人力资源管理系统

人力资源管理系统（HumanResourceManagementSystem），HRMS是指人力资源管理与信息技术相结合的信息系统。一个好的人力资源管理系统，既是人力资源管理的信息处理工具，更应是规范人力资源管理的工具。如果系统只是简单地处理信息，则只能被称为人力资源信息系统（HumanResourceInformationSystem，HRIS）。

1、基本概念

人力资源管理系统

人力资源管理系统（HRMS），是指组织或社会团体运用系统学理论方法，对企业的人力资源管理方方面面进行分析、规划、实施、调整，提高企业人力资源管理水平，使人力资源更有效的服务于组织或团体目标。

第一代人力资源管理系统出现于20世纪60年代末期，除了能自动计算人员薪酬外，几乎没有更多如报表生成和数据分析等功能，也不保留任何历史信息。

第二代人力资源管理系统出现于20世纪70年代末，对非财务人力资源信息和薪资的历史信息都进行设计，也有了初级的报表生成和数据分析功能。

第三代人力资源管理系统出现于20世纪90年代末，这一代HRMS的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据都进行了收集与管理，更有强力报表生成工具、数据分析工具和信息共享的实现。

企业采用人力资源管理系统最主要的原因是，期望藉由人力资源管理系统，将人力资源运用到最佳经济效益，也由於知识经济的来临，所谓人力资本的观念已经形成，人力资本的重要性更不下于土地、厂房、设备与资金等，甚至超越，除此之外，人是知识的载体，为了有效运用知识，将知识发挥最大的效用，便需要妥善的人力资源管理，才能够发挥人力资本的最佳效用。

2、特点

人力资源管理系统必备五大特点：

和企业内部其它系统兼容性；

集团化管理模式即纯互联网结构；

完全按企业需求灵活定制性；

无纸化办公即改善企业“白纸黑字”的办公流程；

根据企业所有管理权限分布式控制系统。

这五大特点给企业带来的利益：

1）企业无需考虑购买这套人力资源管理系统后与自身的其他管理系统和将来购买的先进系统互不兼容、数据无法交换的问题。企业更加不必担心将来需要重新更换系统所带来的资金重投入、员工及管理人员多次培训的忧患。　　

2）无论公司现在机构多么庞大，还是由现今的中小企业发展到大型集团，这套系统都可以为自己管理的游刃有余，并且公司再怎么扩大都无需投入额外成本。在系统管理和升级方面更是轻松自如，因为系统只需要在企业服务器上安装一次，其他客户端电脑无需安装任何额外程序（当然需要我们企业上网必备的IE浏览器），升级管理轻松在一台服务器上搞定，这样我们企业分支机构无任扩展到世界任何地方都不必担心升级管理的痛苦。

3）现今企业管理个性化很浓，各家有各家高招，针对于现在企业发展趋势，必须要一套适合企业现今管理模式而且能定制未来发展模式的人力资源管理系统，也就是说我们需要的软件应该是可以随着公司的调整和改变做出相应的调整和改变的灵活系统。这样就能减少公司二次开发的成本，并且能充分的满足、贴切公司的需求，进而节约不必要的开支。

4）无纸化办公、异地共同办公，无论你在哪里都可以登陆这套人力资源管理系统实现你在企业中的角色，就想你在坐在办公室一样完成这套工作流程，大大提高了工作效率。这也是对管理制度的一种体现，体现了“管理在前，执行在后”的先进理念。　　

5）随着企业管理理念的提高，企业内的职位、岗位划分越来越细致，针对这种发展的趋势，我们选择人力资源管理软件的时候必须考虑到系统中权限控制是否适合公司各个岗位的问题。权限分配必须分别对应于企业中不同的部门和不同的人，根据不同的管理人员而下放相应的权限。这样才能给企业带来管理的安全和信息的保密。另外，在分布式权限控制系统中职位与权限相结合，不因人的流动而造成职责的空缺。并且，既可以统一管理，又明确分工。合理的下放职权，亦可减轻各岗位的工作负担。

3、考量因素

人力资源管理系统是一个体系，展开后有很多模组，如:任用、训练、薪资、福利、员工关系等子系统，所以这是一个很庞大的架构，而e化只是应用网路来从事人力资源管理的方式之一。在企业决定建立人力资源管理体系前，有五个重要的考量因素：

1、组织的经营目标

人力资源系统的最终目的，便是为了能够促进组织经营目标的达成。如果组织经营目标改变，人力资源系统必须随之调整。

2、外在的竞争环境

当竞争环境产生变化时，若要维持竞争优势，人力资源系统便须做适度的调整。

3、内在的员工需求

人力资源系统必须满足员工需求，唯有满足员工需求，才有员工满意、员工忠诚，员工才可能留任。

4、成本效益的考量

人力资源管理体系是需要成本的，如：劳动条件的给与或提升，在在都需要投入成本。建立人力资源管理体系之前，必须考量所产生的有形与无形效益，是否能够回收或超越所投资成本。

