会计电算化的应用与管理研究

摘要：随着网络的迅速发展、电子商务的迅速兴起，一些先进的、现代化的技术不断出现，对会计电算化系统提出了更高的要求，建立符合现代企业发展需求的新型财务系统变得越来越刻不容缓，本文就这方面的建设问题谈一谈自己的实际体会。

关键词：会计电算化 应用 管理

0 引言

随着计算机技术在各行各业中的广泛应用，会计工作也由传统的记账、算账与报账转变到参与企业管理、经营决策的较高层次。现代会计的主要职能，不仅要求会计人员深入研究资金、成本、价格与利润之间的变量关系，努力提高经营效果和经济效益，更重要的是要参与企业经营决策，预测企业未来的发展趋势，并实现由单一核算向全面核算的过渡，由静态反映企业经营状况向动态反映企业未来的发展过渡，使会计工作真正实现反映过去、控制现在与规划未来的职能与任务。会计工作实施电算化，可以有效减少人为的误差，大大增加会计数据收集的准确性，同时可以使会计信息实现及时、快捷的传送，对企业了解市场行情，增强市场竞争力起到积极作用。传统的会计手工操作不仅对企业经营状况和经营成果的反映比较缓慢，而且使许多科学的管理方法无法应用。企业成本核算、销售分析、经营考核等工作都无法做到及时与准确，会计数据利用价值低，不便于进行事后分析，会给企业投资、筹资等经营活动造成负面影响。因此，实现会计工作的电算化，提高企业财务会计工作的运行效率是当务之急，大势所趋。

1 选择适合企业自身需要的会计软件

当前市场上的商业会计软件种类繁多，如用友、金蝶、金算盘、速达、管家婆等，并且每个软件还分单机版、局域网版、网络版等，而且由于每个企业的经营管理模式和财务核算方式各不相同，所以企业在选用商业软件时，不应盲目追求软件的“大而全”，而应结合企业自身的特点，选择适用于本企业财务核算与经营管理模式的模块，例如一般企业只须选用财务核算、财务分析、固定资产管理、工资管理、财务报表等几个软件模块，就基本可以达到财务管理工作的目的。wWw.11665.cOm同时，企业应根据实际情况，开发和研制一些企业内部的实用管理模块，这样既可最大限度地运用计算机系统为企业提供理财与核算方面的服务，又可有效地降低企业的经营成本，满足企业会计管理工作的实际需要。我们的企业是全国性的连锁企业，所以在选择财务软件时，就选择了网络版的财务软件，这样总公司就能第一时间看到全国各地各分公司的运营情况，并且企业根据实际需要研制了库存管理模块，并且与财务软件实行了对接，很大程度提高了库存商品的管理。

2 做好会计管理基础工作

管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据;会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理方法，因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化，才能使电算化会计信息系统顺利进行。

电算化会计虽然以计算机为计算工具，但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合。计算机对数据(信息)的处理是通过程序来进行的，系统内部控制方式均要求程序化。管理人员的现代化管理意识，在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计电算化的长期、近期发展规划和计划并认真组织实施，重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工，建立一系列现代企业管理制度，提高企业管理要求。

3 提高会计人员计算机应用能力和整体素质

目前，不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外，对微机的软硬件知识了解甚少，一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，会计电算化，给会计工作增添了新内容，从各方面要求会计人员提高自身素质，更新知识结构，一方面为了参与企业管理，要更多地学习经营管理知识，另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识，好的会计基础工作和规范的业务处理程序，是实现会计电算化的前提条件，所以会计电算化也要求促进会计工作的规范化。

会计电算化促进会计工作职能的转变，引起会计人员知识结构的变化和会计人员素质的提高。电算化会计使会计工作效率的提高和会计人员劳动强度的降低，会计人员有更多的时间参与企业经营管理，促进会计工作职能发生转变。从而，引起会计人员知识结构的变化和素质的提高。电算化会计下的人员除会计专业人员外，还有计算机专业人员。计算机专业人员的主要任务是保证软、硬件设备和整个系统的正常运转，使其在会计核算过程中发挥应有的作用。这样才能适应会计电算化工作的客观要求。

为了提高会计人员计算机应用能力，各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。另外培养复合型人才，可以在大专院校开设会计电算化专业或在财会专业中增设计算机编程、维护等课程，可以让财会人员进修计算机课程，还可以让计算机人员、在岗人员实习并进修财会知识。

同时，要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，要注重实效，不搞一刀切，培训的内容要切合实际工作需要，学了就能用得上。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量聘用社会上的计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。只有拥有众多既懂计算机又懂会计知识的具有创新思维的人才，才能真正促进会计电算化应用水平的提高。

　4 加强会计信息系统的安全与保密

财务上的数据往往是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。但当前几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题。数据保密性、安全性差。

对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽，以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。

必要的内部控制。在电脑网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性，因此建立内部控制制度是必要的。第一，实行用户权限分级授权管理，建立网络环境下的会计信息岗位责任。第二，建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施。第三，建立会计信息资料的备份制度，对重要的会计信息资料要实行多级备份。

加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段，另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度，如专机专用、专室专用等。

加强磁介质载体档案的管理。为确保档案的真实性和可靠性，实行纸质档案和新型载体档案双套保管，并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。

5 做好电算化会计档案管理

为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。

5.1 电算化会计档案的收集

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

5.2 电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“ab备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。严格执行安全和保秘制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

5.3 电算化会计档案的利用

即电算化会计档案的调阅。要建立严格的电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度，各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。存放在磁介质上会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。

以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题。如若重视并及时解决这些问题，它必然会促进我国会计电算化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。

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