北京市高校档案馆网站建设的绩效评价

作者：谢海洋 贾东月 田明霞 王建华

摘要:本文通过对北京市各高校档案馆网站的持续观察和数据提取,以内容指标、形式指标和功能指标为主要评价指标对其建设现状进行了绩效评价,得出了相应结论并提出了建议。

关键词:高校档案馆 网站建设 绩效评价

高校档案馆网站建设是高校数字档案馆实施的前期工作和长期的表现形式,也是衡量高校信息化建设的重要指标。本课题组对北京市高校档案馆网站进行了持续的观察和数据提取,并进而对其建设状况进行了绩效评价,以期有利于提高高校档案馆网站的建设水平,提高高校档案馆档案信息服务质量,加快档案信息资源的传播。

1.北京高校档案馆网站

建设评估工作

2009年11月至2010年5月1日期间,本课题组依托“中国档案在线”( .cn/)网站对高校档案馆网站的链接,对北京各个高校档案网站进行了调查分析。调查对象参考新浪网“教育频道”(edu.sina.com.cn/)所提供的北京高校名单,对各个高校档案馆网站进行了深入的调查分析。我们选取档案网站的“功能指标”为重点评价指标,选取“内容指标”和“形式指标”作为辅助评价指标,以便对网站进行全方位的综合评价。WWw.11665.com

文章主要根据倍数加权法②来确定各个指标的分值。倍数加权法虽然在参照要素的选择上容易出现依靠主观判断的情况,但该方法却可以有效地区分各考评要素之间的重要程度。我们将影响高校档案馆网站的内容指标作为最次要的考核要素,以此为1;再将形式指标的重要性与该指标相比,得出重要性倍数为1.5;同理,得出最重要的功能指标重要性程度为7.5;然后依据该比例分配分值,文中以100分为满分。赋值标准及分值如表1所示。

2.评价结果及分析

调查显示,新浪网“教育频道”中所列的北京高校有90所,其中只有16所高校建立了数字档案馆,其他学校都没有独立的数字档案馆,部分学校可以通过站内搜索找到与档案馆相关的信息或新闻;另外,还有一部分学校,在学校的教辅机构或管理机构中设有档案室(馆);更有一部分学校根本没有找到关于档案馆的任何信息。

2.1评价结果

我们重点选取了13所高校进行绩效评价,另外还有三所高校虽然也有本校档案馆网站,但是网站建设尚不够完善,也没有体现档案网站的服务功能,与其他的高校档案馆网站相比差距较大,所以这里只列出这13所高校进行比较分析,如表2所示:

2.2 指标分析

2.2.1内容指标分析

网站内容的广度和深度直接影响用户对信息的利用程度,也是评价档案信息网站的基本指标之一。调查显示,内容指标的平均分为8.1538分,其中高于平均分的高校有6所,在这6所高校中,中国人民大学、清华大学、北京航空航天大学均得到满分。这些学校比较注重本校数字档案馆网站的建设,涉档信息相对全面,同时提供一定的特色档案信息。那些低于内容指标平均分值的学校在某些方面存在一定欠缺,校务公开情况没有体现出来,也没有具有本校特色的档案信息。

2.2.2 形式指标分析

这些高校档案馆网站的形式指标平均分为8.3076,高于该平均分的高校有5所,其余高校在这个方面都或多或少有所欠缺。信息时效性较差是这些高校普遍存在的问题。有的高校信息更新到2004年,部分学校更新到2008年。这些高校中,网站支持外文页面的只有中国人民大学、北京理工大学、首都师范大学3所。

2.2.3功能指标分析

高校档案馆建馆目的是分享档案信息和提供便捷的档案信息利用,其功能是否全面、是否强大是档案网站建设的首要考虑因素。

各个高校档案网站建设的功能指标平均分最低,得分率也最低。功能指标总分定为75分,而平均分为36.0769分,平均得分率仅为0.481。其中得分高于平均分的高校有7所。数据表明,高校档案网站服务功能存在很大欠缺,需要进一步重视和提高。尤其是在服务功能方面,各个高校需要进一步完善。从这次调查来看,所有高校在档案信息检索方面都不够完善,部分学校根本没有这种功能。其中做得较好的为中国人民大学,该校所提供的“资源查询”,提供了部分可公布的馆藏档案目录,查询可以输入一项或多项,可以输入部分名称或全称,另外对一些基建档案和声像档案也指出了可查询的范围。其他学校的检索功能,都差强人意,有很大的提升空间。服务咨询、业务指导、利用指南等栏目可以为用户利用档案信息提供一定的指导帮助,各个高校应该适当给予重视。

