医疗单位人事档案管理探讨

摘要：文章对当前医疗单位人事档案管理的不足进行了深入分析,为完善医疗单位人事档案管理进行了探讨。

关键词：医疗系统；档案管理；健全制度

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现的文件材料。卫生系统人事档案是对卫生人才个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的记载，是重要的人事信息资源，也是合理配置人力资源的重要依据。完善人事档案管理，充分发挥医院人事档案管理作用，是促进卫生人事制度改革，有效配置卫生人力资源、促进医院发展的有力保证。

1. 当前医疗单位人事档案管理中存在的问题

当前随着社会的发展,医务人才流动频率的加快,越来越多的"单位人"变成"社会人",

人档分离普遍存在,有的人把其档案转到人才中心后一去不复返,有的干脆怀揣档案周游各地,造成人事档案遗失虚假现象屡屡出现,社会面临好多信用危机。究其原因主要有如下几方面:

1.1 对人事档案管理的重要性认识不够

医疗卫生系统人事档案工作是一项单纯并不容易取得明显成绩的工作。社会上相当一部分人员对此项工作认识存在误区。认为人事档案工作就是抄抄写写的保管性事务工作,只要"守好摊",不丢失,不泄密,能应付外调、查档就可以了,未能从实质上认识其重要性。因此,一些单位领导往往忽视此项管理工作,未能真正纳入议事日程。大多数人事档案工作人员身兼数职,与医疗卫生技术人员相比待遇落后,久而久之,对此项工作形成应付检查的"一阵风"现象,养成了"说起来重要,排起来次要,忙起来忘掉,用起来需要"的状况,这样导致人事档案工作长期处于被动应付的状态,难以为提高医疗系统工作者和*队伍的素质服务。Www.11665.CoM

1.2 人事档整理收集工作存在难度

近年来,随着社会的发展,特别是人才资源配置市场化,医疗工作者人才流动日益频繁,一方面越来越多的"单位人"变为"社会人",人才的流动造成人档分离,造成人事档案管理*与收集整理工作难度越来越大,弃档不用的人员越来越多;另一方面,在人事档案的收集整理方面存在归档的材料不全面,甚至于一些档案材料不够真实和准确。档案材料不能客观历史地记载本人情况。尤其是"三龄一历"(年龄、党龄、工龄、学历)虚假现象较为严重。据不完全统计,截止2008年底,全国有3多万份医疗工作者档案变为"弃档"和"死档",与主人失去联系。"三龄一历"虚假在某些城市存在普遍现象,特别是有些材料在内容和形式上如出一辙,如一些鉴定、考核、评价材料大多是套话,"千篇一律",不能真实反映某个人的真实情况。这些都严重影响了档案质量。

1.3 人事档案保护设施落后

部分医卫单位,主抓医疗科研技术,在人事档案保护方面设施陈旧落后。大多数人事档案室采取"因陋就简",融办公、仓库、阅档为一间,更无严格标准防盗失基本设施,防火、防潮、防盗手段只停留在较低水平,调阅方式原始。有的档案由于反复调用原件经多次照射,造成纸张损坏现象严重;有的档案长期被子束之高阁,保护措施落后,变成一文不值的废纸,直接影响到档案的完整与安全。更有甚者,把属于保密范畴的人事信息也公开化,更谈不上什么机密可言,根本上失去了其本身的意义。

2. 关于完善医疗卫生系统人事档案管理的建议

医疗卫生系统人事档案管理中存在的各种问题,原因是多方面的、深层次的,它是社会发展到一定阶段必然要出现的问题。关键是我们要探讨解决问题的方法,要根据当前发展的需要,完善医卫系统人事档案管理,改革以往弊端,赋予其新的生命力,提升其利用价值。

2.1 提高认识

根据当前实际,领导层首先应当高度重视人事档案工作,定期对档案管理进行检查、指导、督促,发现问题、困难及时给予帮助解决,并建立人事档案管理达标升级考核机制,实行定量定性考核,分类分级指导,等级升降动态管理,进一步推进人事档案规范化建设。

2.2 完善队伍建设

人事档案管理是文化水平、专业知识要求较高的一门技术性工作,培养专业人才,完善队伍建设是重视和促进其发展的根本。

(1)要定期组织举办人事档案工作者技术学习,完善新知识和有关知识的补充;

(2)积极开展人事档案管理经验交流,参加专家授课辅导或外出参观学习,从而提高专业知识和管理水平;

(3)建立人事档案管理工作激励机制,进一步提高人事档案管理工作者的待遇,从而调动其工作积极性,变被动为自觉做好工作。

2.3 健全管理制度

人事档案管理制度要以"*档案法"为指导原则,建立切合医疗卫生系统实际的管理制度。

(1)硬件建设必须达标。人事档案室必须设有专门库房,做到档案库房、阅档室和办公室三室分开,而且严格档案室调阅各项程序。要求配备空调、去湿、监控、灭火、防潮、防光、防盗等设备,并做到设施运行正常。

(2)严格保密原则。充分利用计算机网络技术进行人事档案管理创新,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,保密范围的档案信息严格执行不同层次的利用人员确定不同的利用范围,充分发挥人事档案的潜在价值。

(3)落实监督措施。在利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,完善重点监护,有条件的档案还可以安装摄像监控系统,保证对档案的利用过程的全方位监控。

2.4 改进管理方法

采用科学的理论和方法,遵循人才信息资源工作的发展规律,把一个复杂的系统来进行科学管理,是使医疗卫生系统人事档案管理工作迈向更高水平的有效手段。这就要求统一规划,统一协调,实现人事档案管理工作标准化、规范化,使得不保密范围档案信息资源经得以共享。

(1)建立人事档案计算机管理制度,并以缩微技术、复制技术、视听技术等加以辅助,对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度进一步严格要求,更好地阻止虚假材料进档,对不符合要求的材料及时进行处理,手续不全材料要及时进行补办,保证人事档案的权威性与准确性、真实性。

(2)要完善人事档案案卷的整理工作细则,使案卷整理更加科学、全面、完整,为系统考察任用人才提供真实、准确、实用的个人信息。如对档案内涵进一步丰富,涉及到养老保险、医疗保险,侧重工作业绩、专业技能评价,补充其他有关的求职者特长和用人单位需求功能等,以便不断提高人事档案的效率与质量,达到"人尽其才"的目的,减少弃档现象发生。

3.结束语

综上所述，人事档案的作用在于为人事工作服务，随着医疗卫生事业发展速度的加快，医院人事档案工作的重要性显得更加突出，做好这项工作，必将推动医院人力资源管理和医院的发展，医院人才战略的实现离不开人事档案管理工作的有力支持。因此档案管理者必须增强服务意识，主动参与，超前服务。医院人事档案管理工作必须与时俱进，注重服务性，才能提高档案的利用价值，才能使人事档案焕发新的生机和活力。

参考文献

[1]汪红梅，孟煜.医院人事档案管理的做法[j].解放军医院管理杂志,2006.08.

[2]胡莉.试论如何加强医院的人事档案管理工作[j].兰台世界,2010.12.