办公信息系统

办公信息系统是一个以实现高效益、高质量、安全可靠办公和无纸化为目标、基于先进的信.息技术、智能技术和现代管理科学、具有知识管理能力、具有强大办公功能和科学决策功能、具有集成综合业务信息能力、可快速为各级办公及管理人员提供全方位信息和辅助决策服务、操作简捷实用的、战略性的信息系统.

中文名：办公信息系统

英文名：OfficeInformationSystem

实质：*和企事业单位的信息服务系统

相关概念：数据库管理系统；信息服务；管理流程

1、国内外办公系统的现状

据国家统计局在2000年对四大类、29个数据指标的测算，我国信息化综合水平分为6.17分，仅为美国的8.6%、韩国的15.2%、巴西的40.2%，处于世界较低水平之列。另据国家经贸委对国家重点企业的一项调查表明，国内企业普遍存在着信息管理水平低、信息机构不健全、信息化建设投入不足与建设成本过高、经营管理中运用计算机网络不充分等问题。在企业内部信息系统的建设和整合中，部分实现CAD、办公系统、业务管理系统的企业占70-80%，全部实现的企业还不到10%。由此可见，国内包括办公信息系统在内的整体信息化水平还比较落后。

我国办公信息系统的建设起步于二十世纪八十年代中期。1985年全国召开了第一次办公自动化规划会议，对我国办公自动化建设进行了规划。1986年5月在国务院电子振兴领导小组办公自动化专家组第一次专家会议上，定义了办公自动化系统的功能层次和结构模式，随后国务院率先开发了*办公自动化系统“。1992年国务院办公厅下发了《关于建设全国首脑机关办公决策服务系统的通知》，要求各级*机关建设办公系统，这也成为国内办公信息系统建设的里程碑式件。

办公信息系统

1996年国务院信息化工作领导小组开始制定《国家信息化“九五”规划和2010年发展纲要》，显示了我国在二十一世纪加快信息产业发展的决心。随着这些示范性工程和纲领性文件的出台，国内涌现出了各类办公信息系统，这其中有80年代末期基于文件服务器的办公信息系统，90年代初基于Client/Server平台和数据库技术的办公信息系统，90年中期利用LotusNotes实现的办公信息系统，90年代末基于Browser/Server平台和数据库实现的办公信息系统。每个时期的办公信息系统都尽可能采用了当时信息技术所能达到的最高水平，在一定程度上推动了办公管理的现代化进程。现阶段国内办公信息系统大部分还是作为一个独立的系统运作，应用层面偏窄，另一方面受企事业管理水平较低的限制，办公信息系统的总体应用效果不尽人意。

在国外，办公自动化于50年代在美国和日本首先兴起，最初只是具有电子数据处理((EDP)功能的简单应用，60年代被管理信息系统((MIS)取代，70年代后期，逐渐形成了涉及多种技术的新型综合学科一办公自动化(OfficeAutomation)，也就是我们所说的办公信息系统(OIS),80年代国外办公信息系统得到了飞速发展，许多著名的计算机公司都跻身于这一巨大的市场。作为办公管理方式的一次变革，办公自动化不仅形成了相当大的产业规模，还促进了计算机及信息产业的发展。进入90年代以来，尤其是随着Internet的出现与飞速发展，国外发达国家开始建设基于Internet网络的办公信息系统。对于*机关来说，使用这样的办公信息系统可以把某些*事务放在网络上，实现政务公开。办公信息系统，尤其是*办公信息系统的领先者当属美国和新加坡。

2、办公信息系统的发展趋势

面向知识管理

知识管理是适应知识经济时代要求的新型管理模式，知识管理要求把信息与信息、信息与活动、信息与人联结起来，在人际交流的互动过程中实现知识的生成、共享、运用和创新。知识管理是管理理论与实践中“人本”管理主线的进一步体现和发展。在未来的知识经济时代，办公信息系统作为实现办公、业务处理、管理及决策的一体化信息系统，应建立起知识管理理念，促进组织(单位)与个体知识的转化与创新。

系统朝决策型方向发展

从办公信息系统要完成的任务方面考虑，一般分为三个层次:即事务型、管理型、决策型。事务型为基础层，包括公文管理、政务信息管理、文档资料管理以及其他有关行政事务处理等;管理型为中间层，除了包含事务型的功能外，还具有管理控制功能和业务信息的集成及处理功能;决策型为最高层，它以事务型和管理型办公信息统的大量信息为基础，是具有决策或辅助决策功能的*系统，是办公信息系统发展的必然趋势之一。

办公信息系统

融入智能技术

在办公信息系统中融入智能技术，可以将人从系统信息处理过程中最为复杂费时的工作中解脱出来，将这部分工作交由智能化的程序去处理，如信息传递路径的智能优化、智能软件代理、智能化辅助决策等。目前很少有办公信息系统具有这种智能化的功能特性，但是，对于未来办公信息系统来说，应用智能技术是一个重要的发展方向。

综合型的办公信息系统

办公信息系统作为一个单位内信息系统建设的重要组成部分，它处于各级机关政务处理的中心，汇集了各个业务系统的信息，服务于各级领导的管理、指挥和科学决策，处于所有系统的龙头地位。这样的系统，应该是一个能够为用户提供以办公信息为中心，涵盖相关宏观业务信息，具有高度综合性的应用系统。

选用先进通用平台和提高系统对网络环境的适应性

要使办公信息系统充分体现信息综合和集成特性，不仅要保持系统平台的先进性，还要具有与各种既有的业务系统平台互联的能力，实现信息交换和共享，这就要求系统采用先进的、通用的和适应能力较强的平台，以充分兼容各类应用模式。从目前信息技术的发展方向上来看，Browser/Server平台体系己逐渐占据主导地位，尽管目前还有一些功能尚不能在此平台上实现，但是我们有充分理由相信，随着互联网技术的进一步发展，现存的问题都将得到很好地解决。几年前浏览器还不能完成的任务，今天它已经做得很出色了。