得分率最高的是内容指标,其次是形式指标,得分率最低的则是这些高校档案网站的功能指标。根据分值可见,网站内容指标的分数在6—10分之间,形式指标分数在6—13分之间,功能分值差别较大,从26—50分不等。功能指标得分中,差距产生主要表现在交流和服务功能方面。

这13所高校中,有11所高校有独立的档案网站,2所挂在本校网站的相关栏目中。各个高校应该申请独立的域名,并确保链接的有效性、稳定性,避免出现无链接和死链接现象。

3.结论及建议

3.1 北京市高校档案馆网站建设的现状及结论

3.1.1目前北京高校建立本校数字档案馆网站的数量少之又少,令人吃惊

此次调查,90所高校中仅可以查到16所高校有本校档案馆网站,属于国家211工程及985项目的北京高校基本上都有自己独立的档案馆网站,其中有个别学校数字档案馆挂靠在本校主页的某些栏目中。

3.1.2 已经建立的高校档案馆网站,基本能涵盖档案网站所要求的基本内容和基本功能

各个高校档案馆都包含档案馆概况、机构职能、政策法规、业务动态等基本内容,同时也都包括业务指南、利用指南等项目,个别高校档案服务功能比较健全,例如清华大学,档案检索功比较全面,设有站内信息检索、网站地图、相关链接等栏目,同时提供相关的档案信息下载。部分高校,例如中国人民大学,在档案信息交流方面做得比较完善,注重和用户的信息沟通,信息反馈相对比较及时。

3.1.3 高校档案网站建设仍有很多问题有待解决和完善

高校档案馆网站信息内容更新周期长,时效性差。档案检索功能有待进一步提高和完善,检索工具应该多样化。另外,随着高校信息公开化,随之而来的档案信息安全问题也应该给予高度重视。

3.2 对北京市高校档案馆网站建设的几点建议

3.2.1 要注重高校档案信息资源开发的广度和深度

在进行档案信息资源整合时,要增加信息的覆盖面,扩大学校归档信息范围,加强本校特色档案建设。校务公开要及时透明,信息更新周期要短,内容要有创新性。同时,应该确保档案信息的深度,不能华而不实,对档案信息质量的控制要严格,确保信息可靠性和安全性,同时注意保护档案隐私内容。

3.2.2 要重视网站的互动功能

增强学校档案网站的信息交流功能,不仅有利于用户对本校档案信息资源的利用,而且有利于提高本校在档案信息网站建设方面的知名度,对于今后档案工作的开展有推动作用。

3.2.3 要注重提高高校档案信息资源的检索功能

检索功能强大与否直接影响档案信息利用的工作效率。这个功能的提高有助于数字档案馆整体工作水平和绩效评价的提高,是档案工作的核心工作。

3.2.4 要重视高校档案馆网站建设的安全性

档案信息有一定的保密性,做好学校信息安全保障工作也是一项难度较大的工作。要防止黑客、病毒等恶意侵入。另外要把握好档案信息开放和保密的关系,确保重要信息的机密性,采用必要的技术手段,控制信息输入和输出,同时做好档案信息的保管存储工作。

3.2.5 高校档案馆网站建设要为高校数字档案馆建设创造条件

高校档案馆网站建设的形式指标,间接反映档案网站建设的质量。网页设计是否美观,结构比例是否合理,也能体现出学校对档案馆数字化建设的重视程度。各个高校应在加强本校档案馆网站建设的同时为该校数字档案馆的建设开辟新思路,创造新条件。

注 释:

①本文系2009年北京市高校档案研究会项目(编号da200910)“北京市高校档案馆网站建设的绩效评价”的研究成果 和 2007年国家档案局项目(编号2007-x-18)“档案信息网站绩效评估体系的可持续研究”的阶段性成果之一。

② 倍数加权法是首先选择出最次要的考核要素,以此为1。然后将其他考核要素的重要性与该考核要素相比较,得出重要性的倍数,然后再进行归一处理。其优点在于它可以有效地区分考核要素之间的重要程度,另外,也可以不选用最次要的考核要素,而选用更具代表性的考核要素为基本倍数。

参考文献:

1. 中国人民大学信息管理学院档案网站调查测评项目组.我国省级网站测评报告.

2. 张畅.我国档案网站绩效评估问题研究.湘潭大学硕士学位论文,2006.05.

3. 钟其炎,范园园.我国高校档案网站现状的调查与分析.湖北档案,2009(1).

4. 翟丽娜.我国高校档案网站现状的调查与分析.档案管理,2008(2).

5. 傅荣校,韩云云.基于功能角度的档案网站评价指标体系研究.档案管理,2006(5).

6. 董娟.高校档案网站现状分析及改善策略.齐齐哈尔职业学院学报,2009(1).

7. 薛秀香.浅谈高校档案网站建设.兰台世界,2009(3)上半期.