消除边缘化倾向,构建档案管理科学体系

摘 要:针对档案管理中边缘化倾向,提出提高认知、建立组织领导体系、健全制度体系和构建特色管理体系等观点。

关键词:档案管理;边缘化;科学体系

abstract:in view of the records management in the marginalization tendency, proposed that enhances the cognition. the establishment organizes the leader system. perfect institutional framework and viewpoints and so on construction characteristic management system.

key words:records management; marginalization ;scientific system

1 加强针对性,提高档案管理认知

目前,学校档案管理工作存在着边缘化的倾向。很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。一些档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,不利于形成学校管理层关心、重视档案管理工作的氛围。WWW.11665.coM整个学校的档案意识进一步弱化,平时不注意收集整理,到真正需要的时候,再去收集、补救,甚至造假,从而导致档案管理工作在整个学校发展进程中有边缘化危险。

学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史,而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针,深化学校内部*改革,优化教师队伍,提高办学水平都具有重要的参考价值。学校档案还是学校教育教学活动的真实记录,它全面反映了学校最基本的职能活动,是评价学校综合办学水平的“窗口”,是从事教育教学活动、学校管理、教学科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此,档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,常常可以从档案中反映出来。

做好档案管理工作是每一个档案管理工作人员必须解决的问题。因为档案管理工作是学校管理工作的一部分,做好档案管理工作是一个学校健康发展的需要,是提高学校工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个学校业绩与管理水平的重要尺度。学校档案记载着这个学校发展史上的优秀成果,对研究本学校的办学业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了,一方面为学校高层管理人员及时了解学校整体办学状况,适时调整办学策略提供准确依据,为办学决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定学校办学成果,为学校与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇于探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映学校整体发展状况和办学成果。

2 加强领导,建立管理组织体系

档案工作首先要得到学校领导的高度重视,把档案工作列入学校工作的议事日程,深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际,领导要带头学,做贯彻落实《档案法》的带头人;通过学习与广泛宣传,使教职工能增强档案意识,形成人人重视档案,支持档案并自觉地维护学校档案工作。要建立健全档案管理机构和管理网络,成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组,配备专职档案员,学校各科(处)室都设有兼职档案员,建立综合档案室,从组织上保证档案工作的顺利开展。

3 完善制度,健全管理制度体系

建立完善的档案管理工作制度,是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科(处)室做到职责明确,使归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标,这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。要制定《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等规章制度,给档案管理工作提供法律依据。

4 立足实际,构建特色管理体系

各档案管理科室除按照档案管理的要求和规章制度进行管理外,还要根据自身工作特点,制定有自身特色的档案管理制度。如本校电教中心是集电化教学和电教服务为一体的综合性服务处室,档案资料管理体现为内容多、资料多、载体形式多等特点,在管理和建档中难度很大。这就需要从实际出发,在不违反档案管理原则和要求的基础上,构建有本校电教中心自己特色的档案管理体系。

根据本校电教中心的档案来源特点,大致把电教中心档案分为教学资料档案、活动资料档案和其他资料档案三大类。教学档案资料主要以声像资料档案为主。笔者又根据制作材料的特点,细分为音带类、像带类、碟片类等类型。音带类又按专业分为中文类、外语类、艺术类等。像带类主要是与教学有关的录像带等,按其用途分为示范观摩类、改革研讨类、教学常规类等。碟片类主要指与教学相关的光盘影碟等,根据专业分为中外名著类、政治历史类、文化艺术类、体育活动类等。

活动资料主要指记录和反映学校各级各类活动内容的不同载体形式的资料,包括图片、照片、录像带、自己制作的光盘或碟片等。笔者根据活动级别的不同,分为学校类活动资料、系科类活动资料、班级类活动资料、社团类活动资料等。如学校举办的学术活动、纪念活动、文化活动、体育活动、对外活动以及系科举办的教学活动、班级举办的主题活动、学生社团举办的活动等等都属于活动资料范畴。

其他资料主要是指上级来文和电教中心自身建设的纸质资料,如上级管理部门和学校“两办”等下发的文件或方案资料以及电教中心的计划、总结、规划、制度、文件、通知等等都属于这类资料,笔者都按时间顺序进行分类装订建档。

通过以上分类,笔者对电教中心档案进行了分类建档,共建立了3个系列、20个类别,计150余个档案资料,初步形成了有自己特色的电教档案管理新体系。

档案管理的实践表明,档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须真正做到“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”等要求,不断加强档案人员自身业务建设,提高档案管理的质量和水平。