会计软件用户因为初始化的不恰当而严重影响了系统的使用效率和质量。本文就会计电算化初始化需要注意的问题进行了一些初步的探讨。

一、准备工作应注意的问题

1.建立合理的工作制度和流程

首先，企业的经营者尤其是财务经理要对会计电算化工作有深层次的理解。其次，电算化工作要建立在财务主管对软件的功能和流程的全面认识下。WWW.11665.cOm最后，要建立一套符合电算化工作特点的制度和流程。制度和流程的建立才能使电算化工作有条理的展开，才能对即将开始的初始化工作有准确的把握。

2.数据的收集

会计电算化的初始化工作需要收集手工账中的会计科目和各科目的余额，如果是从年度中间开始建账还需要收集各科目的累计发生额、年初余额。所以需预先从手工账中整理出各级科目的名称、层次、余额、发生额。在此要注意完整地收集最底层明细科目的余额、发生额，避免遗漏，以保证初始化时输入的数据的准确、顺利。对于手工资料的整理一定要注意资料的准确完整性。另外，还要做到资料的真实，对于账实不符、账账不符的情况要区分是何种原因造成的，并做相应的处理。

二、账套建立应注意的问题

1.建账启用期间的选择

企业建立账套，所采用的账套启用期间有两种方式：以历年制为例，一种是在1月份启用；一种是在非1月份启用。两种方式相比，后者在准备会计资料上需要准备账户的余额和累计发生额；前者只需准备年初数据。显然，后者无形中加大初始化的工作量。另外，在1月份启用账套，还可以方便账务调整，方便启用后业务的核对。所以，建议账套的启用期间以年初为好。

2.操作员及权限的设置

操作员的设置最关键的是要根据企业业务流程和人员职责进行权限设置。在电算化系统中，一般此项工作由系统管理员进行。另外，授权还要考虑整个工作的流程。比如，某些企业，审核与过账为同一人，操作时不加审核标记，此时在授权时可省略审核权限。通过操作员权限的设置，还应该起到不同财务岗位互相牵制的作用，形成良好的内控系统。系统管理员如果出于懒惰或者其他的目的，给一些财务人员设置所有权限，这是不可取的，会对账务的安全造成隐患。

3.账套参数的设置

账套核算参数的设置是企业制定和设立的工作制度和流程的直接体现，并且直接影响到电算化工作的日常操作，并可能影响会计数据。如，参数设置了凭证必须审核，则未审核的凭证将不能过账；成本结转选择按总仓和分仓结转所得出的数据肯定会有差别。所以核算参数的设置一定要在充分了解软件功能的基础上仔细进行。

三、资料设置应注意的问题

1.科目的设置

设置会计科目是会计工作的起点，无论是填制凭证还是登记账簿、编制会计报表，以及进行账务管理，都离不开会计科目。很多财务软件都提供了灵活多样的建立会计科目体系的方法，要想更好地发挥计算机会计信息系统的特长，建立更科学、更合理的会计科目体系，在设定会计科目时应该注意以下几方面的问题：

（1）科目的系统性与规范性。财政部已制定的各行业会计制度中都系统地给出了总账科目及少量二级科目的名称和科目编码。在设定总账科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中的有关规定，设立明细科目编码除会计制度有规定的以外，可按上级主管部门和本单位的管理要求设定，以保证科目代码的系统性和统一性。

（2）科目的一义性和唯一性。要保证每一个代码对应于一个会计科目，既不允许出现重复的科目编码又不允许出现同名的会计科目，但如果同名的明细科目分属不同的上级科目，则可以被系统接受而不认为是同名的会计科目。

（3）科目的简洁性。在满足管理要求和适合计算机处理的前提下，力求代码简单明了，既便于记忆又能提高输入凭证的速度。

（4）科目的可扩展性。科目编码的可扩展性是初始化设计的重要内容之一。由于会计软件设计者充分考虑到电子档案的安全性，对历史资料的补充、修改作了严格的限制。会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建账实现，而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求。确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的。那么我们在科目编码时，至少要考虑到本会计年度内的扩展性。

2.辅助资料的设置

辅助核算是指存货、客户、供应商、结算方式、成本对象、工资、固定资产等的分类等内容，是会计电算化系统的重要组成部分。他们各自具有其特殊性、复杂性，形成一个个相对独立的子系统，辅助完成特定的管理、服务职能。辅助资料的设置首先要考虑企业有哪些项目需要单独设立辅助资料。在常规辅助资料的基础上企业可以把需要独立考察的内容设为辅助项目，如费用项目，以方便在多个科目中进行数据汇总。其次，辅助资料的设置同样要考虑编码的分级和可扩展问题。

四、初始数据录入应请注意的问题

在首次数据录入的时候，由于系统启用的月份不同，原始数据的录入也有区别。账务系统在一月份启用时只需输入上年余额即可，上年余额既是年初余额又是一月份的期初余额。如果账务系统在其他月份启用，除需要输入启用月份余额外，还必须输入年初余额和一月到启用账务系统之前各月的累计发生额，这是为会计报表所准备的数据，如不输入累计发生额，由于会计数据缺乏连续性，在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额，系统将无法提供正确的数据。但是仅仅是录入各月份的发生额，再查询以前月份的账户的明细时，还是不能得到结果，为了解决这个问题可以采用两种方法：一种方法是如果单位的业务量小，凭证的数量较少，可以采取手工录入追加凭证的方法；另一种方法适用于更换财务软件的单位，与软件公司的人员协商，使用特定的软件，将过去使用的软件的数据转出来，再导入到新的软件系统中，这样做可能会存在一定的风险，丢失某些数据。总之，在会计年度中间实施会计电算化，数据的初始所涉及的问题较多，应尽量在会计年度的开始或者是结尾，来更换财务软件。

五、 初始化工作应注意的其他问题

完成以上操作后，即可进入日常的账务处理，如输入、修改、审核、打印记账凭证、查账、打印输入账簿等工作。但系统初始化时还应注意以下几个问题：

（1）新增操作员要注意自行输入密码

系统会预设一个操作员，通常取名为system或manager之类，这也是系统中权限最高的系统管理员，正式启用系统时应将该用户名更改为系统管理员，并加上密码。

（2）要注意充分利用自动转账凭证功能

自动转账凭证设置虽不是一个必选项，但利用自动转账功能无疑能提供极大的便利。在单位的会计业务中，常有固定对应关系的记账凭证，且其数据来源于已输入系统的记账凭证。

（3）设置报表时应注意根据用户手册中公式的格式正确设置取数公式

会计报表是会计工作流程中的最后一个环节，在会计软件中通常都预置了通用会计报表，但除通用会计报表外，单位一定还需要其他报表，这些报表是无法预置的，需要用户自己完成设置。报表通常由表标题、表头、表体、表尾四部分组成，其中表体的设置是关键所在。

总之，账务软件系统初始化是一项技术性极强，内容既复杂又很重要的工作，在系统初始化时尤其应当注意以上问题，把握初始化的关键，高质量地做好初始化工作，这样才能最大限度地发挥账务处理软件的作用。