3、MOIS定义的内涵

1、以实现高效益、高质量、安全可靠办公和无纸化为目标

MOIS通过对传统办公业务流程的再造，去除影响效益、办公质量和可靠性的环节优化办公流程，逐步扩大电子化办公信息的比率，以最终实现高效益、高质量、高可靠和无纸化办公的目标。这里无纸化仅仅是一个概念，它从一个侧面反映了办公信息的电子化程度。我们清醒地认识到，这个目标的完成是一个渐进的过程，因为办公流程的再造不可能一步到位，完全无纸〔全电子〕化可看作人类追求的终极目标。由于MOIS处理的信息中可能包含有商业机密和政治机密，因而有较高的安全性要求。

2、基于先进的信息技术、智能技术和现代管理科学

MOIS是现代信息技术、智能技术和现代管理理论相结合的产物，特别应指出的是:只有放弃“照相式”需求分析的观点，充分吸纳现代管理科学的精髓和理念，MOIS才可能突破传统的办公自动化的概念、突破单纯的技术观点，产生革命性的变化。

3、具有知识管理能力

这是MOIS的重要特征。只有具有知识管理能力，组织才能够通过MOIS实施知识管理，建立起组织内部知识框架，建立知识生成、加工与转移体系，以提高组织核心竞争能力，有效促进组织的知识创新，并提升MOIS自身的应用价值。

4、具有强大的办公功能和科学决策功能

办公信息系统

MOIS应该提供全面、完备的办公功能，以适应各类现代企事业单位的需求，同时应具有强大的辅助决策功能，没有强大辅助决策功能的办公信息系统不可能满足管理者的要求。

5、具有集成综合业务信息能力

MOIS是一个内涵丰富、高度集成的信息系统，系统不仅能够处理办公业务，还具备集成相关业务系统信息的功能。

6、为各级办公及管理人员提供全方位信息服务

管理人员通过一个统一的平台、在一台工作站上实现全方位掌握信息动态、完成办公业务的处理和综合辅助决策。

7、操作简捷实用的信息系统

由于MOIS用户面较广、使用计算机水平差异较大，决定了它不应是一个操作繁琐的系统，而应是一个使用方便，易学易用，通过较简单的操作步骤就可以获取所需信息的系统。

4、MOIS的地位

为提高企业的生产、经营、管理的效率和质量，获取最大经济效益和最佳社会效益，一般企事业单位会按专业部署多个业务信息系统。例如工程设计制造领域的CAD,CAE,CAM:制造管理领域的MRPII:流通领域的EDI;财务系统:计划系统:项目管理系统;以及具有综合功能的ERP,EIS等等。在企业众多的信息系统中，MOIS在单位信息化建设中处于何种地位?它与其它业务和生产系统的关系如何?

我们认为:MOIS是为各级办公及管理人员提供全方位信息和辅助决策服务的信息系统，其应用层次位于普通的业务系统之上;从信息集成的观点看，MOIS是宏观业务信息集成者，单位决策者利用MOIS掌握生产、经营、管理的动态，实现辅助决策，把握企业发展方向，提高企业的整体效益。因此，MOIS是一个处于龙头地位的信息系统。

办公信息系统

有些人认为，应该将有限资金全部投入到与生产或经营直接相关的信息系统建设中去，办公信息系统地位不重要，可以缓上甚至不上，花在生产系统上才是用在“刀刃”上。造成这种认识上的偏差有两个原因，其一是由于办公信息系统的效益往往滞后，更主要的原因是缺乏对办公信息系统地位的正确认识。任何一个企业没有管理现代化，就不可能真正实现企业现代化，MOIS对应用单位最直接的作用是提高办公与管理的效率和质量，对于任何一个单位来讲，管理上不去，不及时掌握企业整体运行情况和外部市场的变化，必然导致决策的失误，必将造成生产经营的失败。我们不可能要求决策者掌握每套业务系统的操作方法，也不可能在他们的桌面上安装每套业务系统的工作站，唯一的办法是利用信息集成技术，将宏观业务信息集成到MOIS中，进而利用智能决策技术，为决策者提供综合查询分析和辅助决策功能。

由于信息的积累、信息的集成、决策模型的建立等需要有一个相对较长的过程，因此MOIS应用效益的滞后是不可避免的，但不能由此而动摇对MOIS地位和重要性的认识。

5、现代管理科学与现代办公理念

辩证唯物主义认为:“所谓知识，就它反映的内容而言，是客观事物的属性与联系的反映，是客观世界在人脑中的主观映象”。《实践论》指出:“一切真知都是从直接经验发源的。但人不能事事直接经验，事实上多数的知识都是间接经验的东西，这就是一切古代的和外域的知识。一个人的知识，不外直接经验的和间接经验的两部分。而且在我为间接经验者，在人则仍为直接经验。因此，就总体说来，无论何种知识都是不能离开直接经验的。任何知识的来源，在于人的肉体感官对客观外界的感觉，否认了这个感觉，否认了直接经验，否认亲自参加变革现实的实践，他就不是唯物论者”。哲学对于知识的定义及方法论是指导其它科学，如管理学、心理学、教育学等开展知识研究与应用的基础。因此，我们注重知识，首先要重视从实践中获取直接经验(知识)，而对知识的积累来讲，更应重视间接经验(知识)的获取，对直接和间接的经验(知识)进行有效的管理。