5、公司的资本能力

公司是否拥有支付这庞大体系费用的能力，亦是考量的重点之一。

4、如何建立人力资源管理系统

建立人力资源管理系统是人资单位的责任，建立体系必须先了解组织的独特的组织沿革、企业文化、经营目标、组织设计、工作设计、员工组成、员工需求等等，因此人力资源管理体系不能移植，企业须以自我需求为基础，根据上述五个考量因素，量身规划符合自己所需的人力资源管理体系。因此，并没有所谓的标准化人力资源管理体系。要规划符合自己所需的人力资源管理体系，人力资源主管及主办人员必须养成足够的设计能力，以便建立人力资源管理体系。

但是，现在人力资源管理体系建立最大的问题，不是在于如何建立，而是建立之后，各个子系统之间的衔接未能环环相扣，人力资源管理的整体功能无法发挥。因此，如何整合连结各个子系统，例如任用系统、薪资系统、训练系统、福利系统等，成为一个完整的人力资源管理体系，是当今企业最大课题。

5、整合人力资源管理系统的对策

人力资源管理体系最主要是要促进目标的达成，我们可藉由以下方法来整合人力资源管理系统：

1、人资主管必需清楚公司的经营目标

不只是短期目标,公司的中,长程目标以及远景都要很清楚,而且人资主管要有经营的观念与能力,努力成为企业经营的伙伴(businesspartner)。

2、人资主管要具备足够的人力资源管理能力广度

对于人资主管而言，具备人力资源管理能力的广度是相当重要的，否则便无法全面性地了解一个完整的人力资源管理体系应包含哪些内容，若只从任用角度看人力资源管理，或是从训练角度看人力资源管理，但却无法以公司经营的角度看人力资源管理，便无法为公司量身规划一套符合需求的人力资源管理体系。

6、对企业的价值

☆提高效率、科学管理

人力资源管理系统给企业用户带来最明显的价值就是提高了人力资源管理的工作效率，降低了人力资源管理部门的工作强度，这也是最直观的。从深层次来看，人力资源管理系统给企业提供了一个规范化的人力资源管理平台，有利于管理者对企业全局的掌控，同时，人力资源管理系统也给企业一个标准和模型，有利于管理者对所有的管理进行规范化操作，有利于管理者预测或把握未来。

人力资源管理系统应用到一定程度之后，人力资源管理的工作就上升到流程管理阶段，此时它给企业带来的就是规范行为和管理。通过人力资源管理系统能准确把握企业人员的动态情况。从宏观层面来看，人力资源管理能起到监控的作用，人力资源管理者一看数据库，就能掌握现有人员动态，比如有没有足够的项目经理和骨干技术人员，如果没有该如何调整等等。这些问题都可以模式化地去解决。再从微观层面看，企业可以将全体员工按核心人员、骨干人员、年龄层次等不同的要求进行分类分析，招聘多少人，培养和提升什么样的人，等等问题都可以从分析报表中找到答案。

☆人力资源管理流程化

人力资源管理系统就可以有效规避人力资源管理中管理的随意性。人力资源管理系统是一个工具化、流程化的软件。所以，人力资源管理系统可以给企业人力资源管理带来规范化、效率化，以及避免随意性。

从人力资源系统中的开源、节流特征来看，利用人力资源管理系统加强管控、规范业务，其实是人力资源管理的节流表现。而且，人力资源管理系统还能够帮公司控制内部的风险，降低风险造成的成本增加。比如《劳动合同法》实施后，如果企业能够在业务上规范好，加强人力资源管理的上下管控力度，人工成本控制、编制控制、用工管理等的规范性，就会避免许多用工风险问题，同时也为企业节约风险管理费用。

人力资源管理系统除了具有信息共享、流程监控、管理标准化、辅助战略决策等功能外，作为一个员工自助服务的平台，还能够起到加强内部沟通，提升员工满意度的作用。

☆人力资源管理战略转型

人力资源管理系统对于企业的重要性，最重要的就是可以推动企业人力资源管理的战略转型。从发展趋势上看，人力资源管理者将从行政事务处理者向企业战略伙伴方向发展。对人力资源部门而言，企业管理者和员工就是他们的客户，如何为这些客户实现增值是人力资源部门面临的重要问题。比如：如何根据企业战略进行人力资源规划、如何通过合理的招聘与人才测评技术为企业选择合适的人才、如何通过工作分析以及相应的绩效考核体系来提升组织与个人绩效、企业领导如何能快速地了解员工的各种状况等。